Víkurfréttir

Issue

Víkurfréttir - 30.04.1987, Page 11

Víkurfréttir - 30.04.1987, Page 11
VflWiít MÍKUn 10 Fimmtudagur 30. apríl 1987 Fimmtudagur 30. apríl 1987 11 ENDURSKODUNARSKÝRSLA KEFLAVÍKURBÆJAR Hr. ritstjóri. Vegna greinar í hlaði yðar jostudaginn 24. apríl s.l. sem ber yfirskriftina ,.Af marg gefnu til- efni" undirrituð afTómasi Tóm- assyni og Hilmari Péturssyni, vil ég hér með koma áframfœri mót- malum við efni greinarinnar. Allt frá þvl að meirihluti okkar alþýðuflokksmanna tók við, höf- um við mátt þola allskonar ónot, en þar hefur blað þeirra sjálf- stœðismanna, Reykjanes, haft al- gjöra forystu um. Flest af þess- ari lágkúru hefur ekki verið svara vert, en grein þeirra félaga, Tóm- asar og Hilmars, er eitt af þvi, sem taka verður alvarlega. Ég kannast ekki við að hafa viðhaft þau ummceli um bœjarfélagið og starfsmenn þess, sem þeir tala um i niðurlagi greinar sinnar. Til þess að svara þessum skrifum er ég tilneyddur til að óska hér með eftir þvi að heiðrað blað yðar kynni fyrir lesendum meðfylgj- andi skýrslu endurskoðenda Keflavlkurbœjar, sem bœjarráð réði til að gera úttekt á og endur- skoða bókhald og fjárreiður bœj- arsjóðs. Það var fljótlega Ijóst að nauð- synlegt var að láta gera þessa út- tekt og óumflýjanlegt að ráða nýja endurskoðendur til þess. Eftir að Ijóst var hvað þurfti lag- fœringar við, hefur þeim hlutum verið komið í lag, þannig að nú er því aðhaldi og stjórnun beitt, sem nauðsynlegt er. Það skal tekið fram að þeir einstaklingar sem nafngreindir eru í skýrslunum hafa gert upp sín mál að fullu eftir þvi sem það er hœgt, en þeir Tómas og Hilmar hafa skilað greinargerð varðandi þau mál, sem snerta fyrrverandi btejar- stjóra. Að lokum vil ég ítreka að end- urskoðunin var framkvœmd af illri nauðsyn ogfyrst ogfremst til þess að koma hlutunum I það horf sem vera ber og er skylda bœjarstjórnarinnar að sjá um að gert sé. Virðingarfyllst, Guðfinnur Sigurvinsson, forseti bæjarstjórnar Keflavikur. Bæjarráð Keflavíkur, Keflavík. Reykjavík 04.02.1987. Með bréfi dags. 31.10.1986 fór bæjarstjórinn í Keflavík, f.h. Kefla- víkurbæjar, þess á leit við okkur að við tækjum að okkur endurskoðun á bókhaldi bæjarins. Við hófumst þá þegar handa um framkvæmd verksins og hefur verið unnið að því síðan, allt til þessa dags. A þessum tíma höfum við sent bæjarráði nokkur bréf og athuga- semdir, ásamt áfangaskýrslu vegna endurskoðunarinnar, en sú skýrsla er dagsett hinn 19.11.1986. Viðhöf- um ennfremur sent ýmsum starfs- mönnum bæjarins fyrirspurnarbréf og hefur efni þeirra jafnframt verið kynnt bæjarráði eða bæjarstjóra. Við höfum nú lokið við gerð reikningsskila fyrir bæjarsjóð, fyrir fyrstu 10 mánuði ársins 1986, svo og reikningsskila fyrir SBK fyrir sama tímabil. Við lok þessara reikningsskila teljum við rétt að senda bæjarráði heildarskýrslu um störf okkar. Fyrri ársreikningar Keflavíkur- bæjar. í skýrslu okkar 19.11.1986 eru fyrri ársreikningar bæjarins og árit- un endurskoðanda á þá gerð að um- talsefni. Þar er komist að þeirri nið- urstöðu, að reikningsskilin séu ekki í samræmi við góða reikningsskila- venju, né heldur hafi þeir veriðend- urskoðaðir í samræmi við góða endurskoðunarvenju, þrátt fyrir það sem fram kemur í áritun endur- skoðanda. Frá