Morgunblaðið - 24.12.1992, Page 6

6 C
MORGUNBLAÐIÐ VIÐSKEPTI/ATVINNULÍF FIMMTUDAGUR 24. DESEMBER 1992
Bókarkynning
Að fara íandlega
kalda sturtu
eftir Þórð Sverrisson
Markmið þessarar greinar er að
gefa lesendum innsýn í feril og fræði.
Tom Peters, sem sendi frá sér fyrir
stuttu sína flórðu bók, Liberation
Management. Ekki er ætlunin að
fara ítarlega í gegnum efni bókarinn-
ar sjálfrar heldur reyna að sýna fram
á hvers vegna bókin á erindi til ís-
lenskra stjómenda.
í upphafi kom In Search of
Excellence
I'ýrir áratug skrifuðu tveir ungir
menn bók, sem átti eftir að verða
mest selda stjómunarbók allra tíma.
Bókin hét In Search of Excellence
og vom höfundamir fyrrverandi
starfsmenn bandaríska ráðgjafafyr-
irtækisins McKinsey & Co., Thomas
J. Peters og Robert H. Waterman Jr.
Bókin varð strax metsölubók og
kepptust flestir stjómendur og fræði-
menn við.að hlaða hana tofí. Margt
hjálpaðist að við að gera bókina vin-
sæla. í fyrsta lagi var mikill baráttu-
andi í bókinni hvað varðaði trú höf-
unda á getu bandarískra fyrirtækja
til að vinna stóra sigra, ekki síst í
markaðsbaráttunni við Japani. í öðra
lagi lögðu þeir félagar áherslu á ein-
faldar kenningar sem þeir studdu
með rannsóknum á 43 fyrirtækjum.
Þar settu þeir fram módel sem inni-
hélt átta atriði, sem einkenndu starf-
semi þessara afburða fyrirtækja.
Nefndu þeir m.a. nálægð við við-
skiptavini, dreifingu valds og ábyrgð-
ar, framleiðni með góðu starfsfólki,
sterka fyrirtækismenningu og flatan
stjómunarpýramída. Auk þess settu
þeir mál sitt fram á skemmtilegan
og líflegan hátt, sem var í raun frem-
ur sjaldgæft í skrifum fræðimanna í
stjómun.
Hvernig hefur „afburða"
fyrirtælgum reitt af?
Frá því að In Search of Excellence
kom út árið 1982 hefur nær helming-
ur þeirra 43 fyrirtækja, sem þar
voru tekin sem dæmi um afburða
fyrirtæki, lent í vandræðum. Má þar
nefna mörg stórfyrirtæki eins og
Texas Instrument, Xerox, Atari,
Caterpillar og Levi Strauss. Þessi
þróun hefur m.a. valdið þvf að fáar
bækur hafa síðan verið skrifaðar um
stjómun, sem ekki koma á einhvem
hátt inn á kenningar Peters og Wat-
ermans og þá sérstaklega með það
að markmiði að benda á hvað hafí
verið að í hugmyndafræði þeirra.
Sem dæmi um þetta má nefna að
hinn kunni fræðimaður Michael Kami
segir í bók sinni Trigger Points
(1988) að ástæða þess að mörg fyrir-
tækjanna hafi lent í vandræðum,
hafi verið að þau hafi tekið hráa
„formúlu“ Peters og Watermans.
Slíkt gangi ekki upp. í stað formúlu
verði að koma sveigjanleiki, stefna
sem tekur mið af umhverfisþáttum
og aðlögun að breytingum.
Annað dæmi er að finna hjá fyrr-
um yfirmanni þeirra félaga, Richard
Foster, forstjóra McKinsey & Co.,
en hann bendir á í bók sinni Innovati-
on (1986), að ekki gangi fyrir fyrir-
tæki að einskorða sig við fyrri at-
vinnustarfsemi ef möguleikar era litl-
ir til þróunar. Er hann þar að vísa
í skoðun Peters og Watermans að
fyrirtæki ættu að halda sig við það
sem þau kynnu best. Að lokum má
nefna að hinn þekkti fræðimaður
Peter Drucker vitnar í þessa mest
seldu stjómunarbók allra tíma í bók
sinni Managing for the Future
(1992), þar sem hann fjallar um
nauðsyn þess að stjómendur ferðist
ekki aðeins um innan síns fyrirtæk-
is, eins og Peters og Waterman boða,
heldur einnig utan þess meðal við-
skiptavina og birgja.
