Sveitarstjórnarmál - 01.03.1997, Blaðsíða 54

STJORNSYSLA
má nefna að þegar ákvörðun byggingarnefndar um
byggingarleyfi er kærð til umhverfisráðherra ber honum
m.a. að leita eftir áliti skipulagsstjómar ríkisins, sbr. 8.
mgr. 8. gr. byggingarlaga nr. 54/1978, með síðari breyt-
ingum. Þótt gögn málsins berist þannig skipulagsstjórn
er það eingöngu umhverfisráðherra sem er bær til að
taka ákvörðun um aðgang almennings að gögnum kæru-
málsins þar sem hann tekur ákvörðun í málinu en ekki
skipulagsstjórn. Ef skipulagsstjórnin aflar eða útbýr
gögn til að undirbúa umsögn sína og lætur þau ekki
fylgja með umsögn sinni til ráðherra fer skipulagsstjóm
með ákvörðunarvald um hvort aðgangur verði veittur að
þeim gögnum.
Úrskurður úrskurðarnefndar um unnlvsingamál frá 22.
ianúar 1997 í málinu nr, A-l/1997: Lögreglustjórinn í
Reykjavík hafði synjað kæranda um aðgang að gögnum
um umsókn tiltekins umsækjanda um skotvopnaleyfi. Um-
sóknin hafði verið send sýslumanninum í Hafnarfirði skv.
1. mgr. 14. gr. laga nr. 46/1977. um skotvopn, sprengiefni
og skotelda. Með vísan til 4. mgr. 15. gr. laganna fór um-
sækjandinn síðan fram á það með bréfi til dóms- og
kirkjumálaráðherra að sér yrði veitt undanþága frá 2. mgr.
sömu greinar. í niðurstöðu úrskurðarnefndar var gerð
grein fyrir efni 3. mgr. 10. gr. uppl. og st'ðan sagt að „þar
eð líta verður svo á að beiðni kæranda um aðgang að
gögnum hafi lotið að umsókn um skotvopnaleyfi og beiðni
hans um undanþágu bar kæranda að snúa sér til sýslu-
mannsins í Hafnarfirði og dóms- og kirkjumálaráðuneytis-
ins, en ekki til lögreglustjórans í Reykjavík sem aðeins lét
í té umsögn um undanþágubeiðnina. Með vísun til þess er
kæru á hendur lögreglustjóranum í Reykjavík vísað frá úr-
skurðamefnd.“
Ef stjórnvaldi berst skriflegt erindi um aðgang að
gögnum sem heyrir undir úrlausn annars stjómvalds ber
því að framsenda erindið á réttan stað svo fljótt sem
unnt er, í samræmi við 2. mgr. 7. gr. stjórnsýslulaga.
Þegar svo ber undir heyrir það jafnframt til vandaðra
stjórnsýsluhátta að tilkynna aðila um framsendinguna
svo að honum megi ljóst vera hvar erindi hans er niður
komið. Verði hins vegar ekki ráðið af erindinu hvert
beri að framsenda það skal það endursent svo að aðili sé
ekki í villu um að erindið hafi borist á réttan stað. Þegar
erindi er komið á framfæri munnlega og það heyrir und-
ir annað stjómvald að leysa úr því ber með sama hætti
að leiðbeina honum eins og kostur er hvert hann skuli
snúa sér.
Þegar stjómvöld hafa afhent Þjóðskjalasafni Islands
eða öðru opinberu skjalasafni skjöl sín til varðveislu,
svo sem skylt er um öll skjöl áður en þau hafa náð þrjá-
tíu ára aldri, sbr. 5. og 6. gr. laga nr. 66/1985, um Þjóð-
skjalasafn íslands, færist ákvörðunarvaldið um rétt til
aðgangs að gögnum til safnsins, sbr. 1. mgr. 20. gr.