því að tilvitnuð skýrsla okk- ar var skrifuð hefur ekkert komið í ljós er breyti þessari skoðun okkar. Þvert á móti hafa fjölmörg atriði komið í ljós til viðbótar er renna stoðum undir þetta álit. Nægir þar að nefna til mál Ragnars Friðriks- sonar, sem síðar verður komið að. Ljóst er að stórkostleg brotalöm er á reikningsskilum undanfarinna ára, endurskoðunin hefur ekki verið hnitmiðuð og raunar að mestu óvirk og allt bókhald bæjarins og innra eftirlit í hinum mesta ólestri. Þetta á ekki aðeins við um bókhald bæjarsjóðs, heldur einnig bókhald SBK, meðferð gagna hjá áhalda- húsi, afstemmingar launabókhalds og svo mætti lengi telja. Reikningsskil SBK: Við höfum valið þann kost að gera sjálfstæð reikningsskil fyrir SBK fyrir tímabilið 1.1. - 31.10.1986. Þessi reikningsskil eru árituð, en í áritun kemur fram fyrirvari vegna máls Ragnars Friðrikssonar svo og vegna upphafsstöðu ársreiknings- ins. Hvað varðar mál Ragnars, vísum við til skýrslna, sem við höfum sent bæjarráði, dags. 07.01., 22.01. og loks 29.01.1987. Teljum við að það mál sé nú í höndum bæjarráðs til frekari ákvörðunar. Við endurskoðunina hafa komið í ljós nokkur atriði, sem við leggjum áherslu á að verði lagfærð: 1. Frá l.janúar 1987 verði bók- hald SBK fært algerlega sjálfstætt. 2. Sami aðili gegni ekki störfum gjaldkera og bókara, svo sem verið hefur. 3. Eðlilegt eftirlit verði haft með olíu og öðrum rekstrarvörum. I þessu sambandi létum við kannaog skrá birgðir SBK hinn 31.12.1986. 4. Færsla og skráning bókhalds verði regluleg og það tryggt að nauðsynleg úrvinnsla bókhaldsins fari fram. 5. Eðlilegu eftirlitskerfi verði komið upp með útgjöldum, m.a. vegna viðhalds og varahluta. Þetta verði m.a. fólgið í því að þeir aðilar, sem ábyrgir eru fyrir einstökum verkþáttum skrifi upp á reikninga þeirra vegna, og gefi jafnframt skýringar á því hvaða bifreið sé um að ræða o.s.frv. 6. Tryggt verði að farið sé yfir akstursskýrslur vagnstjóra, þannig að allar hópferðir og tilfallandi akstur skili sér og sé innheimtur reglulega. 7. Nauðsynlegt er að reikningar SBK vegna aksturs séu skrifaðir út mánaðarlega, en til þessa hefur út- skrift þeirra verið mjög óregluleg. Reikningsskil Keflavíkurbæjar: Um tekjur: Skráning á tekjum bæjarins vegna sölu til þriðja aðila hefur alls ekki verið fullnægjandi og raunar með þeim hætti að útilokað er að sannreyna hvort allar tekjur hafi skilað sér. Utskrift reikninga hefur ekki verið í númeraröð og færsla gagna handahófskennd. Sama má segja um staðgreiðslu- sölu í áhaldahúsi. Ekkert nothæft eftirlit hefur verið með henni. Söluskattskil bæjarins eru svo sérkapítuli. Þar er ljóst að alls eng- in afstemming eða tilraun til að finna réttan gjaldstofn hefur átt sér stað. Svo virðist sem söluskatt- skýrslur hafi verið áritaðar með upphæðum af handahófi og sölu- skattur greiddur í samræmi við það. Við lauslegan samanburð á sölu- skattsgreiðslum Keflavíkurbæjar og annarra sveitarfélaga, verður ekki annað séð en að söluskattur hafí verið ofgreiddur í verulegum mæli um langt skeið. Þetta atriði er í nánari skoðun. Eftirlit með greiðslum og fram- lögum frá opinberum aðilum virð- ist einnig vera í lágmarki, og raun- ar ekki á ábyrgð neins sérstaks að- ila að fylgjast