Ferill Tom Peters
Eftir útkomu In Search of Excell-
ence hefur Bob Waterman haft frek-
ar hljótt um sig þó eina bók hafi
hann gefið út sem vakti nokkra at-
hygli. Á þessum áram hefur Tom
Peters hins vegar orðið einn þekkt-
asti fræðimaður heims á sviði stjóm-
unar og skipað sér á bekk með mönn-
um eins og Peter Dracker, Philip
Kotler, Michael Porter, Michael Kami
o.fl. Peters hefur auk þess skapað
sér sérstöðu sem byggist á djörfiim
efnistökum og framsetningu á skoð-
unum sínum. Hefur þetta aflað hon-
um vinsælda um allan heim.
Þremur árum eftir In
Search...
1985 gaf Tom Peters út sína aðra
bók, A Passion for Excellence, ásamt
Nancy Austin. Þrátt fyrir að titill
bókarinnar ætti eflaust að vísa í fyrri
verk og jafnvel auka sölu hennar,
vakti sú bók frekar litla athygli.
Áfram Qallar Peters um efni sem
honum var hugleikið.
Einn á ferð
1987 var Tom Peters einn á ferð
með bókina Thriving on Chaos.
Kraftur og áræðni einkenndi fram-
setningu efnis í þetta sinn og hlaut
sú bók ágætar viðtökur. Þótti flestum
Peters setja kenningar sínar fram á
þann frískandi og oft og tíðum
ögrandi hátt, sem síðan hefur verið
nokkurs konar vöramerki í skrifum
hans. í Thriving on Chaos fjallaði
Peters nánar um fyrri málefni sem
honum vora hugleikin; viðbragðsflýti
við þörfum viðskiptavina, nauðsyn
hraðrar vöraþróunar, mikilvægi
dreifingar valds og ábyrgðar og upp-
byggingu stjómskipulags. Rauði
þráðurinn í bókinni, sem útskýrir
m.a. nafn hennar, var áhersla Peters
á síbreytileika í umhverfí fyrirtækja
og þau áhrif sem slíkt óneitanlega
hefði á ákvarðanatöku,
Og nú eftir fimin ára hlé
í nóvember sl. kom út fjórða bók
Tom Peters, sem neftiist Liberation
eftir Guðjón Viðar
Valdimarsson
NÝLEGA hefur undirritaður ver-
ið að kanna þá möguleika sem
bjóðast við vistun skjala á geisla-
diskum. í þessari grein eru teknir
saman helstu möguleikamir á
þessu sviði fyrir áhugamenn um
töivumál og skjalavistun ef vera
kynni að einhver yrði fróðari. I
stuttu máli em miklir möguleikar
fyrir hendi og (jóst er að hægt er
að spara geysilega fjármuni hjá
hinu opinbera og einkaaðilum með
vistun skjala á geisladiskum. Vist-
un skjala á þessu formi opnar
möguleika á að skjalavistunar-
kerfið sfjómi vinnuferli skjalsins
frá því það kemur inn til þess að
það er vistað til geymslu en það
þýðir aftur aukna hagkvæmni.
Aðgangur að upplýsingum úr
„skjalageymslum" verður einnig
mikið skilvirkari, auk þess sem
slgalavistunarkerfíð getur fylgst
með hvar skjalið er á hverjum
tima. Tekið er fram að ailur nauð-
synlegur tækjabúnaður og hug-
búnaður er til i dag á viðráðanlegu
verði.
