Tölvumál - 01.02.1995, Qupperneq 21

Tölvumál - 01.02.1995, Qupperneq 21
Febrúar 1995 Upplýsingar á einum stað Við viljum flest geta birt skjölin sem eru í skjalaskápnum á sama hátt og þær upplýsingar sem eru í tölvunni. Við viljum birta öll skjöl sem varða ákveðin mál eða mála- flokka. Við viljum birta fylgiskjöl í bókhaldi um leið og við flettum upp færslum. Við viljum geta birt öll skjöl er varða viðskipti aðila þegar hringt er og beðið um upp- lýsingar eða kvartað er yfir ein- hverju og geta sent afrit um hæl með tölvufaxi án þess að þurfa að prenta. Þannig bætum við þjón- ustuna og spörum tíma og kostnað. Við viljum geta birt allar upp- lýsingar um starfsmann svo sem launaskrár, starfsmannaumsóknir, meðmæli og myndir af starfs- mönnum á sama stað. Dreifing skjala Við viljum geta dreift skjölum til starfsmanna eða viðskiptavina með tölvupósti eða faxi án þess að þurfa að ljósrita þau í mörgum eintökum og eyða tíma í að dreifa þeim. Það sparar líka fyrirhöfn og tíma að senda skjöl t.d. reikninga til samþykktar með pappírslausum samskiptum. Hugbúnaðurfyrir skjalastjórnun Til þess að gera það mögulegt að vista skjöl sem geymd eru á pappír, á tölvutæku formi og dreifa þeim, þarf góðan hugbúnað sem uppfyllir þau skilyrði sem við gerum: - Þarf að passa inn í það vinnu- umhverfi sem fyrir er (Win- dows, Unix) - Hann þarf að vera á neti þannig að margir geti flett upp á skjöl- um - Geymslumiðill þarf að vera ör- uggur og geta rúmað mikinn fjölda skjala Worm diskar (Write once read many), á ein- um slíkum rúmast um 15000 skjöl. - Það þarf að vera hægt að nota íslenska stafi - Leit þarf að vera fljótleg og örugg (frjáls textaleit) - Hægt að skanna skjöl sem eru á pappír - Hægt að flytja gögn frá öðrum forritum - Hægt að nota fax - Hægt að nota tölvupóst - Prentun möguleg Einnig gott að eiga kost á: - Skjalaflæði (“Work flow Man- agement”), senda skjöl eftir ákveðinni leið - OCR lestur, þ.e. breyta mynd yfir í texta - COLD, (Com- puter Output on Laser Disk), geta tekið skjöl af stórtölvu yfir á geisladisk, í stað míkrófilma (COM) - Tengingar við önnur forrit (DDE/MAPI) - Gæðakerfi, þ.e. ef skjöl þurfa að vera geymd eftir IS0/9000 staðli Vélbúnaöur Vélbúnaður þarf að vera samansettur af: - Skanna - Diskadrifi (Worm) - Neti - Netþjóni og vinnustöðvum - Prentara Skipulagning Þegar ákveðið hefur verið að taka upp kerfi fyrir skjalastjórnun er gott að velja sér ákveðið verkefni og byrja þar sem þörfin er mest: - Skref fyrir skref Byrja smátt og auka síðan við eftir þörfum - Verkefni fyrir verkefni Byrja á afmörkuðu verkefni t.d. bréfum í skjalasafni - Deildfyrirdeild Byrja í ákveðinni deild t.d. fjármáladeild, skrifstofu Gera þarf ráð fyrir að kerfið geti vaxið, þ.e. gera áætlun fram í tímann, hversu mörg skjöl skulu geymast á ári, hversu mikið geymslupláss þarf, hve margir notendur eiga að geta notað kerfið í einu og hvaða verkefni bætast við. Geymsla skjala Það er mikilvægt að gera sér grein fyrir því í upphafi hvaða á að vista í skjalasafni á tölvu og hvaða skjöl eiga að vera áfram á pappír. Það er algengt að öll bréf og samningar og fundargerðir og þess háttar fari í skjalasafnið, en bæklingar, auglýsingar, tímarit og þess háttar sé geymt áfram á pappír. Vegna lagalegrar skyldu er skylt að geyma skjöl eins og reikn- inga áfram á pappír þótt þau séu komin inn á öruggan tölvumiðil. Fyrirtæki sem nýta sér þessa tækni hafa haft þann háttinn á að skanna skjölinn inn og merkja þau síðan með eingildu númeri í kerfinu og Tölvumál - 21

x

Tölvumál

Direct Links

Hvis du vil linke til denne avis/magasin, skal du bruge disse links:

Link til denne avis/magasin: Tölvumál
https://timarit.is/publication/239

Link til dette eksemplar:

Link til denne side:

Link til denne artikel:

Venligst ikke link direkte til billeder eller PDfs på Timarit.is, da sådanne webadresser kan ændres uden advarsel. Brug venligst de angivne webadresser for at linke til sitet.