með þeim. Þannig komu t.d. í ljós greiðslur frá ríkis- sjóði (þéttbýlisvegafé) sem færðar höfðu verið inn á hlaupareikning bæjarsjóðs, alls að upphæð kr. 1.400.000.00, en þeirra var að engu getið í bókhaldi. Sama var um framlög frá Framkvæmdasjóði aldraðra, að upphæð kr. 750.000. Endurskoðun á gjaldendabók- haldi bæjarins er ekki lokið enn og því ekki tímabært að draga álykt- anir þar að lútandi. Þó er ljóst að engin afstemming hefur verið gerð á milli gjaldendabókhalds og fjár- hagsbókhalds. Brýn nauðsyn er á því að gerð verði úttekt á því hvað af þeim gjöldum, sem útistandandi eru talin eru í raun innheimtanleg. Um gjöld: Laun: A miðju ári 1986 var tekið í notk- un nýtt launabókhald hjá bænum, en ekki virðist starfsfólki hafa verið kynnt nægjanlega hvernig það kerfi vinnur, né heldur með hvaða hætti meðhöndla skyldi upplýsingar úr því. Af þessu leiðir að skráning gagna úr launabókhaldi í fjárhags- bókhald hefur ekki verið fullnægj- andi og beinlínis röng, og nauðsyn- legar afstemmingar því alls ekki fyrir hendi. Starfsmenn þeir, sem með launamál hafa að gera, hafa ekki getað unnið sjálfstætt við launakerfið. Þá er meðhöndlun ávísana, sem notaðar eru til greiðslu launa, óafsakanleg meðöllu. Þessar ávísanir liggja eftirlitslausar þar sem fjöldi manna hefur aðgang að þeim og við bætist að hlaupareikn- ingur sá, sem ávísað er á hefur ekki verið stemmdur af svo árum skipt- ir. Annað atriði er varðar greiðslu launa er eftirlit með eftirvinnu og aukagreiðslum, en það virðist ekki vera með þeim hætti að fullnægj- andi geti talist. Þannig hefur t.d. einn starfsmaður, Jón B. Olsen, verið að staðaldri með yftr 100 tíma í eftirvinnu á mánuði, undanfarna mánuði, án sérstakra skýringa eða uppáskriftar. Hér þarf skýr fyrir- mæli um framkvæmd. Skil og meðferð á launamiðum til skattyfirvalda, hvað varðar greiðsl- ur til verktaka, hefur verið verulega ábótavant. Þá hefur ennfremur vantað afstemmingu á innsendum launamiðum og gjaldfærðum laun- um. Fyrirframgreiðsla launa hefur ver- ið skipulagslaus og oft á tíðum hafa upphæðir, sem greiddar hafa verið fyrirfram, legið sem sjóður hjá gjaldkera án þess að endurgreiðsla eða frádráttur frá síðari launum hafi farið fram. Engar reglur hafa gilt um þessar fyrirframgreiðslur og þær þvi ekki verið í neinu samræmi við laun viðkomandi starfsmanns. Auk fyrirframgreiddra launa hafa starfsmenn bæjarins átt kost á lánum, sem færð hafa verið á sér- staka starfsmannareikninga í bók- haldi. Sama gildir um lán þessi eins og fyrirframgreiðslur, að þau hafa ekki í framkvæmd farið eftir nein- um ákveðnum reglum, hvorki hvað snertir upphæðir, eða fyrirkomulag endurgreiðslu. Skuldir hafa þannig staðið mánuðum eða jafnvel árum saman án þess að vextir hafi verið reiknaðir. Kostnaðarliðir almennt: Misbrestur er á því að eðlilegt eftirlit sé með útgjöldum bæjarins, þ.e. að ábyrgðaraðilar skrifi upp á reikninga til greiðslu, ásamt skýr- ingum. Oft á tíðum er fylgiskjölum mjög ábótavant og formsatriða ekki gætt svo fullnægjandi sé. Hér er þó nokkur mismunur á milli stofnana, en einna lakast virðist ástandið vera á bæjarskrifstofun- um. Nauðsynlegt er að fastmótaðar reglur verði settar um uppáskriftir og að gjaldkera sé þá jafnframt ljóst hvaða