Morgunblaðið - 30.09.2016, Side 10

10 MORGUNBLAÐIÐ FÖSTUDAGUR 30. SEPTEMBER 2016
Höfðabakka 9, 110 Reykjavík | Sími 595 6200 | bakoisberg.is
Bako Ísberg ehf. sinnir nánast
öllum þeim búnaði sem
veitingageirinn þarf, allt frá
teskeiðum upp í innréttingar og
allt þar á milli. Við erum einn
aðili með margar lausnir.
Fyrirtækið skaffar einnig hönn-
unarráðgjöf og getur komið inn
í hvert verkefni á grunnstigi.
„Við erum með 4-5 manna
verkstæði sem setur upp tæki
en heldur þeim einnig við.“
Meðal viðskiptavina Bako
Ísbergs er Bláa lónið, Iceland-
air-hótelin og Hótel Saga. Þá
þjónusta þau líka veitingastað
IKEA sem er einn stærsti veit-
ingastaður landsins og þörfin á
tækjum og þjónustu eftir því.
Alls starfa ellefu manns hjá
fyrirtækinu og stendur til að
bæta í hópinn. Guðmundur
segir að Bako Ísberg leggi
áherslu á að vera með fagfólk
í vinnu og bendir á að þau séu
með þrjá matreiðslumenn í
sölu.
Vöruhús veitingamannsins
allt á einum stað
E
itt má ekki klikka í rekstr-
inum: bókhaldið. Bók-
haldsþarfir fyrirtækja
geta verið mjög breyti-
legar eftir stærð og eðli
starfseminnar og þarf fjölhæfan og
vandaðan hugbúnað til að halda ut-
an um bókhaldið.
Advania selur þrjár tegundir
bókhaldskerfa frá Microsoft: AX
fyrir stórfyrirtæki, NAV fyrir
meðalstór og stærri fyrirtæki, og
TOK fyrir þau smáu. „Öll fyr-
irtæki, í hvaða rekstri sem er,
þurfa á góðu bókhaldskerfi að
halda. Kerfið þarf að fullnægja
kröfum íslenskra laga og reglu-
gerða og tryggja að rétt sé staðið
að miðlun upplýsinga og greiðslu
skatta,“ segir Ragnar Níels
Steinsson, deildarstjóri TOK bók-
halds. „TOK fullnægir öllum þess-
um kröfum og er þaulreynt kerfi
sniðið að þörfum smærri fyrir-
tækja.“
Ragnar segir TOK byggja á
sama grunni og NAV en að kerfið
hafi verið einfaldað til að gera það
auðveldara í notkun. „TOK hefur
að geyma helstu þætti venjulegs
bókhaldskerfis, s.s. viðskipta-
manna- og lánardrottnakerfi, hefð-
bundið fjárhagsbókhald, birgða-
og innkaupabókhald og verkbók-
hald. Auk þess eru íslenskar aðlag-
anir á kerfinu, eins og að stofna
kröfur á viðskiptamenn, banka-
afstemming, tenging við Þjóðskrá
Íslands og sá möguleiki að senda
rafræna reikninga og standa skil á
virðisaukaskattsgreiðslum papp-
írslaust. TOK býður einnig upp á
öflugt launakerfi sem heldur utan
um launagreiðslur og sendir út
launaseðla. Er töluverð sjálfvirkni í
kerfinu, sem sparar vinnu og dreg-
ur úr hættunni á mistökum.“
Aðgengilegt hvar sem er
Meðal nýlegra framfara í TOK
nefnir Ragnar að kerfið er aðgengi-
legt í skýinu og hægt að tengjast
bókhaldinu hvar og hvenær sem er.
„Viðskiptavinurinn fær netslóð
senda til sín, s.s. „nafnfyrirtæk-
is.tok.is“ og er þannig kominn með
beina tengingu við sitt bókhalds-
kerfi. Með slóðinni getur við-
skiptavinurinn tengst bókhalds-
kerfinu hvort heldur í tölvu,
spjaldtölvu eða snjallsíma, með því
einu að skrá inn notendanafn og
lykilorð.“
Kennslumyndbönd leiða notand-
ann í gegnum helstu eiginleika TOK
þegar byrjað er að nota kerfið.
„Notandinn á að vera sem mest
sjálfbjarga og þegar farið er inn á
kerfið í fyrsta skipti fer myndband
af stað sem fer í gegnum helstu að-
gerðir. Að sjálfsögðu erum við með
öflugt þjónustuver og sérfræðing-
arnir þar er ávallt reiðubúnir að
veita hvers kyns aðstoð og leiðbein-
ingar. Advania heldur líka reglulega
námskeið þar sem hægt er að kafa
dýpra ofan í eiginleika bókhalds-
kerfanna.“
Sveigjanleg áskrift
Í dag er TOK í notkun hjá fjölda ís-
lenskra fyrirtækja sem og hjá
endurskoðendum. Kerfið er selt í
áskrift og boðið upp á mjög sveigj-
anlegar áskriftarleiðir. „Í gamla
daga þurftu fyrirtæki að kaupa bók-
haldskerfin og uppfærslurnar.
Áskriftarformið er á margan hátt
hentugra þar sem aðeins er borgað
miðað við fjölda notenda á hverjum
tíma og nýjar útgáfur eru innifaldar
í gjaldinu. Þannig getur t.d. fyrir-
tæki með miklar árstíðasveiflur í
rekstrinum verið með fleiri not-
endur á álagstímum en færri á öðr-
um tímum árs. Ferðaþjónustu-
fyrirtæki gæti fjölgað notendum á
sumrin þegar viðskiptin eru hvað
mest og margir þurfa að vinna í bók-
haldinu, en svo fækkað notendum yf-
ir háveturinn,“ segir Ragnar. „Öll
gögn eru hýst og afrituð hjá Advania
og þarf ekki að hafa áhyggjur af að
bókhaldsgögnin glatist ef það gerist
til dæmis að tölva hrynur. TOK er
Microsoft-vara, sem þýðir að auðvelt
er að láta kerfið tala við Outlook,
Excel og Word og er t.d. einfalt að
færa gögn eins og viðskiptamenn og
lánardrottna inn í kerfið með Excel.“
Þá er ónefnt hvernig gott bók-
haldskerfi getur veitt stjórnendum
yfirsýn yfir reksturinn. Ragnar seg-
ir upphafsmynd TOK-kerfisins vera
eins konar mælaborð. „Þar má t.d.
sjá prófjöfnuð á fyrirtækinu og súlu-
rit yfir tekjur og útgjöld. Er hægt að
smella á tölurnar og súlurnar og
kafa dýpra ofan í gögnin til að skila
betur hvað býr að baki. Með þessu
fæst mjög þægileg og nákvæm sýn á
reksturinn.“ ai@mbl.is
Bókhaldskerfi fyrir íslenskar þarfir
Í TOK er meðal annars að finna mælaborð sem
gefur góða yfirsýn yfir stöðuna í rekstrinum.
Þarfaþing „Öll fyrirtæki, í hvaða rekstri sem er, þurfa á góðu bókhaldskerfi að
halda,“segir Ragnar Níels Steinsson. TOK býður upp á mikla sjálfvirkni.