Lesbók Morgunblaðsins - 17.02.1990, Blaðsíða 5

Kirkjubækur eru sívinsælar.
Morgunblaðið/Sverrir
Bráðabirgðalausn ígömlum mjólkurvinnslusal, ríkisendurskoðun á vörubrettum.
sigla félagsfræðingar, landafræðingar og
félagsvísindamenn ýmis konar. Læknar
skoða stundum skjöl heilbrigðiskerfisins.
Rithöfundar líta öðru hvoru inn. - Og ein-
staka sinnum sést blaðamaður. Ættfræðing-
arnir, jú þeir eru fastagestir. Kirkjubækurn-
ar og manntölin eru sívinsæl. Þær heimildir
voru einna fyrstar til að komast á filmu til
að hlífa frumgögnunum sem voru illa útleik-
in. Sumir sagnfræðingar höfðu á orði að
ættfræðingarnir væru að snuffa þjóðarsög-
una upp í nefið. - Og á síðustu árum höfum
við orðið vör við gríðarlegan áhuga á fæð-
ingarskýrslum. En það tengist nýtilkominni
þörf þjóðarinnar fyrir stjörnuspádóma.
Það er öruggt að þjónusta safnsins er
vel nýtt, undantekningarlítið hafa þessi ell-
efu borð á lestrarsalnum í Safnahúsinu ver-
ið fullnýtt. Hér við Laugaveginn verða 40
sæti á lestrarsal."
LEYNISKJÖL?
- Nú varð nokkur umræða vegna þess
að tveimur ungum mönnum sem voru að
skrifa um íslenska nasista var meinaður
aðgangur að heimildum um afskipti utanrík-
isþjónustunnar af sakamálefnum ákveðins
einstaklings í Noregi eftir síðari heimsstyij-.
öld. Lúrið þið á leyniskjölum?
„Takmörkunin í þessu tilviki var ákvörðun
ráðuneytisins. Mikið af skjölum sendiráð-
anna snerta ýmis vandamál einstaklinga
sem reynt er að greiða úr. Slík mál mega
gjarnan eldast vel áður en þau eru opnuð
öllum til afnota. Stundum liggja gögn mun
víðar en í einu skjalasafni og þá er rétt að
geta þess til skýringar að í þjóðskjalasafni
eru mörg skjalasöfn; þannig að gögn sem
óheimilt er að nota úr en safni liggja opin
í öðru.
Okkar regla er að opinber skjöl skuli
vera aðgengileg ef þau eru eldri en 30 ára
og varði ekki einkahagi manna. Einkaskjala-
söfn sem lögð eru í Þjóðskjalasafnið eru háð
skilyrðum sem gefandi setur um notkun.“
- En skjöl sem snerta innra eða ytra
öryggi ríkisins, varnarmál eða ákvarðanir í
utanríkismálum?
„Skjölum af þessu tagi hefur ekki verið
skilað og því ekki komið tii okkar kasta.
Þegar þau verða afhent verður ákveðið hve-
nær þau verða til afnota og hvernig að-
gangi verður háttað.-Það verður að viður-
kennast að það eru engin lög til um aðgang
manna að upplýsingum á íslandi. En öll
skjöl á Þjóðskjalasafninu eru aðgengileg
almenningi svo fremi þau snerti ekki per-
sónuhagi manna. Meginregla er að þeir sem
fá afnot af slíkum gögnum við rannsóknir
lúti skilyrðum um nafnleynd og öðrum siða-
reglum vísindamanna. Sárafá vafatilfelli
hafa komið upp og þau snerta aðallega
upplýsingar um heilbrigðismál, sjúkdóma
og ættleiðingar."
LögOgRegla
- Árið 1985 voru sett ný lög um Þjóð-
skjalasafnið, hveiju breyta þau, hver eru
helstu ákvæði og nýmæli?
