Frjáls verslun - 01.07.2008, Blaðsíða 60

60 F R J Á L S V E R S L U N • 7 . T B L . 2 0 0 8
s t j ó r N u N
skiptir miklu með framvindu þeirra mála sem hugurinn hefur
þegar byrjað að vinna úr hvernig vinnudagurinn hefst við
skrifborðið. Þeir sem byrja á að ræsa tölvupóstsforritið þannig
að innhólfið blasir við upplifa oft hálfgerða martröð. Skjárinn
svartur af nýjum skilaboðum sem eins og fyrri daginn eru
mjög mismikilvæg fyrir viðkomandi.
Í stað þess að sinna þeim verkefnum sem til stóð er haf-
ist handa við að koma sér í gegnum skilaboðin með því að
glugga í þau. Ekkert er afgreitt í fyrstu umferð, bara skimað
í gegn. Sumir eiga það til að merkja póstinn aftur ólesinn til
að gleyma honum ekki. Aðrir skella á hann rauðu, grænu
eða gulu flaggi. Enn aðrir setja póst í möppu sem þeir kalla
óafgreitt en aðrir verða eftir í innhólfinu, einnig óafgreiddir.
Aðferðirnar eru misjafnar en árangurinn oftast sá sami.
TExTI: gunnar jónatansson • MyND: geir ólafsson
Margt bendir til að tölvupósturinn sé að
kafsigla skrifstofufólk. Það skilar núna
aðeins fjórum klukkustundum á dag í vinnu
en heldur að það skili átta klukkustundum.
Ástæðan er tölvupóstur og netflakk. Fólk
flakkar um eins og býflugur í blómabeði og
forgangsröðunin fer úr skorðum.
Greinarhöfundur, Gunnar Jónatansson, framkvæmdastjóri og
þjálfari hjá IBT á Íslandi.
Þrælar
tölvupóstsiNs
VINNUSVIK VEGNA TÖLFUpÓSTS oG NETFLAKKS:
s
tarfsmenn í þekkingarstörfum fara flestir heim í lok
vinnudags í þeirri vissu að hafa skilað af sér góðum
átta tímum í vinnunni. Raunin er þó sú að flestir
eiga ekki innstæðu fyrir nema helmingi þessa tíma.
Nýlegar kannanir sýna að meðalstarfsmaðurinn
skilar fjögurra tíma skilvirkri vinnu á skrifstofunni á dag. Hinir
fjórir tímarnir fara í óþarfa símtöl og tölvupóst í bland við spjall
og netflakk.
Fyrst og fremst er það tölvupósturinn sem tekur tímann frá
fólki. Tölvupóstur er gríðarlega gagnlegt tól ef það er notað rétt
en fæstir starfsmenn fá þjálfun eða kennslu í skilvirkri notkun
hans.
Starfsmenn ættu að byrja á því að slökkva á öllum hljóðum
og táknum um nýjan póst sem berst reglulega og oft, á örfárra
mínútna fresti alla daginn. Sú aðgerð þýðir að starfsmenn þurfa
að temja sér ný vinnubrögð, sérstaklega í samskiptum innan-
húss. Þetta þýðir að ekki megi reikna með að vinnufélagarnir
séu alltaf tilbúnir að láta tölvupóstinn hafa forgang. Sé erindið
brýnt er síminn skilvirkara tól.
ekki hefja daginn í innhólfinu
Starfsfólk ætti ekki að hefja vinnudaginn með því að kíkja í
innhólfið. Margir kannast við að hafa verið á leið til vinnu
og hugurinn farinn að vinna úr viðfangsefnum dagsins. Það