formsatriða þarf að gæta til þess að greiðsla sé heimil. Jafnframt þurfa ábyrgðaraðilar að gera grein fyrir því hvaða útgjaldalið viðkom- andi greiðsla tilheyrir. Veltufjármunir: Um meðferð á sjóði gjaldkera vís- ast til bréfs, sem sent var bæjar- stjóra hinn 05.01.1987, enþarkem- ur fram gagnrýni á fyrirkomulagi fyrirframgreiddra launa svo og því að geymdar eru ávísanir frá gjald- endum, vegna bæjargjalda, stund- um svo mán'uðum skiptir. Um meðferð og afstemmingu bankareikninga vísast til skýrslu frá 19.11.1986 en það skal jafnframt ítrekað að hér er um grundvallarat- riði að ræða og brýn nauðsyn á því að út verði bætt. Við endurskoðun hefur komið í ljós að afstemmingar hafa ekki farið fram í áraraðir enda var um fjölda leiðréttinga að ræða fyrir það tímabil, sem yftrfarið var. Hlaupareikningur 855 í Spari- sjóðnum í Keflavík, var skv. upp- lýsingum Harðar Ragnarssonar, notaður af fyrrverandi bæjarstjóra, Steinþóri Júlíussyni. Engar hreyf- ingar eru á þessum reikningi árið 1986, en inneign á honum var skv. bókhaldi kr. 127.362.00. Við af- stemmingu kom í ljós að innstæða þessi var ekki fyrir hendi, heldur var inneign á þessum reikningi kr. 2.205.00. Á árinu 1986 eru í bók- haldi bæjarins bókaðar þrjár ávís- anir, samtals að upphæð kr. 140.000.00, sem og taldar vera út- tekt Steinþórs og fært á starfs- mannareikning hans. Þessar ávís- anir voru í raun gefnar út sem hér segir: 19.01.1981 ...... kr. 60.000.00 19.11.1982 ....... kr. 30.000.00 26.05.1983 ....... kr. 50.000.00 Koma þarf á virku eftirliti með útistandandi kröfum bæjarsjóðs, öðrum en opinberum gjöldum, þ.e. viðskiptamönnum, víxileign og verðbréfaeign. Á þessu hefur verið mikill misbrestur, og innheimtu þessari ekki sinnt svo sem vera ber. Nefna má sem dæmi skuldabréf Jón B. Olsen, sem bæjarsjóður á. Skuldabréf þetta var upphaflega kr. 305.000.00 útgefið 1983. Aldreihef- ur verið greitt af bréfinu og nema gjaldfallnar greiðslur nú kr. 707.000.00 að meðtöldum dráttar- vöxtum. Þetta er vægast mjög óeðli- leg framkvæmd og hagsmunir bæj- arsjóðs fyrir borð bornir. Nokkuð hefur verið um það að víxlar í eigu bæjarsjóðs, hafa verið notaðir sem greiðsla til þriðja aðila vegna viðskipta, eða jafnvel notaðir til að greiða framlög bæjarins til ákveðinna stofnana, svo sem Fjöl- brautaskóla. Þetta teljum við ekki rétt, heldur ætti að innheimta alla víxileign, til að fylgjast betur með framgangi mála. Þurfi að inna ein- hverjar greiðslur af hendi með víxl- um ættu það einungis að vera víxlar, samþykktir af bæjarsjóði. I ársreikningi 1985 eru eignfærð- ar greiddar ábyrgðir vegna Heimis h.f., sem varð gjaldþrota og ljóst að ekki verður um endurgreiðslu að ræða. Þessi upphæð, kr. 5.309.264, ásamt ábyrgðar vegna saumastof- unnar Sporið h.f. að upphæð kr. 546.387 eða alls kr. 5.855.651.00 höfum við gjaldfært í reikningsskil- um 31.10.1986 undir liðnum „Önn- ur mál“, afskrifaðar tapaðarskuld- ir. Við athugun á birgðum bæjar- sjóðs í ársbyrjun 1986 var það upp- lýst að þær voru ekki byggðar á neinni raunverulegri talningu eða mati. Upphæðir þessara birgða telj- ast því ómarktækar. Talning sú sem við létum framkvæma á birgðum 31.12.1986 leiddi einnig í ljós að gera má ráð fyrir því að birgðamat í reikningsskilum 