Geisladiskar hafa geysilegt
geymslurými
Mikil þróun er í svokölluðum
geisladiskum í dag. Nú er verið að
bjóða geislaaiska sem valkost í stað
hinna svokölluðu hörðu diska í PC
Management og hefur að undirtitli
Necessary disorganization for the
nanosecond nineties. Vissulega titill
sem er einkennandi fyrir Tom Pet-
ers. Bókin er gríðarleg að vöxtum
eða yfir áttahundrað síður og kemur
það reyndar ekki á óvart þegar Tom
Peters á í hlut. Á þeim fimm árum
sem liðin era frá síðustu bók Peters
hefur hann greinilega ekki setið auð-
um höndum.
Nokkrar áherslur bókarinnar
Það sem greinir þessa bók frá
fyrri bókum Peters er fyrst og fremst
sú athygli, vægi og umfjöllun sem
stjómskipulag fyrirtælqa fær. í fyrri
bókum sínum, sérstaklega Thriving
on Chaos, fjallaði Peters reyndar um
nauðsyn þess _að vera með flatt
stjómskipulag. í nýju bókinni gerir
hann hins vegar grein fyrir ítarlegum
rannsóknum sínum á sviði stjóm-
skipulags og heldur því fram að
skipulagið sjálft sé lykillinn að öflugu
og sveigjanlegu fyrirtæki. Reyndar
gengur Peters svo langt að tala um
algeran uppskurð á skipulagi, sem
m.a. byggist á gangsetningu mjög
sjálfstæðra verkefnahópa með mikið
vald og mikla ábyrgð. Allt byggist á
því að gefa fólki tækifæri á að sýna
hvað í því býr og það geti ekki gerst
nema skipulagið geri það kleift.
Peters heldur því fram að við eig-
um eftir að sjá aukið samstarf á
milli fyrirtækja innan sama geira.
Samstarfssamningar verða gerðir
með það að markmiði að styrkja
samkeppnisstöðu fyrirtækisins. Þar
er verið að nýta mismunandi styrk
samstarfsaðila og benti Peters á
samstarfs IBM og Apple og Yamaha
og Ford sem dæmi um slíkt samstarf.
Peters telur að fyrirtæki selji í
vaxandi mæli hugmyndir sem bygg-
ist á tilfinningum viðskiptavina. Það
mun aukast, að mati Peters, að fyrir-
tæki skipuleggi starfsemi sína og
sölu á vöru og þjónustu í kringum
mjúka þætti. Sem dæmi má nefna
að kvikmyndahús byggja starfsemi
og Mac. Þessi diskar hafa næstum
óskiljanlegt geymslurými (2 gb+)
miðað við vélar af þessari stærð en
ekki veitir af miðað við þróun hug-
búnaðar í dag. Vistunarþörf meðal-
notenda eykst sífellt þó að einungis
sé um forrit og gagnaskrár að ræða.
Myndskjöl (optical documents) era
einnig mjög frek á geymslurými. Ein
A4-síða á myndformi getur tekið án
þjöppunar 150 kbyte í geymslurými
en þrátt fyrir það er mikil þróun í
skjalavistun á geisladiskum. Hægt
er í dag að nota myndlesara (scann-
er) þannig að pappír sé breytt í
myndskial við móttöku en pappírs-
skjalinu sé þar með hent (afsakið,
endurunnið) og einungis myndskjalið
notað. Þetta fyrirkomulag getur
sparað stórfé í leigu eða fjárfestingu
í geymsluplássi og skápum svo ekki
sé talað um að bæta starfsaðstöðu
starfsmanna. Kostir þessa fyrir-
komulags geta verið miklir en laga-
ákvæði og óöryggi stjómenda fyrir-
tækja verða líklega til þess að þessi
þróun verði hæg. Þessi möguleiki að
nota myndskjöl í stað pappírs er hins
vegar aðeins minni háttar ef litið er
til allra annarra þátta við myndræn
skjalavistunarkerfi.
Skilgreint vinnuferli
myndskjala eykur hagkvæmni
Skjalavistun er einungis endastöð
þeirra gagna sem berast til viðkom-
andi fyrirtækis. Vinnsla sjalsins er í
raun aðalatriði þess ferils er endar
TOM PETERS
LIBERATION
sína í auknum mæli á sölu veitinga
þar sem kvikmyndin sjálf er jafnvel
ekki aðalatriðið heldur það að fara
út, hitta kunningja og skemmta sér.
