Bókasafnið


Bókasafnið - 01.06.2015, Síða 24

Bókasafnið - 01.06.2015, Síða 24
24 Bókasafnið 39. árg. 2015 þeirra í heimasöfnum. Samanburður við niðurstöður könn- unar Þjóðskjalasafns frá 2012 á opinberri skjalavörslu styður niðurstöður rannsóknarinnar varðandi skort á þekkingu og á tengslum á milli stofnana og Þjóðskjalasafns. umræður um niðurstöður - gögnin: Niðurstöður um gögnin og stöðu þeirra bentu til einróma viðhorfs til þeirra sem sögulegs menningararfs og mikilvægra heimilda um þjóðarsöguna. Við frekari rýni í niðurstöður varð ljóst að öryggi gagnanna, notkun þeirra og aðstæður virtust ekki í samræmi við það einróma viðhorf. Í ljós kom að á fleiri en einum vinnu- stað voru landfræðileg gagnasöfn undanskilin umönnun og eftirliti starfsmanna skjalasafnsins og óöryggi og ótti um afdrif og ástand gagnanna kom fram. Einnig kom í ljós að gagna- söfn í stofnunum voru ekki skráð eða ekki til yfirlit yfir þau sem skapaði óvissu um afdrif þeirra. Svör bentu til mikils magns en einnig óvissu um magnið og skortur var á yfirsýn yfir gögnin í heimasöfnum. Niðurstöður um landfræðileg gögn eldri en 30 ára í vörslu allra viðmælenda voru samhljóða, flestir svöruðu því játandi að hafa eldri gögn í sinni vörslu. Þekking á þessari stöðu innan Þjóðskjalasafns virtist lítil. umræður um öryggi og aðstæður gagnanna: Mörg þrá- stef um óvissu og óöryggi í orðræðunni bentu til þess að land- fræðileg frumgögn búi við ótryggar aðstæður og óviðunandi skort á yfirsýn og skipulagsleysi í ríkisstofnunum. Aðeins einn viðmælandi af sex lýsti aðstæðum á sínum vinnustað sem öruggum fyrir gögnin vegna rafræns aðgengis og einn við- mælandi sagðist hafa skilað landfræðilegum gagnasöfnum í skylduskil. Einungis þriðjungur svarenda sögðust hafa afhent landfræðileg gögn í skylduskil. Jákvæð niðurstaða um örygg- isafritun rafrænna kerfa hjá þátttakendum benti til rafræns öryggis á opinberum vinnustöðum en vísaði jafnframt til þess að landfræðileg gögn og heimildasöfn sem ekki voru skráð í rafræn kerfi væru utan þess öryggis. Niðurstöður komu fram um virka notkun gagnanna og þörfina fyrir þau, sem benti til langs líftíma þeirra sem heimilda og þess vegna enn ríkari ástæða til að afrita gögnin og tryggja þannig öryggi þeirra. Það sem gerir umsýslu landfræðilegra gagna erfiðari, en segja má að eigi við um aðra skjalaflokka, er hversu umfangs- og efnismikil þau geta verið. Gagnasöfnin hafa orðið til á löngum tíma, oft á mörgum áratugum, og þess vegna falla þau illa að því fyrirkomulagi að vera skilaskyld á fimm ára fresti eins og stendur í reglum Þjóðskjalasafns. Landfræðileg gögn þurfa því annars konar reglur en á við um aðra skjalaflokka og í niðurstöðum komu fram umsagnir um þörf á betur að- löguðum reglum fyrir þau. Framtíðarsýn viðmælenda birtist í þeim niðurstöðum að skrá, skanna og skila gögnunum og koma þeim þannig í öruggt skjól. Einnig kom fram hugmynd um heildarstefnu á landsvísu fyrir öll landfræðileg gögn á Íslandi með varðveislu og aðgengi að leiðraljósi. Fleiri leiðir til lausnar komu fram í niðurstöðum en jafnframt fylgdu með þær lýsingar að um kostnaðarsamt verkefni væri að ræða og það krefðist tíma og fleiri starfsmanna. Vegna alls þess sem komið hefur fram er vísað til niðurstöðunnar um heildarstefnu fyrir landfræðilegu gögnin, sem menningararfs þjóðarinnar, og að unnið verði að þeirri stefnu sem framtíðarverkefni innan stjórnsýslunnar. umræður um frammistöðu stjórnsýslunnar: Niðurstöður um frammistöðu stjórnsýslunnar bentu til misvísandi þekk- ingar. Stjórnendur stofnana eru