Frjáls verslun - 01.01.2005, Page 120

120 F R J Á L S V E R S L U N • 1 . T B L . 2 0 0 5
RÁÐSTEFNUR OG FUNDIR
Til að ráðstefna takist vel og gestirnir haldi heim með góðar minningar má enginn hlekkur í keðjunni bresta. Gott skipulag ráðstefnunnar, góður viðurgjörningur og skemmtileg afþrey-
ing verður að vera í lagi. Góður undirbúningur skiptir höfuðmáli og
er mikilvægt að leita til fólks sem kann til verka og getur aðstoðað
við hann,“ segir Helga Lára Guðmundsdóttir, deildarstjóri hjá Ráð-
stefnuskrifstofu Íslandsferða.
Sparar tíma, fyrirhöfn og peninga Ráðstefnuskrifstofa Íslands-
ferða er hluti Íslandsferða, dótturfyrirtækis Flugleiða sem sinnir
sölu ferða til landsins. Hún hét áður Ferðaskrifstofa Íslands. Vel-
menntað starfsfólk með langa reynslu að baki, aðstoðar þá sem
halda ráðstefnu eða fundi og sparar þeim bæði tíma, fyrirhöfn og
peninga. „Það er mikil vinna að halda utan um ráðstefnu ef allt á að
ganga upp,“ segir Helga Lára
Starfsfólk mitt veitir ráðgjöf um nauðsynlega aðstöðu til ráðstefnu-
halds, gistimöguleika, veitingastaði og skoðunarferðir svo eitthvað
sé nefnt. Fjárhagsáætlun er gerð í
upphafi samstarfs og endurskoðuð
reglulega. Við eru með hagstæða
samninga við birgja vítt um landið
sem gerir okkur kleift að bjóða við-
skiptavinum okkar hagstætt verð
á hinni ýmsu þjónustu, segir Helga
Lára og bætir við að nýtt viðmót og
bókunarvél á Netinu komi til með að
auðvelda alla úrvinnslu og bæta þjónustu við viðskiptavininn. Slóðin
er: www.icelandtravel.is.
Afþreying er mikilvæg Við undirbúning ráðstefnu skiptir miklu
máli að hafa tímann fyrir sér. Stærri ráðstefnur þurfa að minnsta
kosti tveggja ára undirbúningstíma. Alltaf er gott að vera í góðan
tíma til að hægt sé að bóka gistirými og salarkynni sem henta
ráðstefnunni eða fundinum. Mikilvægt er að vanda vel til skoð-
unarferða og allrar afþreyingar til að eftir sitji góðar minningar í
hugskoti gestanna. Skoðunar- og afþreyingarferðir á jökla, hvala-
skoðun og hestaferðir eru alltaf vinsælar. „Bláa lónið stendur
alltaf fyrir sínu og það hefur gefist vel að ljúka ráðstefnu með
hátíðarkvöldverði þar,“ segir Camilla Tvingmark verkefnastjóri.
„Fyrir gesti sem hafa komið hingað áður er nauðsynlegt að geta
boðið upp á einhverja nýja afþreyingu og verðum við því að vera í
stöðugri hugmyndavinnu. Þegar skipuleggja á dægradvöl gesta er
jafnframt nauðsynlegt að athuga aldurssamsetningu gesta og bjóða
afþreyingu samkvæmt því.“
Ráðgjöf og
mikil reynsla
RÁÐSTEFNUSKRIFSTOFA ÍSLANDSFERÐA
„Enginn hlekkur í keðjunni má bresta. Gott skipulag ráð-
stefnunnar, góður viðurgjörningur og skemmtileg afþreying
verður að vera í lagi,“ segja Camilla Tvingmark og Helga
Lára Guðmundsdóttir hjá Ráðstefnuskrifstofu Íslandsferða.
Starfsfólk Ráðstefnu-
skrifstofu Íslandsferða
kann að undirbúa
ráðstefnu eða fund.
Góður undirbúningur
skiptir höfuðmáli