Morgunblaðið - 30.09.2016, Page 16

16 MORGUNBLAÐIÐ FÖSTUDAGUR 30. SEPTEMBER 2016
Þ
egar ég byrjaði að starfa á
þessu sviði árið 2004 virtist
hópefli hjá íslenskum fyr-
irtækjum aðallega snúast
um að hoppa upp í rútu og
fara í óvissuferð. Í dag erum við að
tala um allt annan hlut á starfsdögum
fyrirtækja. Óvissuferðir eru vissulega
enn í boði en þetta eru dagar sem fjár-
fest er í og mikil vinna lögð í undir-
búning, áherslur og eftirfylgni til að
ná skýrum markmiðum,“ segir Marín
Magnúsdóttir. „Ávinningurinn á helst
að vera greinilegur strax næsta dag.“
Marín er framkvæmdastjóri CP
Reykjavík, sem varð til fyrir tveimur
árum við samruna Practical og Con-
gress Reykjavík. Marín hafði þá starf-
rækt Practical í 12 ár en Lára Péturs-
dóttir, sem einnig er framkvæmda-
stjóri CP Reykjavík, hafði rekið
Congress Reykjavík í 14 ár. Ferða-
skrifstofan First Class, sem Bragi
Bragason stofnaði, rann svo saman
við CP Reykjavík fyrir skemmstu og
Gestamóttaka Ingu Sólnes bættist við
fyrr á árinu. CP Reykjavík þjónustar
fyrirtæki, félagasamtök og stofnanir
og heldur utan um ráðstefnur, við-
burði og hvataferðir, og vinna þar 20
manns í fullu starfi.
Þegar vinnustaður leitar til CP
Reykjavík til að skipuleggja starfsdag
eða hópefli segir Marín að fyrst sé
spurt hvað hafi verið gert áður og
hvernig það hafi reynst. „Hvað hefur
staðið upp úr og hverju á að vinna að?
Á að setja markmið i rekstrinum eða
leggja rækt við gildin? Eða er tak-
markið einfaldlega að brjóta upp van-
ann og halda gleðidag? Á að leggja
heilan dag undir eða hálfan, og hvað
má dagskráin kosta? Með þennan
grunn getum við komið með tillögur
að alls kyns dagskrám sem spanna
allt frá hópeflisleikjum sem reyna á
huga og hönd yfir í vinnustund með
áhugaverðum ráðgjafa eða fyrir-
lesara.“
Hvað hittir í mark?
Sníða verður viðburðinn að hverjum
vinnustað og haga t.d. afþreyingunni
þannig að höfði til starfsmannanna.
„Er von á fólkinu af lagernum eða bíl-
stjórunum, eða samanstendur hópur-
inn af toppfólkinu á skrifstofu fjár-
málafyrirtækis? Hvað er það sem
drífur þennan hóp áfram og ætti að
höfða til flestra?“
Sum fyrirtæki eru svo stór og fjöl-
breytt að í raun væri ógerlegt að ætla
að skipuleggja afþreyingu sem myndi
hitta í mark hjá öllum. „Þá er hægt að
hafa þann háttinn á að nota fyrri
hluta dagsins í almenna þjálfun og
fræðslu en gefa starfsfólkinu val um
nokkra kosti seinni hluta dags. Mætti
bjóða upp á þrenns konar afþreyingu
síðdegis þar sem hver velur það sem
er næst hans áhugasviði. Kannski fer
einn hópurinn í útivist, annar í eitt-
hvað skemmtilegt tengt mat og
menningu og sá þriðji á tónlistar-
viðburð. Allir hittast svo aftur seinna
um kvöldið og setjast að snæðingi.“
Á mörgum vinnustöðum er samt
ekki hægt einfaldlega að skella í lás
og hætta að svara í símann. Nefnir
Marín sem dæmi verslanir, stóriðju-
fyrirtæki og spítala. „Er þá sú leið
farin að gæta þess að þeir sem voru á
vakt í fyrra séu í vaktafríi þann dag
sem starfsdagurinn er haldinn. Allir
fá þá að taka þátt að minnsta kosti
annað hvert ár.“
Hvað með kostnaðinn? Er ekki erf-
itt fyrir stjórnendur að sjá af starfs-
fólkinu í hálfan eða heilan dag, og í of-
análag borga fyrir fræðslu, afþrey-
ingu og veitingar? Marín segir vel
heppnaðan starfsdag vera góða fjár-
festingu sem bæti liðsheildina og auki
starfsánægju. „Nútímastjórnandinn
gerir ráð fyrir þessum lið í áætlunum
sínum og lítur gjarnan á þennan við-
burð sem tækifæri fyrir allt yfirtækið
að staldra við sem ein heild, stilla
strengina og horfa fram á veginn.“
ai@mbl.is
Ánægjulegir dagar sem skila árangri
Vel heppnaður starfs-
dagur getur verið
verðmæt fjárfesting.