Vöraþróun skiptir að sjálfsögðu
miklu máli, segir Peters. Við síbreyti-
legar aðstæður og óútreiknanlega
viðskiptavini þarf að stytta þann tíma
sem það tekur að þróa vöra eða þjón-
ustu. Nauðsynlegt er að þróunar-
vinnan sé unnin „þvert“ á fyrirtækið
þannig að allir fletir málsins séu
skoðaðir frá upphafí. Auk þess sé
nauðsynlegt að fá þátttöku viðskipta-
vina inn í slíka þróun frá upphafi.
Ekki sé reyndar nóg að tala um þátt-
töku viðskiptavinar heldur þarf að
byggja upp forystu viðskiptavinar í
kringum vöraþróun.
Af hveiju eiga stjórnendur
að lesa Tom Peters?
Það verður ekki af Tom Peters
tekið að hann kanna að segja frá og
í Liberation Management er hann í
ham. Hann setur mál sitt fram af
mikilli sannfæringu auk þess sem
hann styður hugmyndir sínar með
aragrúa dæma úr fjölmörgum fyrir-
tækjum. Dæmin glæða hugmyndir
lífi og gefa frásögninni oft sögulegan
blæ þar sem lesandinn er staddur
inni í miðri hringiðu atburðanna. Oft
og tíðum fær maður á tilfinninguna
að verið sé að lesa reyfara en ekki
bók um stjómun. Þetta rýrir hins
vegar alls ekki gæði bókarinnar
nema síður sé. Vissulega taka sög-
umar pláss en án þeirra væri fram-
setningin litlausari og daufari.
. Við samningu bókarinnar hefur
P.eters safnað saman geysilega miklu
efni frá öðram fræðimönnum og bók-
in er uppfull að tilvitnunum sem
með vistun skjalsins til endanlegrar
geymslu. Til að skýra málið má taka
dæmi um reikning sem berst fyrir-
tæki. Sá starfsmaður sem tekur á
móti öllum skjölum setur það í mynd-
lesarann sem býr til optískt skjal.
Starfsmaðurinn sér að skjalið er
reikningur og sendir það því til ijár-
málastjórans á tölvuneti. Sá skoðar
skjalið á sínum skjá og sendir það
síðan til deildarstjóra viðkomandi
deildar til samþykkis. Sá merkir inn
á skjalið samþykki sitt og sendir það
síðan aftur til bókara fyrirtækisins.
Bókarinn notar upplýsingamar á
skjalinu til að bóka skjalið inn í bók-
haldið og merkir við það fylgiskja-
lanúmer inn á skjalið. Síðan er skjal-
ið sent til endanlegrar vistunar á
geisladiski. Þama er í raun verið að
leika eftir leið sem skjalið fer í dag
er þessi aðferð er mikið hraðvirkari
og skilvirkari. Hins vegar býður þessi
leið upp á möguleika sem þýðir enn
hraðvirkari vinnslu. Segjum svo að
reikningur okkar væri skrifaður
þannig að á honum væri alltaf skráð
kennitala viðkomandi viðskiptavinar
á sama stað og þar væri einnig núm-
er sem viðkomandi væri svo góður
að skrifa inn á alla reikninga. Þegar
myndlesarinn læsi slqalið færi af stað
OCR-lestur (Optical Character
Recognition) sem tæki inn kenni-
töluna og sömuleiðis númer skjalsins
sem segði til um tegund þess (þ.e.a.s.
reikningur). Þegar þessar tvær
stærðir hafa verið staðfestar af
starfsmanni fer skjalið sjálft ofan-
undirstrika áherslur Peters. Það er
ljóst að Peters er geysilega vel lesinn
og í bókinni eru samankomnar marg-
ar kenningar sem settar hafa verið
fram í öðram bókum. Er það að
mörgu leyti kostur að geta nálgast
þær hér í því samhengi sem Peters
setur þær í.
