Morgunblaðið - 26.01.2004, Side 17

Hvað er í staðlinum?
ISO15489 gefur nákvæmar leiðbein-
ingar um hvernig gera á flokk-
unarkerfi vinnustaðar (filing system),
hvernig hanna má skjalaáætlun um
ráðstöfun eldri skjala í lang-
tímavistun eða eyðingu, hvernig
tölvuskrá á bæði rafræn skjöl og
pappírsskjöl og hvernig byggja á upp
safn formlegrar þekkingar (know-
ledge depository) með daglegri
skjalaskráningu og skjalavistun. Auð-
velt og aðgengilegt á að vera að leita í
þekkingarsafnið í dagsins önn.
Fjölmargir aðrir hagnýtir þættir
eru í staðlinum en ég læt nægja að
segja frá þessu hér. Þeir sem vilja
fræðast um þetta frekar geta keypt
staðalinn hjá Staðlaráði Íslands eða
sótt námskeið Skipulags og skjala
ehf. sem haldin eru reglulega.
Hugbúnaður til
skjalastjórnunar
Íslenskir stjórnendur virðast margir
af vilja gerðir að taka á skjalaóreiðu
vinnustaða sinna. En þrátt fyrir góða
viðleitni hafa oft dýr mistök verið
gerð. Kannski var þá ekki tekið nógu
faglega á málum.
Allt of margir hafa t.d. keypt kött-
inn í sekknum þegar þeir töldu sig
vera að kaupa hugbúnað til skjala-
stjórnunar. Sem dæmi þá var hér um
skeið seldur hugbúnaður sem átti ein-
faldlega að „koma pappírsskjölunum
í tölvu.“ Seldur var einfaldur skönn-
unarbúnaður til að taka mynd af
pappírsskjölum og vista síðan skjölin
á rafrænu formi inni í tölvu. Sölu-
mennska á þessum búnaði fór fram
undir því yfirskini að með þessu væri
verið að taka á skjalavanda; að skjölin
yrðu aðgengilegri en áður.
En eftir að búið var að skanna með
lítilli eða lélegri skráningu fundust
skjölin seint í tölvunni. Það vantaði
kannski að huga að skjalastjórn-
unarþáttum líkt og samræmdri
skráningu og flokkun skjalsins. Fyr-
irtækið sat stundum uppi með bæði
upphaflega pappírseintakið af skjal-
inu (sem ekki mátti eyða t.d. af laga-
legum ástæðum) og einnig rafrænt
skjal, sem kannski fannst svo seint
eða illa í tölvunni. Mikill tími, vinna
og peningar fóru í sýsl í kringum
tölvuhugbúnað sem síðan lítið hag-
ræði var af.
Ekki þarf hinsvegar að endurtaka
mistök af þessu tagi ef menn innleiða
ISO15489. Staðallinn leggur áherslu
á samræmd skipuleg vinnubrögð
frekar en tölvukaup. Í staðlinum eru
taldar fram lágmarkskröfur sem gera
þarf til hugbúnaðar sem nota á til
skjalastjórnunar. ISO15489 lýsir
einnig kröfum um skjalaskráningu
rafrænna skjala., en öflug skjala-
skráning er lykillinn að skjalastjórn-
un.
Íslendingar og
upplýsingabyltingin
Upplýsingabyltingin, alþjóða-
viðskipti, alþjóðavæðing, allt hellist
þetta yfir okkur Íslendinga. Erfitt
getur verið að átta sig á þessum
miklu umbreytingum. Við viljum nýta
okkur kosti umbreytinganna, en þá
þarf oft að bæta og breyta hjá okkur
sjálfum. En við þurfum að vanda okk-
ur, bregðast rétt við, fjárfesta í því
sem hagræði hefur og gildi til langs
tíma.
Nú er mörgum til dæmis ljóst að
upplýsingabyltingin snýst ekki mikið
um tölvu- og hugbúnaðarkaup. Bylt-
ing þessi er vissulega stór en gerir
fremur þá kröfur til okkar að við lær-
um nýjar vinnuaðferðir, bætum
stjórnun og nýtum betur þau tæki og
tól sem keypt hafa verið á skrifstof-
una. Innleiðing alþjóðlegra staðla
þarf að vera forgangsatriði. Íslenskir
stjórnendur hafa hinsvegar verið
seinir til að nýta sér staðla eða því
heldur Guðlaug Richter fram í bók
sinni „Staðlar, styrkur stjórnand-
ans“.
2004, ár ISO15489
á Íslandi?
Nú eru hinsvegar breyttir tímar, nýj-
ar áherslur á skrifstofunni og skyn-
samleg vinnubrögð í sókn. ISO15489
alþjóðlegur skjalastjórnunarstaðall
hefur því stóru hlutverki að gegna í
íslensku atvinnulífi.
Höfundur er framkvæmdastjóri
Skipulags og skjala ehf. Hann situr í
tækninefnd Staðlaráðs um íslenska
þýðingu á ISO15489.
UMRÆÐAN
MORGUNBLAÐIÐ MÁNUDAGUR 26. JANÚAR 2004 17
Fallegar setur
í úrvali
Einnig vanda›ar
festingar
AUGLÝSINGADEILD
netfang: augl@mbl.is eða sími 569 1111
FYRIRTÆKI TIL SÖLU
www.fyrirtaekjasala.is
FYRIRTÆKJASALA
ÍSLANDS
Síðumúla 15 • Sími 588 5160
Gunnar Jón Yngvason
lögg. fasteigna- og fyrirtækjasali