1985 sé að veru- legu leyti rangt. Verulegra endurbóta er þörf á eftirliti með birgðum í áhaldahúsi, svo og bókun á þeim hreyfingum í fjárhagsbókhaldi. Með núverandi fyrirkomulagi er útilokað að hægt sé að hafa eftirlit með því að þær vörur sem inn eru keyptar skili sér á rétta gjaldaliði og þess er heldur enginn kostur að meta hvort rýrnun verður á þessum vörum. Þetta á einnig við um ýmiss konar aðkeypta þjónustu í áhaldahúsi, svo sem akstur, vélavinnu o.fi. Hér er um háar fjárhæðir að ræða og fyllsta ástæða til aðgerða. Frekara aðhalds er þörf í sambandi við öll innkaup á rekstrarvörum og að- keyptri þjónustu og verður að gera þá kröfu að ábyrgðamenn viðkom- andi verkliða eða stofnana áriti reikninga. Hér má nefna sem dæmi aðkeyptan akstur og vélavinnu og kemur þá til athugunar nýting á þeim tækjum sem eru í eigu bæjar- sjóðs. Áberandi stærstur hluti aksturs er keyptur af Sverri Olsen og er um- fang þess aksturs slíkt að ástæða er til að ætla, að hægara hefði verið að bjóða út viðkomandi verkliði. Fyrstu 10 mánuði ársins 1986 er þessi upphæð kr. 1.965.000.00. I áfangaskýrslu okkar dags. 19.11.1986 er minnst á gerð eigna- skrár. Mjög brýnt er að þegar sé hafist handa um gerð hennar, enda óverjandi með öllu að hún sé ekki til. Ekki er það síst vegna þess að umtalsverður hluti eigna er gjald- færður, þannig að bókhaldslegt eft- irlit með eignum er óframkvæman- legt án eignaskrár. Um skuldir: Um skuldir er það að segja að þær voru með öllu óafstemmdar í bók- haldi, auk þess sem verð- eða geng- istryggðar skuldir höfðu ekki verið framreiknaðar, svo sem vera ber. Við höfum kannað þennan lið sér- staklega og gert íjölda leiðréttinga og teljum að skuldirnar, eins og þær eru tilgreindar í efnahagsreikningi 31.10.1986 séu réttar. Við athugun þessa kom í ljós að óreiða var á gögnum, þ.e. ekki var haldið til haga á skipulegan hátt afritum af skuldabréfum sem bæjarsjóður hafði gefið út og að ennfremur var ekki með neinum hætti haldið utan um vanskil vegna skulda. Þá voru dæmi um að skuldabréf væru hrein- lega óbókuð svp sem skuld við Brunabótafélag íslands, þar sem nýtt skuldabréf var gefið út til skuldbreytingar. Meðal skulda er talin skuld við Rafveitu Keflavíkur að upphæð kr. 9.436.302.00. Hér er ekki um eigin- lega skuld að ræða, heldur hefur upphæð þessi myndast að hluta til vegna sölu á eignum rafveitunnar til Hitaveitu Suðurnesja. Ástæða þess að ekki hefur verið gengið frá bókun á sölu á eignum þessum er sú að ekki liggur fyrir formlega frá- genginn ársreikningur fyrir Raf- veitu Keflavíkur, árið 1985 og þarf að bæta úr því nú þegar. Um ábyrgðir: Ámælisvert verður að telja að ekki er fyrir hendi tæmandi skrá um ábyrgðir þær sem bæjarsjóður hefur tekist á hendur gagnvart þriðja að- ila. Vinna verður að því að koma upp slíku yfirliti, enda grundvallar- atriði að fyrir liggi upplýsingar um það hvaða upphæðir hér sé um að tefla. Hér skal enn ítrekuð nauðsyn þess að tryggingafræðileg úttekt verði gerð á skuldbindingum bæjar- sjóðs vegna Eftirlaunasjóðs. Hér kann að vera um háar upphæðir að ræða, sem geta haft veruleg áhrif á greiðsluskuldbindingar í framtíð- inni. V erkamannabústaðir: Bókhald á öllu hreyfingum er varða verkamannabústaði eru í ólestri. Hér