En það era ekki bara tilvitnanir
Peters í aðra fræðimenn sem gefa
bókinni gildi. Hér er að fínna fleyg
orð stjómmálamanna, heimspekinga,
ljóðskálda og rithöfunda, sem gefa
textanum oft ríkan, tilfinningalegan
og mannlegan blæ. Hér er efni ekki
sett fram á þann þurra og leiðinlega
hátt, sem einkennir sumar fræðibæk-
ur. Tom Peters er trúr sínum stíl:
Gefur af sjálfum sér og notar málfar
sem er gætt tilfinningum og lífi.
En það er að sjálfsögðu ekki að-
eins þessi stíll sem gerir bókina góða.
Tom Peters er maður sem vill helst
ögra ríkjandi starfsháttum, skoðun-
um og viðhorfum. Markmiðið er að
fá stjómendur fyrirtækja til að spyija
sig óhefðbundinna spuminga og
vama því að þeir staðni og sofni á
verðinum. Það er ekki síst við að-
stæður eins og í dag að slíkt er mikil-
vægt við stjómun fyrirtækja.
Bókin er hins vegar ekki galla-
laus. í tímaleysi nútímans er lengd
bókarinnar ókostur. Það getur fælt
marga frá því að taka hana sér í
hönd nema menn líti á hana sem
góða sögubók frekar en „hefð-
bundna" fræðibók og lesi hana í ró-
legheitum uppi í rúmi á kvöldin!
Um kenningar þær sem Tom Pet-
ers setur hér fram er það fyrst og
fremst að segja að þær vekja lesand-
ann til umhugsunar um fjölmarga
mikilvæga þætti í starfsemi fyrirtæk-
is. Að sjálfsögðu er lesandinn ekki
alltaf sammála áherslu Peters og
stundum hugsar maður: „Hann getur
ekki verið að meina þetta!“ Skömmu
síðar kemst maður að því að Peters
hefur gert sér fulla grein fyrir þeim
efasemdum sem brutust um í huga
manns. Og það er hann í rauninni
ánægður með. Takmark hans er að
hrista upp í lesendum og fá þá til
að líta ekki á hlutina sem sjálfgefna.
Það er ekkert öruggt í dag, nema
sú staðreynd að hlutirnir breytast
meira og örar en þú og ég eigum
von á. Tom Peters vill vekja menn
til umhugsunar og það tekst honum
í bók sinni. Að lesa Liberation Man-
agement er eins og að fara í andlega
kalda sturtu!
Höfundur er forstöðumaður
markaðsdeildar Islandsbanka.
greinda leið enda hefur þessi leið
áður verið skilgreind fyrir þessa teg-
und skjals. Þessi hagræðing verður
enn meira áberandi þegar skilað er
inn forprentuðum eyðublöðum. Þá
getur myndlesarinn lesið næstum því
allar upplýsingar af sjalinu sem verk-
ast til þar sem hann veit skv. upp-
setningu skjalsins hvar allar upplýs-
ingar era á skjalinu.
Skjöl úr „skjalaskápum" mikið
aðgengilegri
Þegar vinnslu slqalsins er lokið er
það vistað á geisladiski eins og áður
sagði. Þetta þýðir hins vegar ekki
að það verður ekki notað í framtíð-
inni. Sjálf markmið skjalavistunar-
innar er að hafa aðgang að slqölum
úr fortíðinni bæði til samanburðar
við nútíð og einnig til að uppfylla
lagaákvæði. Það sem er nýtt er að
þegar skjalið er tekið til endanlegrar
skjalavistunar skv. þessu kerfi fylgja
því þá þegar ýmsar upplýsingar, t.d.
miðað við ofangreint dæmi, sam-
þykki deildarstjóra, afgreiðsla bók-
ara, dagsetningar, tegund skjals,
númer viðskiptavinar o.fl. Við vistun
skjalsins era allar þessar upplýsingar
vistaðar í gagnagrunni ásamt stað-
setningu skjalsins á geisladiski. Þetta
þýðir aftur að allar fyrirspumir um
skjalið væru gerðar til gagnagrunns-
ins og skjalið væri einungis sótt fram
á skjá ef þess væri þörf.
Höfundur er viðskiptafræðingur.
Sjónarhorn
Skjalaskápar á geisladiskum