„Lögin flytja safnið inn í nútímann. Lög-
in ítreka auðvitað hið gamla hlutverk safns-
ins, að varðveita og rannsaka íslensk skjöl.
- En nú bætist þjónustu og stjórnunar-
hlutverkið við og hið gamla hlutverk safns-
ins sem rannsóknai'stqC-uunar erLotur skii-
greint. Það er æ’tlast'til að við höfum eftir-
lit með skjalamyndun og skjalavistun skila-
skyldra aðila og skylt er að bera undir okk-
ur allar ákvarðanir um þessi atriði t.d. hvaða
útbúnaður og staðlar eru notaðir; möppur,
pappír, pappírsgæði, blek og leturborðar;
mð yrði vandræðalegt ef vélrituð þjóðarsag-
an hrinur af pappirnum eða undirskriftin
gufar upp. Þá mæti með sanni segja að
skjöl og gjörningar séu lítils virði. Þjóð-
skjalasafnið er ráðgefandi um allt skjal-
myndunarferlið frá því að eitthvert plagg
er gert þangað til það endar sinn feril í
pappírstætaranum eða er afhent Þjóðskjala-
safninu. Embættismenn eiga sem sagt ekki
að ráða því hvaða heimildir verða til um
störf þeirra.
Það má segja að við höfum byrjað á byij-
uninni; samin hefur verið ný ítarleg hand-
bók um skjalvistunarkerfi stjórnarráðsins
og er hún nú til reynslu í félagsmálaráðu-
neytinu. Verk -þetta var unnið á vegum
nefndar sem fjallaði sérstaklega um skjal-
vörslu stjórnarráðs íslands. Og í vor hefjast
námskeið fyrir skjalaverði stjórnarráðsins
og aðra þá sem hafa hvað mest afskipti af
opinberri skjalvörslu.“
Eyðing?
- Skjalamagnið sýnist ærið, og varðveisl-
an kostar sitt. Má ekki að skaðlausu grisja
þessi ósköp eitthvað?
„Grisjun skjala er ekki einfalt mál svo
fremi sem við viljum ekki hverfa aftur til
skjalabrenna siðaskiptatímans. Hvað verður
merkilegt í framtíðinni? Það er illmögulegt
að sjá það fyrir. Eyðing skjals er endanleg
og óafturkræf. Ef á að grisja verður að
gera það eftir fyrirfram ákveðnum reglum,
gera úttekt á starfsemi þeirrar stofnunar
sem á í hlut. í upphafi skyldi endinn skoða,
það er engin nauðsyn að geyma upplýsingar
á mörgum stöðum og skjöl eru mismerkileg
og með skipulagningu má trúlega eyða
u.þ.b. 60% af skjalamagninu. — Annars
segja sumir kollegar mínir erlendir að sögu-
þjóðin Islendingar megi helst ekki eyða
neinu. Skjalamagnið sé viðráðanlegt - þótt
okkur þyki það ærið - hér sé einstakt tæki-
færi til að varðveita allt.“
- Er ekki hægt að geyma eitthvað af
þessu pappírsflóði á örfilmum?
„Það er hægt en það er ekki ódýrara.
Vinna og kostnaður við ljósmyndun er meiri
en svo að það borgi sig og filmur þarf að
endurnýja á tuttugu ára fresti. í ákveðnum
tilvikum hafa þó skjöl verið filmuð eða afrit-
uð. Aðallega skjöl sem eru sérstaklega dýr-
mæt og skjöl sem eru mikið notuð, sér-
staklega ættfræðilegar heimildir eins og ég
minntist á.
Grisjun eldri skjalasafna? Oftast nær er
það ekki vinnandi vegur að fara í gegnum
eldri skjalabunka og tína út eitt og eitt
plagg. Kostnaðurinn við slíkt er jafnan
meiri heldur en að varðveita allt safnið.