er bæði átt við kaup og sölu á íbúðum. Skortur er á því að gögn komi til bókunar er varði þessi atriði. Ekki liggja fyrir eiginleg reikningsskil fyrir verkamannabú- staðina. Öryggi tölvuvinnslu: Ekki verður hjá því komist að fara nokkrum orðum sérstaklega um þennan þátt, svo mikilvægur sem hann er. Notkun á aðgangsorð- um hefur verið óskipuleg og gert það að verkum að aðgangur allra þeirra sem á annað borð hafa haft aðgang að tölvunni hefur verið ótakmarkaður. Þannig hefur verið möguleiki fyrir hvern og einn að fella niður opinber gjöld eða gera færslur í fjárhagsbókhaldi að vild, svo að dæmi séu tekin. Þá verður einnig að telja að endurbóta sé þörf vegna staðsetningar tölvunnar, en eins og er þá er mögulegt að ganga inn í tölvuherbergi af götunni, án þess að nokkur verði þess var, enda herbergið að jafnaði ólæst. Gögn þau sem tölvan geymir eru mikil- vægari en svo að slíkt fyrirkomulag sé verjandi. Þá þarf einnig að taka til athugunar varðveislu öryggisaf- rita (Backup), en þau þarf að geyma með tryggari hætti en nú er gert. Gerð fjárhagsáætlunar: Við lauslegan samanburð á fjár- hagsáætlun og rauntölum ársins 1986’ koma fram meiri frávik en svo að þau verði skýrð með þeirri óreiðu og ónákvæmni, sem verið hefur á bókhaldi og reikningsskil- um. Hér má til nefna að samkvæmt fjárhagsáætlun fyrir árið 1986 er gert ráð fyrir tekjuafgangi að upp- hæð kr. 17.851.000.00, en rauntöl- ur fyrstu 10 mánaða ársins sýna gjöld umfram tekjur að upphæð kr. 25.310.743.00. í þessu sambandi þarf þó að gera ráð fyrir því að aðal framkvæmdatímabili er lokið 31.10. Með tilvísun til þess að fjárhags- áætlun er sá grundvöllur, sem tekjuöfiun og ráðstöfun fjármuna bæjarins byggist á, svo og fjármála- stjórnun öll, verður að gera þá kröfu að betur verði til hennar vandað. Niðurlag: Af því, sem fram hefur komið í skýrslu þessari, er ljóst að brýnna úrbóta er þörf í bókhaldi og stjórn- an bæjarins. Skipulagsleysi og eftirlitsleysi hefur einkennt meðferð fjármuna, og óljós skipting ábyrgða á einstök- um þáttum hefur verið áberandi. Innra eftirlit hefur verið í molum og formleg skilgreining starfa ekki fyrir hendi. Ekki er við einstaka starfsmenn að sakast í þessu efni, heldur verður að vísa til þeirrar ábyrgðar, sem kjörnir bæjarfulltrú- ar og stjórnendur bera svo og þeir aðilar, sem þeir kveðja til eftirlits- starfa. Það er beiðni okkar að bæjarráð taki nú þegar formlega afstöðu til þess hvernig staðið verði að þeim endurbótum sem hér þarf að gera. Reykjavík 04.02.1987. HAGSKIL h.f. Gunnar Örn Kristjánsson (sign.) Lárus Halldórsson (sign.) Ragnar Gíslason (sign.) löggiltir endurskoðendur. Dansleikur 1. maí-nefnd heldur dansleik í Stapa, föstu- daginn 1. maí. Hljómsveit Birgis Gunnlaugssonar sér um fjörið frá kl. 10-03. Vínveitingar. Félagar, fjölmennið. 1. maí-nefndin

x

Víkurfréttir

Direct Links

If you want to link to this newspaper/magazine, please use these links:

Link to this newspaper/magazine: Víkurfréttir
https://timarit.is/publication/1102

Link to this issue:

Link to this page:

Link to this article:

Please do not link directly to images or PDFs on Timarit.is as such URLs may change without warning. Please use the URLs provided above for linking to the website.