Tölvumál - 01.02.1995, Síða 22

Tölvumál - 01.02.1995, Síða 22
Febrúar 1995 Tölvan þín er skjala- skápurinn Q IIIIIIIUIIII setja í númeraröð í kassa. Kassann má síðan fara með í geymslu, það er ekki nauðsynlegt að geyma skjölin í dýrmætu skrifstofu- rýminu. Flokkun skjala Skjöl þurfa að vera rétt flokkuð í skjalasafninu í tölvunni ekki síður en í pappírssafninu. Bréfalyklar þurfa að vera vel skipulagðir áfram og huga þarf vel að því í upphafi hvað skal skrá til leitar. Dæmi um hvað fyrirtæki vilja leita að í skjalasafni er: - Viðskiptamaður, t.d. sendandi eða móttakandi skjala - Dagsetning - Bréfalykill (efnisflokkur) - Abyrgðarmaður skjals - Tegund skjals, (innkomið bréf, samning útsent bréf o.sfrv) - Afgreiðslufrestur (hvenær á að vera búið að svara bréfinu eða afgreiða) Um reikninga gildir annað. Þá er e.t.v. nóg að skrá fylgiskjals- númer, kennitölu og þess háttar. Einnig er hægt að tengja þá við bókhaldskerfi og birta mynd af þeim eftir að hafa fundið upplýsingar þar. Leiðbeiningarfyrir starfsmenn Gera þarf góða lýsingu á uppbyggingu skjalasafnsins og leiðbeiningar fyrir starfsmenn hvernig á að nota það. Einnig þarf að ákveða hver á að hafa aðgang að hverju. Gera þarf geymsluskrá og ákveða hvenær megi henda pappírsskjölum, þ.e. gera grisjun- aráætlun. Dæmi um notkun kerfis fyrir skjalastjórnun Dæmi um notkun á slíku kerfi á Islandi er hjá Skýrr, sem nota hugbúnað sem heitir PC-Doc. Þetta kerfi er danskt og hefur verið í notkun í um 8 ár víðsvegar í Evrópu og reynst vel bæði fyrir lítil fyrirtæki og fyrir fyrirtæki sem hafa allt upp í fleiri hundruð þúsund skjöl. Skýrr völdu þetta kerfi fyrir sig og hafa umboð fyrir kerfið hér á landi. Áður en kerfið var tekið í notkun var ákveðið að endurskipu- leggja skjalasafnið, endurbæta bréfalykla og skoða ferli skjala hjá fyrirtækinu. í kringum þetta verk- efni var stofnaður vinnuhópur. í dag eru í kerfinu öll skjöl frá áramótum 1993 og eru starfsmenn smátt og smátt að fá aðgang að því að skoða skjölin. Þegar bréf kemur inn er það skannað inn og sent til viðkomandi starfsmanns. Hann les það í tölvupóstinum sínum við sitt skrifborð. Sama gildir um föx, þau koma með tölvufaxi og er dreift í tölvupósti til starfsmanna. Skjöl, búin til r öðrum kerfum svo sem í ritvinnslu eða í töflu- reikni eru vistuð þaðan í skjala- safnið, með upplýsingum úr skjal- inu sem verða sjálfkrafa leitarorð. Prófað hefur verið að tengja bókhaldskerfrð BÁR ásamt fleirum kerfum svo sem Þjóðskrá við skjalasafnið í PC-Doc og hefur það gengið vel. Þetta og margt fleira hefur verið byrjað með og seinna verður reikn- ingum dreift til uppáskriftar og ýmsum beiðnum og leyfum eftir ákveðnu skjalaferli sem þá hefur verið skilgreint. (“Work Flow Management”). Það eru dæmi um að fyrirtæki hafi minnkað pappírsnotkun sína verulega. Ég get nefnd dæmi um sveitarfélag í Danmörku, Nysted, sem skannar allan póst og dreifir honum til starfsmanna. Allir bæjar- 22 - Tölvumál

x

Tölvumál

Beinleiðis leinki

Hvis du vil linke til denne avis/magasin, skal du bruge disse links:

Link til denne avis/magasin: Tölvumál
https://timarit.is/publication/239

Link til dette eksemplar:

Link til denne side:

Link til denne artikel:

Venligst ikke link direkte til billeder eller PDfs på Timarit.is, da sådanne webadresser kan ændres uden advarsel. Brug venligst de angivne webadresser for at linke til sitet.