Morgunblaðið/Ófeigur
Samhentar Þóra Hrund Guðbrandsdóttir, Sigríður Agnes Jónasdóttir, Marín Magnúsdóttir og Harpa Georgsdóttir hjá CP
Reykjavík. Fyrirtækið er öflugt á sviði ráðstefna, viðburða og hvataferða fyrir fyrirtæki, stofnanir og félagasamtök.
Þ
að er ekki að ástæðulausu að
Office-hugbúnaðurinn er
eins vinsæll og raun ber
vitni. Jón Finnbogason seg-
ir Office-forritin staðalinn sem t.d.
allir aðrir töflureiknar og ritvinnsla
séu borin saman við. „Ég hef sjálfur
notað töflureikna og ritvinnsluforrit
frá öðrum framleiðendum og þau
geta verið fín, en þó aðeins upp að
vissu marki. Í skrifstofuumhverfi
þar sem ríkar kröfur eru gerðar um
afköst og áreiðanleika eru þetta
með bestu forritum sem hægt er að
vinna með.“
Jón er vörustjóri hjá Símanum,
sem selur Office 365 fyrirtækja-
lausnir. Hann segir Office 365 ná yf-
ir nokkur ómissandi forrit sem
gagnist vinnustöðum með ýmsum
hætti. „Allir þekkja skrifstofu-
hugbúnaðinn Word, Excel og
PowerPoint, en einnig fylgir með
spjallforritið Skype for Business og
Sharepoint, sem heldur utan um
innra netsvæði og stafrænt efni, að
ógleymdu Outlook-tölvupóstforrit-
inu.“
Tæknin geymd í skýinu
Ein sérstaða Office 365 fyrir fyrir-
tæki er að undirliggjandi tæknin er
geymd í skýinu. Viðskiptavinir hafa
aðgang að risastóru plássi í gagna-
geymslu Microsoft þar sem hægt er
að geyma gögn og afrit fyrirtækis-
ins. „Hugbúnaðurinn er seldur í
áskrift, sem hefur mikla kosti í för
með sér í venjulegum rekstri. Hér
áður fyrr keyptu fyrirtæki og stofn-
anir hugbúnaðarleyfin og tækjabún-
aðinn og gat það verið nokkuð hár
útgjaldaliður í rekstrinum þau ár
sem hugbúnaðurinn var endurnýj-
aður. Með áskriftarforminu fæst
mun meiri stöðugleiki í rekstrar-
útgjöldin hvað upplýsingatæknina
varðar,“ segir Jón. „Þýðir áskriftar-
leiðin líka að starfsmenn eru stöð-
ugt að nota nýjustu útgáfu hugbún-
aðarins og allar uppfærslur eru
gerðar sjálfkrafa.“
Jón bendir líka á að miklir kostir
felist í því að velja hugbúnað sem
starfsmenn þekki og sem notaður sé
af mörgum milljónum manna um
allan heim. „Fólk er vant því að
hafa takka og hnappa á ákveðnum
stað í þessum forritum og að venj-
ast allt öðrum stöðlum getur sett
allt í hönk. Útbreiðsla
Office-hugbúnaðarins þýðir líka að
auðvelt er að finna leiðbeiningar og
kennslu á netinu, vilji notandinn
læra betur á einhverja tiltekna eig-
inleika forritanna.“
Tiltekur Jón jafnframt að Office
365 vinni vel með öllum helstum
fyrirtækjakerfum og megi nota á
öllum gerðum tækja, allt frá hefð-
bundnum borðtölvum niður í
smæstu snjallsíma. „Tæknin er
mjög handhæg fyrir starfsmenn
sem eru á miklu flakki og hægt á
þægilegan og öruggan hátt að nálg-
ast öllu gögn og forrit hvar sem er.“
ai@mbl.is
Hugbúnaður sem starfsmenn þekkja
Office 365 býður
upp á öflug tæki
fyrir vinnustaðinn.
Morgunblaðið/Ófeigur
Staðallinn „Í skrifstofuumhverfi þar sem ríkar kröfur eru gerðar um afköst og áreiðanleika eru þetta með bestu forritum sem
hægt er að vinna með,“ segir Jón Finnbogason. Office 365 má nota á öllum gerðum tækja, frá borðtölvum niður í snjallsíma.
Æ fleiri eru að komast upp á lagið
með það að vinna fjarvinnu og
halda fundi yfir netið. Skype for
Business þykir bera af sem lipurt
og notendavænt kerfi fyrir ein-
falda fjarfundi. Segir Jón aldrei
hafa verið auðveldara að deila og
sýna efni yfir Skype for Business
og eiga samskiptin að vera skýr
og skilvirk. „Mynd- og hljóðgæðin
eru líka mikil og gerist varla í dag
að vart verði við eitthvert hökt í
sambandinu.“
Í góðu
sambandi