uppl. Sveitarfélögum og stofnunum þeirra er skylt að af-
henda Þjóðskjalasafni skjöl sín ef þau eru ekki aðilar að
héraðsskjalasafni og afhenda skjöl sín þangað. Að meg-
instefnu til gilda þá sömu réttarreglur um aðgang að
gögnum samkvæmt upplýsingalögum, en eðli máls sam-
kvæmt má búast við að söfn nýti heimild 3. mgr. 3. gr.
uppl. til að veita almennt rýntri aðgang en aðferðir upp-
lýsingalaga, sbr. 1. mgr. 10. gr., gera ráð fyrir. Telji safn
leika vafa á rétti til aðgangs getur það eftir 2. mgr. 20. gr.
uppl. leitað eftir rökstuddri umsögn þess stjómvalds sem
afhenti safninu gögnin áður en ákvörðun er tekin.
Tilgreining máls
Þeim sem óskar aðgangs að upplýsingum hjá stjórn-
völdum á grundvelli upplýsingalaga býðst að setja erindi
sitt fram með tvenns konar hætti, sbr. 1. mgr. 10. gr.
uppl. Annars vegar getur hann óskað eftir að fá að kynna
sér ák\’eðin gögn tiltekins ntáls. Hins vegar getur hann
óskað eftir að fá aðgang að ölhtm gögmtm tiltekins máls.
I síðara tilvikinu ætti viðkomandi rétt á að fá aðgang að
öllum þeim gögnunt sent teljast til „gagna máls" í skiln-
ingi 2. mgr. 3. gr. uppl., enda standi ákvæði 4.-6. gr. því
ekki í vegi.
Úrskurður úrskurðamefndar um unplvsingamál frá 4. mars
1997 í' málinu nr. A-5/1997: Kærandi hafði m.a. farið fram
á aðgang að upplýsingum um nöfn arkitekta og verkfræð-
inga sem unnið höfðu verktakavinnu fyrir nokkur ráðuneyti
síðastliðin fimm ár. I niðurstöðu úrskurðamefndar sagði að
f beiðninni væru þannig „hvorki tilgreind þau gögn, sem
kærandi óskar að kynna sér, né tiltekið það mál, sem hann
óskar upplýsinga um, eins og áskilið er í 1. mgr. 10. gr.
upplýsingalaga. Samkvæmt því var [ráðuneytunum] ekki
skylt að veita honum umbeðnar upplýsingar skv. 3. gr. lag-
anna.“
Eins og áður er lýst leiðir af ákvæði 1. mgr. 3. gr. að
ekki er hægt að biðja um gögn í öllum málum af ákveð-
inni tegund eða frá tilteknu tímabili á grundvelli upplýs-
ingalaga. Sama takmörkun er áréttuð í 1. mgr. 9. gr. og
1. mgr. 10. gr. uppl. Hversu nákvæm tilgreining þessi
verður að vera er ekki hægt að svara einhlítt. Almennt
ætti beiðni að fullnægja kröfum þessara ákvæða þegar
gögn eða mál eru tilgreind með það glöggum hætti að
stjómvöldum sé fært að hafa uppi á þeim. I þessu sam-
bandi er og rétt að hafa í huga að á grundvelli 7. gr.
stjómsýslulaga ber stjómvöldum að veita aðila nauðsyn-
lega aðstoð og leiðbeiningar, eftir því sem við verður
komið, til að koma beiðni í fullnægjandi búning, reynist
hún ónákvæm.
Með þessari afmörkun er almenningi ekki veittur rétt-
ur til þess að fá aðgang að dagbókum eða málaskrám
stjómvalda til þess að kanna hvaða mál væri áhugavert
að fá að kynna sér. Enn síður á almenningur rétt á að fá
frjálsan aðgang að skjalageymslum stjómvalda til þess
að kanna hvort þar sé eitthvað forvitnilegt að finna.
Samkvæmt 2. mgr. 10. gr. uppl. þarf beiðni um upp-
lýsingar ekki að vera borin fram skriflega, nema stjóm-
vald telji þess þörf og þá á eyðublaði sem það leggur til.
48