Vísbending - 19.10.2001, Page 2

ISBENDING
Arðsemi starfsmannamála
Herdís Pála Pálsdóttir
stj órn u narráðgj af i
Stjórnendur gera sér æ betur grein
fyrir því að starfsmenn eru mikil-
vægasta auðlind fyrirtækis og góð
stjórn starfsmannamála er mikilvæg
forsenda fyrir árangri fyrirtækis. Mann-
auðurinn er í raun eini þátturinn í rekstri
þess sem getur skapað gildisauka eða
verðmæti. Aðrir þættir, svo sem hráefni,
húsnæði, tæki, peningar og orka, gefa
einungis möguleika til verðmætasköp-
unar. Því má ljóst vera að það að mæla
arðsemi og meta árangur í stjórn starfs-
mannamála er nauðsynlegt. Ef stjórn-
endur vita ekki hvernig á að mæla mikil-
vægustu eign fyrirtækisins, hvernig
ætla þeir þá að stjórna henni?
Mikilvægi mælinga
Flestir, ef ekki allir, stjórnendur gera
sér Ijóst mikilvægi þess að hafa
yfirsýn yfir stöðu fyrirtækis síns, til
dæmis að vita stöðuna á lagernum, hafa
góðar sölutölur eða upplýsingar um
aðra álíka þætti. Þeirþurfa sömu, ef ekki
betri, yfirsýn yfir mannauðinn. Mæl-
ingar á starfsmannamálum eru mjög
mikilvægar við að meta hvort raunveru-
legurávinningurogarðsemifæstaf þeim
fjármunum sem veitt er til þessara mála.
Einnig er gagnlegt að nýta niðurstöður
mælinganna til að greina veika hluta
starfseminnar og móta stefnu til að
styrkja hana, færa sig nær því sem þykir
best (e. best practice), byggja allar
tillögur og ákvarðanir varðandi starfs-
fólk á staðreyndum en ekki tilfinningum,
greina hvernig starfsmannaþjónustan
getur orðið hagkvæmari og skoða
hvernig gera má starfsmannaþjónust-
una verðmætari fyrir fyrirtækið. Þær
henta einnig til að meta hvort, og þá
hversu mikilfárangurinneraf inngripum
í ákveðnar aðstæður.
Sem dæmi um þetta mætti nefna
fyrirtæki sem gh'mir við miklaóæskilega
starfsmannaveltu í ákveðinni deild eða
starfssvæði. Stjórnendur ákveða að efla
starfsþróun í þeirri von að auka ánægju,
hæfni og tryggð starfsfólks og draga
þar með úr þessari óæskilegu veltu. Til
að vita hvort þetta inngrip skilar árangri
þarfað byrjaáaðmæla, t.d. starfsmanna-
veltu og starfsánægju, áðuren inngripið
á sér stað. Að ákveðnum tíma liðnum,
eftir að möguleikunum til starfsþróunar
hefur verið fjölgað, þarf svo aftur að
mæla sömu þætti. Aðeins með þessu
móti er hægt að sjá hvort þeir fjármunir
sem fara í álíka inngrip og í þessu dæmi
skila árangri.
Samanburðarmælingar
Það getur verið mjög gagnlegt að bera
saman ákveðnar lykiltölur úr eigin
rekstri við önnur fyrirtæki (e. bench-
marking). En lykiltölur er best að reikna
út frá ákveðnum, stöðluðum reikni-
formúlum svo samanburðurinn verði
sent réttmætastur.
Hægt er að bera fyrirtækið saman
við önnur fyrirtæki sem eru í sömu starf-
semi, öll fyrirtæki á sama svæði, öll
fyrirtæki af ákveðinni stærðargráðu eða
eitthvert ákveðið úrtak. Samanburður
af þessu tagi getur hjálpað fyrirtækjum
við ákvarðanir um hversu miklum tíma
og peninguin sé hagkvæmt að verja í
t.d. þjálfun starfsfólks.
Ekki er síður mikil vægt að bera saman
tölur eigin fyrirtækis frá einu tímabili til
annars. Þannig má sjá þróun ýmissa
þátta eða tilhneigingu (e. trend) frá
einum tíma til annars. Þetta gerir fyrir-
tækjunum kleift að leita skýringa og
bregðast við aðstæðunum.