Eyðilegging eldri skjalasafna getur hefnt
sín fyrr en varir. Nauðsynlegt er jafnan að
hafa haldgóða vitneskju um það sem grisjað
er. Fyrir þrem árum gengust yfirmenn
bæjarfélags fyrir því að flytja mestallt
skjalasafn bæjarins á öskuhauga og brenndu
það þar. Litlu síðar var ákveðið á góðri
stundu að rita sögu staðarins! Við skulum
vona að heimildir um þessa brennu séu vel
skjalfestar, því hún er næsta sögulegur og
merkilegur atburður.
Það hafa fleiri skjöl orðið eldinum að
bráð. Bernhöftstorfan brann um ,árið. Það
var hægt að endurreisa húsin - jafnvel í
betra standi en áður. Aftur á móti endurnýj-
um við ekki kirknaskjöl sem þar voru geymd
og ekki höfðu verið afhent Þjóðskjalasafni.“
- Á síðari tímum eru nýjar skjalaheimild-
ir komnar til sögunnar, einkum tölvuunnin
og tölvutæk gögn. Hvernig mun Þjóðskjala-
safnið varðveita slík gögn eða skjöl?
„Tölvugögn munu berast okkur er þau
verða 30 ára og eru skilaskyld. Varðveisla
þeirra er nýr vandi og flóknari en við höfum
hingað til tekist á við. Senn mun draga að
þessu. Tölvukerfin eru margvísleg og mis-
jafnlega samhæfð og hvert stýrikerfið tekur
við af öðru. Tölvutæk gögn krefjast lausna
sem eru bæði tæknilegs og skjalfræðilegs
eðlis. Ekki er vitað hve vel þessi gögn geym-
ast á segulböndum og disklingum. Það þarf
að koma þeim á það form að dugi. Vonandi
eru geisladiskar framtíðarlausn. Um þessi
mál öll höfum við náið samstarf við þjóð-
skjalasöfn á Norðurlöndum enda vandinn
alþjóðlegur. — En það gildir nákvæmlega
það sama um tölvutækar heimildir eins og
önnur skjöl að það þarf að standa skipulega
að myndun þeirra til þess að hægt sé að
varðveita þau sem hluta af þjóðararfleifð-
inni á Þjóðskjalasafninu. - Öflugt og virkt
þjóðskjalasafn er undirstaða skilvirkrar
stjórnsýslu og dugmikilla »rannsókna á
íslensku samfélagi.“ ‘
iirniuHTWiHHHun tmmifi
ÁSDÍS JENNA
ÁSTRÁÐSDÓTTIR
Að sigra
Stundum kemur örvæntingin
til mín eins og refsinorn
og öskrar í eyru mín:
Þú getur ekki gengið,
þú getur ekki-jiotað
hendur þínar.
Þegar sorgin sker hjarta mitt
heyri ég hlýja rödd hvísla:
Hugur þinn skynjar heiminn
í sárustu sorg og dýpstu gleði.
Ogégfinn kærleika umvefja mig
í nálægð vina minna
eins og stjörnur jóla
sem lýsa ísáttfúsum augum okkar.
Og lífsgleði mín kemur á ný
og sigrar.
Höfundur er menntaskólanemi.
ÞÓRUNN
GUÐJÓNSDÓTTIR
Kveðja
Ég sá þig sofna
og sumarið hverfa
inn í veturinn.
Ég sé mynd þína
í myrkrinu hvísla
þökk fyrir allt.
Hyenær fáum við þakkað
við — sem höfðum líf þitt
að láni?
Höfundur er nemi í íslenzku í Háskóla
íslands.
ORRI EINARSSON
Lífskvölin
Lífskvölin leggst eins og
lamandi farg yfir vitund mína
Ég reika um í skógi
heyri hvískur skríðandi snáka
en sé ekki neitt
Sogast inn í svarthol
fullt af engu
Höfundur er læknir á Siglufirði.
LESBÓK MORGUNBLAÐSINS 17. FEBRUAR 1990 5