ábyrgðaraðilar gagnanna. Um fjórðungur þeirra sem svöruðu spurningu um stjórnendur nefndu þá sem ábyrgðaraðila. Stjórnendur sjálfir virtust lítt meðvitaðir um ábyrgð sína, þekktu varla reglur né skylduna að starfa samkvæmt skjalavistunaráætlun og höfðu ekki sóst eftir fræðslu um ábyrgðarhlutverk sitt. Niðurstöður um skjala- vistunaráætlun á opinberum vinnustöðum og notkun geymsluskrár bentu til almenns skorts á skipulagi og tak- markaðrar eftirfylgni af hálfu Þjóðskjalasafns. Fram kom stjór- nunarlegt vandamál sem lýst var þannig að opinberir starfs- menn hefðu orðið uppvísir að því að flytja með sér gögn án leyfis frá einum vinnustað til annars. Það vandamál varpar ljósi á gildi upprunareglunnar, sem kveður á um að halda hverju skjalasafni fyrir sig og einnig röðun innan hvers safns. Með því að fjarlægja hluta af opinberu skjalasafni í heimildar- leysi geta myndast gloppur í samhengi og sögu þeirrar stofn- unar sem tapar gögnunum og viðtökustofnunin, ef um hana er að ræða, fær óviðkomandi gögn án skýringa, sem myndu annars fylgja með ef um samþykktan flutning gagna á milli vinnustaða væri að ræða. Sem úrræði kom fram að stjórnend- ur ættu að stuðla að því að bæta þjónustu við starfsmenn og gögn þeirra. Framtíðasýn stjórnenda birtist sem þörf fyrir betra skipulag og heildarstefnu fyrir landfræðileg gögn, sam- anber lýsingar hér að framan. Jafnframt nefndu stjórnendur þörf fyrir betra húsnæði og geymslur og niðurstöður leiddu einnig í ljós mismunandi viðhorf þeirra til frammistöðu Þjóð- skjalasafns og erfiðrar húsasögu safnsins. umræður um Þjóðskjalasafn – hlutverk og mótsagnir: Niðurstöður um frammistöðu Þjóðskjalasafns gagnvart land- fræðilegu gögnunum birtu mótsagnakennda þekkingu. Þær endurspegluðust í orðræðunni innan sem utan safnsins, ým- ist í kröfum á hendur þess um að hafa frumkvæði að tengslum við heimasöfn, eða að safnið gæti ekki tekið við eða innheimt gögn eins og því bæri skylda til. Við spurningu um skjalainn- heimtur Þjóðskjalasafns svöruðu allir þátttakendur því neit- andi. Niðurstöður bentu til þess að vitneskjan um landfræði- legu gögnin í stofnunum væri takmörkuð og brotakennd innan Þjóðskjalasafns. Sagt var að lítið væri um landfræðileg gögn þar og að flestir eða allir væru búnir að skila, sem gaf vísbendingu um skort á yfirsýn innan safnsins á magni og að- stæðum landfræðilegu frumgagnanna í heimasöfnum og þekkingu á skjalamyndurum. Innan safnsins kom einnig fram viðurkenning á vandanum varðandi móttöku skylduskila og að jafnvel hafi þurft að semja um skilin. Ennfremur kom fram mótsögn í orðræðunni þegar kröfum safnsins var haldið á lofti og viljanum til að gegna hlutverki sínu og taka við skyldu- skilum. Fræðsluhlutverk safnsins birtist í orðræðunni sem vaxandi starfsemi með útgáfu og námskeiðum, en samhliða metnaðarfullu starfi birtist of hægfara tileinkun þekkingar til umbóta í opinberri skjalavörslu. Sú niðurstaða bendir til sein- virkni sem þarfnast annarra úrræða og leiða en farnar hafa verið af hálfu Þjóðskjalasafns. Um tillögur til úrbóta var fjallað í 7. kafla hér á undan. Mótsagnir í orðræðunni innan safnsins

x

Bókasafnið

Beinleiðis leinki

Hvis du vil linke til denne avis/magasin, skal du bruge disse links:

Link til denne avis/magasin: Bókasafnið
https://timarit.is/publication/245

Link til dette eksemplar:

Link til denne side:

Link til denne artikel:

Venligst ikke link direkte til billeder eller PDfs på Timarit.is, da sådanne webadresser kan ændres uden advarsel. Brug venligst de angivne webadresser for at linke til sitet.