Mælikvarðar
s
Aður en farið er út í mikla skipulagn-
ingu í starfsmannamálum eða mæl-
ingaráárangri og arðsemiþeirraermikil-
vægt að byrja á að stilla saman stefnu
og markmið fyrirtækisins og stefnu og
markmið í starfsmannamálum. Það er í
raun algjört grundvallaratriði að stjórn-
un og meðferð starfsmannamála endur-
ómi stefnu og markmið fyrirtækisins
almennt. Aðferðir við stjórnun starfs-
mannamála verða að styðja við við-
skiptastefnu fyrirtækis og það þarf að
meta með reglubundnum hætti hvort
þær geri það.
Þegar valdir eru mælikvarðar getur
verið gott að flokka þá í ákveðna flokka,
t.d.: hagkvæmni fyrirtækisins,framleiðni
og laun, starfsmannavelta, mönnun,
þjálfun og þróun og svo starfsmanna-
mál almennt. Einnig er hægt að flokka í
samræmi við „samhæft skorkort" (e.
Balanced Scorecard) eða í samræmi
við alla liði í starfsmannastefnu fyrir-
tækisins. Fyrir hvern lið í starfsmanna-
stefnu er gott að setja ákveðna mæli-
kvarða, t.d. þrjá mælikvarða fyrir hvern
lið. Ef í starfsmannastefnunni er t.d. sagl
aðfyrirtækið vilji skapastarfsfólki mögu-
leika til að læra í starfi má spyrja starfs-
fólkið spurninga eins og t.d.: „Eg hef
fengið að læra og þróast í starfi á sl. x
mánuðum", „Eg hef fengist við eitthvað
nýtt / ný verkefni í starfi mínu sl. x
mánuði“. Eða ef segir í starfsmanna-
stefnunni að fyrirtækið vilji hafa yfir að
ráða hæfu starfsfólki má reikna út h versu
vel fyrirtækinu gengur að uppfylla
fyrirfram skilgreindar kröfur um mennt-
unarstig og reynslu starfsfólks, reikna
óæskilega starfsmannaveltu og hlutfall
fjármuna af launaveltu sem varið er dl
starfsþróunarmála.
Mælingar á íslandi
Eignarhald á fyrirtækjum hefur verið
að breytast nokkuð að undanförnu.
Fyrirtæki hafa í auknum mæli farið inn á
hlutabréfamarkaði og þá jafnvel erlenda
hlutabréfamarkaði. Um leið hafa kröfur
uin upplýsingar úr rekstri fyrirtækjanna
aukist og eru starfsmannamál þar ekki
undanskilin. Lykiltölur í starfsmanna-
málum, svo sem starfsánægja og starfs-
mannavelta, geta haft áhrif á verð hluta-
bréfa í fyrirtækjum á erlendum hluta-
bréfamörkuðum, ekkert síður en aðrar
tölur úr rekstri þeirra.
Nú þegar mörg íslensk fyrirtæki eru
með starfsemi utan Islands og enn
önnur hugsa sér að færa kvíarnar út
fyrir landsteinana er ljóst að þau þurfa
ekki einungis að vera samkeppnishæf í
staðbundnum skilningi heldur einnig í
alþjóðlegum samanburði. Til þess að
þau séu fær um það er nauðsynlegt að
þau geti borið sig saman við það sem
fyrirtæki á öðrum svæðum eru að gera.
I útrás fyrirtækja er samanburður nauð-
synlegur og þá þarf að byggja mælingar
á stöðluðum reikniformúlum.
Til þess að starfsmannamál skili
ávinningi fyrir fyrirtæki er mikilvægt að
útkoma og framlag í þessum málaflokki
séu mæld reglulega og skipulega svo
áð heildarárangur fyrirtækisins verði
sem mestur. Þó er re'tt að horfast í augu
við það strax að þetta er ekki auðvelt
eða vandalaust verkefni. Aðalvandinn
liggur í því að þegar þetta er gert í fyrsta
skipli felst oft mikil vinna í því að tína
tölur út úr gögnum fyrirtækisins en el'tir
að það hefur verið gert einu sinni á þetta
ekki að vera mikið mál. í raun mun slík
mæling spara vinnu til lengri tíma litið
því að þessar upplýsingar eru mjög
gagnlegar við alla ákvarðanatöku og lil
stuðnings við rekstur fyrirtækisins í
heild.
Vi tað er að það eru ekki mörg fy rirtæki
hérlendis sem mæla skipulega hjá sér
árangurog arðsemi í starfsmannamálum.
Þau fyrirtæki sem þó eru farin að mæla
styðjast flest við mjög fáa mælikvarða.
Ljóst er að íslensk fyrirtæki þurfa að
taka sig verulega á í mælingum á þessu
sviði til þess að komaþessum málaflokki
á það stig sem hann á að vera miðað við
mikilvægi hans.
2