Vísbending - 20.08.1999, Blaðsíða 3

ISBENDING
Stefnumótandi samningagerð
Oft vill gleymast í umræðunni um
viðskipti að þau snúast að miklu
leyti um samninga. Einhvers
konar samningaferill er yfirleitt
undanfari viðskipta, hvort sem samið er
um kaup, verð eða samvinnu. I raun má
segja að flest ef ekki allt í mannlegum
samskiptum hefur eitthvað með
óformlega eða formlega samninga að
gera. Þess vegna verður það að teljast
mjög skrýtið hversu bæði einstaklingar
og fyrirtæki sem heild hugsa lítið um
samningaferilinn, að prófa hann og þróa.
Traust
r
Ihugmyndum sem byggja á viðskipta-
kostnaði („transaction cost“) þá hefúr
traust mikilvægu hlutverki að gegna.
Því meira sem traustið er á milli tveggja
aðila því minni er kostnaðurinn, t.d.
það einu, traust er grundvöllur
samvinnu. Skilvirkni og árangur af
samstarfi tveggja fyrirtækja getur þess
vegna ráðist verulega af því trausti sem
starfinenn fyrirtækjanna eða samninga-
menn bera hver til annars. Samkvæmt
þessari hugmyndafræði ber aukin
skriffinnska og lögmennska við
samningagerð merki minna trausts milli
aðila.
Menning
Þekking og skilningur á þeirn sem
samið er við ræður mjög miklu um
hversu mikið traust er borið til mótaðila
og þ.a.l. hversu mikill viðskipta-
kostnaðurinn verður. Þess vegna er
kostnaður líklegri til þess að verða meiri
á rnilli aðila frá ólíkum löndum en
samlöndum. Tortryggnin er rneiri.
Mynd 1. Samnings-samvinnuhringurinn
Góð leið í samningagerð er að gera greinarmun á milli samnings og sambands
við samningsaðila. Þegar samningamönnum finnst ekki lengur eins og að þeir
þurfi að velja á milli góðs samnings og sambands þá eru þeir líklegri til að
skiptast á upplýsingum, verða jafnvel frumlegri og vinna betur saman. Það leiðir
bæði til vermætari samninga og styrkari og traustverðugri sambands þeirra á
milli. 1 staðinn fyrir að byrja samningaferlið á tortryggni getur verið dýrmætt að
utvikka þann skilning sem aðilar hafa hvor á öðrum og þvi sem samið er um,
útvíkka umrœðugrundvöllinn og ftnna verðmæta fleti á samvinnunni.
vegna þess að minni kostnaður fer í
samningagerðina. Og því meira sem
traustið er því líklegra er að
samkomulagið haldi til lengri tíma.
Traust hefúr einnig verulega mikil áhrif
á möguleika á að byggja upp víðtækara
samkomulag og samstarf sem er líklegra
til þess að gefa enn meira af sér en ella.
Hvort sem talað er um hjónaband
tveggja persóna eða fyrirtækja þá gildir
Menning hefur einnig áhrif á
samningaferilinn og gildi samninga.
Sums staðar, t.d. víðs vegar í
Austurlöndum, eru samningar einungis
munnlegir vegna þess að mikið er lagt
upp úr gagnkvæmum skilningi og
þekkingu, mikið er lagt upp úr
persónulegum samskiptum og trausti. I
Rússlandi hefur samningur hins vegar
takmarkað gildi jafnvel þó að hann sé
skriflegur.
Leikjaíræði
Ileikjum eins og skák er mikilvægt að
sjá möguleikana sem eru í stöðunni
bæði fyrir sig og andstæðinginn.
Leikjafræðin byggir á slíkri
hugmyndafræði, vandi fangans
(„prisoners dilemma") er þekktasta
dæmið um notkunina, þar sem þrjár
niðurstöður eru mögulegar: 1) að báðir
aðilar vinni 2) annar vinnur en hinn tapi
eða að 3) báðir tapi. I samningum er
mikilvægt fyrir alla aðila að gera sér grein
fyrir öllum möguleikum eða þeirri
útkomu sem getur orðið. Þannig geta
menn gert sér betur en ella grein fyrir því
hvað er besta útkoman, ásættanleg
útkoma og óásættanleg útkoma. Ef
niðurstaða úr santningaviðræðum er
óásættanleg eiga menn samkvæmt
hugmyndafræðinni að láta vera að
samþykkja eitt eða neitt.
Samningahugmyndaíræði
Ut frá leikjafræðinni er skynsamleg-
asta niðurstaðan sú að báðir aðilar
korni út sem sigurvegarar (,,win-win“).
Þetta á einnig við þegar samningar eru
skoðaðir út frá hugmyndinni urn
viðskiptakostnað vegna þess að þó að
eins dauði sé annars brauð þá getur
sigur eins á kostnað annars grafið undan
trausti og haft þannig áhril' á skilvirkni
og árangur samstarfsins til lengri tíma.
Mótaðilinn verður alltaf á varðbergi til
þess að bíða ekki lægri hlut aftur og er
jafnvel vís til þess að leita leiða til þess
að vinna næsta leik. Slíkt getur aldrei
orðið grundvöllur fyrir árangursríkt
samstarf.
Stefnumótun í samningum
Igrein í maí-júníhefti Harvard Business
Review 1999 er grein eftir Danny Ertel
viðskiptaráðgjafa um mikilvægi þess að
gera samningaferlið að styrkleika í
fyrirtæki, þannig að það verði eitt af því
sem skapar getu þess til þess að sigra
í samkeppninni. Þar er lögð áhersla á að
fyrirtæki sem skipuleggja og móta
samningaferlið og reyna stöðugt að
endurbæta það fyrir aíla í fyrirtækinu
séu líklegri til þess að ná betri
samningum en þau fyrirtæki sem gera
það ekki, þrátt fyrir að samningaferlið
sé háð hverju tilviki. Hugmyndin byggir
á fjórum þáttum: 1) að búa til sérstök
viðmið fyrir samningagerð í fyrirtæki,
þar sem markmið semjenda og fyrirtækis
(Framhald á síðu 4)
3