Bókasafnið - 01.01.2003, Síða 50

bundna efnisorðalykilsins verði lögð til grundvallar við
lyklun og hann þróaður áfram í lykil sem svarar bæði
kröfum sérfræðinga og almennings.
Síðastliðið sumar var komið á fót vinnuhópi um
efnisorðagjöf sem skilaði áliti þann 28. ágúst 2002.
Þar er lagt til að „stofnað verði þriggja manna efnis-
orðaráð sem hafi það hlutverk að móta efnisorða-
stefnu og semja verklagsreglur, velja hugbúnað, sam-
þykkja efnisorð og útskurða í ágreiningsmálum
ásamt því að skipa í sérefnishópa eftir þörfum."12
Nú sem stendur (febrúar 2003) vinnur Stjórn Al-
eflis, notendafélags Gegnis,13 að því að finna skipan
mála við efnisorðasamvinnu íslenskra bókasafna
viðunandi farveg.
Undirrituð hefur tvisvar áður skrifað um skyld
efni í tímaritið Bókasafnið. Árið 1992 greinina: Efnis-
greining gagna og heimildaleitir í tölvuumhverfi þar sem
meðal annars var fjallað um samspil flokkunar og
lyklunar. Árið 1996 birtist svo greinin Kerfisbundnar
efnisorðaskrár. Uppbygging og notagildi við lyklun heim-
ilda. Þar var fjallað ítarlega um kerfisbundnar efnis-
orðaskrár, uppbyggingu þeirra og notkun og vísast til
þeirrar greinar um það efni.
Að þessu sinni er athyglinni sérstaklega beint að
lyklun heimilda, hvernig nágrannaþjóðirnar og
Bandaríkin taka á málinu og ennfremur að æskilegri
stefnumörkun hér á landi á sviði lyklunar.
Lyklun heimilda -
skilgreiningar og markmið
Lyklun má almennt skilgreina sem meðhöndlun og
greiningu þeirrar þekkingar, sem í heimildum er fólgin,
ennfremur kerfisbundin framsetning þekkingarinnar á
lyklunarmáli - oft með hjálp kerfisbundinnar efnis-
orðaskrár í því skyni að tryggja markvisst aðgengi að
upplýsingum þeirra heimilda sem lyklaðar eru.14
Skilgreining á heimildum og/eða gögnum (e. docu-
ment) samkvæmt skilningi lyklunar er samhljóða í
alþjóðlegu ISO stöðlunum ÍST 90 og ÍSTISO 5963 sem
„Öll gögn sem skráð verða eða lykluð, prentuð eða á
öðru formi.“15 Áhersla er lögð á að lögmál lyklunar
gildi um efni á hvaða formi sem er, s.s. tölvutæk
gögn, kvikmyndir, hljóðrit og hvers konar hluti í þrí-
vídd að meðtöldum sýnum úr ríki náttúrunnar. Gripir
á söfnum, s.s. minja- og byggðasöfnun, falla þannig
auðveldlega undir þessa skilgreiningu.
Lyklun er ekki markmið í sjálfu sér, heldur er til-
gangurinn með lyklun að auðvelda heimildaleitir í
gagnagrunnum, á bókasöfnum og upplýsingamið-
stöðvum sem og á öðrum söfnum og á Netinu. Æskilegt
að lyklunin sé í stöðugri endurskoðun og þeir sem lykla
hafi þarfir og leitaraðferðir markhópsins að leiðarljósi.
Efnisgreining og heimildaleitir
Frummarkmið með efnisflokkun í bókasöfnum er að
raða safnkostinum upp þannig að gögn um sama eða
skylt efni standi saman í hillum til að auðvelda not-
endum aðgang að efninu. Við efnisorðagjöf er svo
safnað saman tilvísunum í safngögn sem flokkun-
arkerfið dreifir.16 Það þýðir samt ekki að flokkunar-
kerfi séu úrelt við heimildaleit þó ekki sé eins ná-
kvæm flokkun nauðsynleg þegar safnkosti eru jafn-
framt gefin efnisorð. Þessar tvær aðferðir við efnis-
greiningu geta bætt hvor aðra upp við heimildaleitir,
sérstaklega í tölvuvæddu umhverfi. Þær byggjast í
mörgum tilvikum á sömu hugmyndafræði, það er að
raða efni upp frá hinu almenna til hins sértæka
þannig að bæði sé hægt að þrengja og víkka leitir eftir
því sem við á. í Dewey-kerfinu má t.d. víkka leit með
því að leita undir víðari flokkunartölu í stigveldi og í
efnisorðum má t.d. víkka leit með stýfingu orða (e.
truncation) og/eða leit undir víðara heiti.
Þar sem lyklun skipar stöðugt fastari sess í
efnisgreiningu eru flokkunarkerfi í auknum mæli
einkum notuð til að mynda marktákn fyrir hillu-
röðun og til að finna gögn eftir í hillum en gegna ekki
eins veigamiklu hlutverki og áður við efnisgreiningu
og heimildaleitir. Meginmarkmiðið með lyklun er að
veita aðgengi að heimildum, til dæmis sem skráðar
eru í tiltekinn gagnagrunn eða er að finna á bókasafni
eða upplýsingamiðstöð. Lyklun er mikilvægur hluti af
bókfræðilegri stjórn (e. bibliographic control) og tekur
til efnisinnihalds heimildar. Efnisorðin eru hluti af
skráningarupplýsingum um hverja heimild og gera
notendum kleift að leita upplýsinga á hnitmiðaðan
og skilvirkan hátt, að því tilskyldu að í viðkomandi
gagnagrunni hafi verið vandað til lyklunarinnar.
Álitið var að lyklun með efnisorðum úr texta (e.
free text indexing) með aðstoð vélrænna aðferða gæti
komið í staðinn fyrir handvirkar lyklunaraðferðir (e.
manual indexing methods). Slík sjálfvirk kerfi eru
hins vegar ófær um að tengja saman heimildir, sem
innihalda samheiti og orð sem hafa fleiri en eina
merkingu, án þess að forritaðar leiðbeiningar séu fyr-
ir hendi.17 Sú trú að hægt sé að lykla vélrænt í tölvum
með því að nota orð beint úr titlum (e. natural lang-
uage) stenst ekki og efnisgreining, flokkun og lyklun,
er mikilvæg fyrir skilvirkan efnisaðgang.18Tölvur geta
ekki komið í stað lyklara við merkingarfræðilega
greiningu upplýsinga. Þær geta hins vegar létt vinnsl-
una verulega en skilvirk upplýsingaleit hlýtur að
byggja á merkingarfræðilegri greiningu heimilda.19
Lyklun er vitrænt verkferli þar sem „hugtök fengin
úr heimildum með vitsmunalegri greiningu og þau
síðan umorðuð sem efnisorð. Bæði við greiningu og
umorðun ætti að styðjast við hjálpartæki lyklunar
svo sem kerfisbundnar efnisorðaskrár og flokkunar-
kerfi“20. Meiri samkvæmni og nákvæmni gætir vissu-
lega í lyklun þegar stuðst er við staðlað efnisorðakerfi
en þegar notað er frjálst kerfi. Báðar aðferðirnar hafa
samt kosti og galla.21 En almennt er álitið að kostir
staðlaðs kerfis vegi þyngra.
48
BÓKASAFNIÐ 27. Arg. 2003