Bókasafnið - 01.01.2003, Blaðsíða 33

sem sýna hvernig nota á kerfið og ekki síst til að
útskýra hvers vegna við erum að ínnleiða skjalastjórn
og notkun á skjalavistunarkerfi.
Verklag við innleiðingu skjalastjórnar
Þótt góður ásetningur fýlgi ákvörðunum stjómenda um
að innleiða skjalastjórnarkerfi hjá sveitarfélögum, þá er
að mörgu að hyggja áður en skrefið er tekið að fullu.
Þegar alþjóðlegi staðallinn í skjalastjórn ISO
15489-1:2001 er skoðaður, þá er þar lýst 8 skrefum að
hönnun og innleiðingu skjalastjórnunarkerfis.
A. Frumkönnun (preliminary investigation)
C. Greining á atvinnustarfsemi (analysis of bus-
iness activity)
D. Greining á þörfinni fyrir skjöl (identification of
requirements for records)
E. Mat á núverandi kerfi (assessment of existing
systems)
F. Greining á leiðum til úrbóta sem fullnægja
þörfum skjalastjórnar (identification of strat-
egies for satisfying records requirements)
G. Hönnun skjalastjórnarkerfis (design of a
records system)
H. Innleiðing skjalastjórnarkerfis (implementa-
tion of a records system)
I. Endurmat (post-implementation review)
Svo virðist vera sem of oft sé horft framhjá liðum A-D
og farið beint í sambland liða E-G. Þegar þessum
skrefum sem taldir eru upp í liðum A-D er sleppt, þá
vantar mikilvæga þætti í innleiðingu skjalastjórnar
og með tímanum fer það að skapa vandamál sem
erfiðara er að leysa þegar fram í sækir.
Til að útskýra þetta frekar þurfum við að skoða
hvað felst í hverjum og einum lið og þá fyrst liðum A-
D sem greinarhöfundur er hræddur um að verði of oft
útundan að einhverju leyti í innleiðingarferlinu.
Tílgangurinn meðjrumfeönnun oggreiningu á atuinnu-
starfseminni er að veita yfirsýn yfir starfsemi sveit-
arfélagsins og meta þörfma fyrir myndun og varðveislu
skjala í því samhengi. Þetta leggur grunninn að myndun
skjalalykils, en samræmdur skjalalykill er skilgreindur
sem eitt mikilvægasta tæki skjalastjórnar. Það leggur
einnig grunninn að gerð skjalaáætlunar, sem segir til
um hversu lengi vissir skjalaflokkar skulu geymdir og
hveijir skuli hafa aðgang að þeim.
Greining á þörfinni fyrir sfejöl gerir sveitarfélagið
betur í stakk búið til að uppfylla þær kröfur sem
atvinnureksturinn, löggjafinn eða samfélagið gerir til
skjalastjórnar. Úr greiningunni kemur upplistun á
þeim uppsprettum skjala sem varða starfsemina og
síðast en ekki síst er hún formleg skýrsla til stjórn-
enda um þörf sveitarfélagsins fyrir að varðveita skjöl.
Mat á núuerandi feerýi.Tilgangur slíks mats er að sjá
hvernig núverandi kerfi heldur utan um skjölin og
hvort einhversstaðar megi gera bót á.
Það þarf e.t.v. enga sérfræðinga til að sjá það að
„skjalahrúgur" á skrifstofum og í geymslum, glötuð
skjöl, tímafrek leit að samningum og skýrslum er ekki
góð skjalastjórn og þarfnast aðgerða til úrbóta. En það
er ekki nóg að fjárfesta eingöngu í rafrænu skjalavist-
unarkerfi og notast við skjalalykil úr handbók um
skjalavörslu sveitarfélaga. Það þarf að taka tíma í að
gera frumkönnun. Það þarf að lista upp alla þá skjala-
flokka sem eru í notkun í hverri deild og það þarf að
vinna skjalalykil sem byggir á starfsemi hvers sveitar-
félags. Það þarf líka að vera til geymsluáætlun og skrá
yfir gögn í geymslu og þau gögn sem hefur verið eytt.
Án þessa tapa sveitarfélög mikilvægri yfirsýn yfir það
hvar skjöl eru að myndast, hver ber ábyrgð á myndun
þeirra og hverjir hafi aðgang að þeim.
Ef við lítum síðan á liði E-G þá ber fyrst að líta á
greiningu á leiðum til úrbóta semfullnœgja þörfum sfejala-
stjórnar. Hér er tekið á hlutum eins og stefnumörkun
sveitarfélagsins í skjalamálum, hvaða leiðir skuli
farnar til að uppfylla þau skilyrði sem sveitarfélaginu
eru sett í lögum og reglugerðum. Ein þessara leiða er
t.d. að velja og festa kaup á skjalavistunarkerfi. Með
Hér hefur skjalastjórn uerið innleidd.
BÓKASAFNIÐ 27. ÁRG. 2003
31