Morgunblaðið - 04.12.2019, Qupperneq 12

12 MORGUNBLAÐIÐ MIÐVIKUDAGUR 4. DESEMBER 2019SJÓNARHÓLL
EGGERT
Byggt á reynslu okkar af því að vinna með fyrir-tækjum af ólíkum stærðum og gerðum þá ermikið vinnuálag á starfsfólki frekar regla en
undantekning. Á síðustu árum hefur orðið vitundar-
vakning þar sem mikið vinnuálag og áreiti er talið ein
af meginástæðum kulnunar í starfi. Mörg fyrirtæki
hafa brugðist við með því að bjóða starfsfólki með-
ferðarúrræði en sjaldgæfara er að fyrirtæki ráðist í
markvissar aðgerðir til að ráðast að rótum vandans. Á
sama tíma er krafa í samfélaginu um styttingu vinnu-
vikunnar og í síðustu kjarasamningum var stigið
fyrsta markvissa skrefið í
þá átt.
En hvað gerist ef við
styttum vinnuvikuna? Bíða
þá ekki verkefnin bara
næsta dags og hlaðast
upp?
Það er til mikils að vinna
að vel takist upp því það
má leiða að því líkum að
það verði framhald á þess-
ari þróun í næstu kjara-
samningum. Það er því
nauðsynlegt að byrja á
réttum fæti og leggja
grunninn þannig að hægt
verði að stytta vinnuvikuna
enn frekar á komandi ár-
um.
Algengt er að starfsfólk
hafi fleiri verkefni í gangi
en raunhæft er að klára á
hefðbundnum vinnudegi.
Afleiðingin er oft sú að færri verkefni klárast og
starfsmaðurinn upplifir að hann sé með marga bolta á
lofti og nái ekki að klára verkefnin. Forgangsröðun og
útdeiling verkefna er því lykilatriði, að átta sig á því
hvað skiptir mestu máli og hvernig hægt er að nýta
starfshópinn betur. Sveigjanlegur vinnutími hefur auk
þess haft þau áhrif að fólk tekur vinnuna með sér
heim til að klára daginn og þá bætast oft við nokkrir
klukkutímar án þess að það hafi verið ætlunin. Það
hefur áhrif á samspil vinnu og einkalífs og er upphafið
að vítahring sem fólk lendir í og mörkin verða óskýr.
Breytt vinnuskipulag og innleiðing lean-vinnukerfis
geta verið gagnlegar leiðir við styttingu vinnuvik-
unnar. Lean-aðferðir eru notaðar til að breyta vinnu-
lagi þannig að teymi, frekar en einstaklingar, geti
unnið hraðar og betur úr erindum viðskiptavina með
skýr markmið fyrir hvern vinnudag. Dreifing og for-
gangsröðun daglegra verkefna verður miklu skilvirk-
ari með lean-verklagi og styður teymi og deildir við að
halda betur utan um sína vinnu og
deila upplýsingum. Fókusinn fær-
ist þá yfir að hafa frekar færri
verkefni í gangi og klára þau
hraðar.
Einnig er gagnlegt að skoða
fyrirtækið í heild sinni þar sem
óskilvirk ferli milli deilda skapa
oft óþarfa en um leið ósýnilega
vinnu. Hlutverk stjórnanda er
þarna mjög mikilvægt til að geta
tekið daglega ákvarðanir um
hvaða verkefni eigi að hafa for-
gang og hvað megi bíða. Þannig
að heiðarlegt „nei“ við verkefni er
betra en „falskt“ já við verkefni
sem ekki er svigrúm fyrir þá
stundina.
Þessa dagana eru mörg fyrir-
tæki að finna leiðir til að útfæra
styttingu vinnuvikunnar og því
nauðsynlegt að skoða verklag og
dreifingu verkefna í leiðinni.
Stytting vinnuvikunnar má ekki verða til þess að auka
álag í vinnunni með því að fólk þurfi að hlaupa hraðar.
Ávinningurinn þarf að skila sér að fullu og styðja við
frekari styttingu vinnuvikunnar og fyrirbyggja kulnun
á komandi árum. Því hvetjum við vinnuveitendur til að
nota tækifærið og taka skrefið í átt að bættu vinnu-
skipulagi um leið og stytting vinnuvikunnar verður að
veruleika.
STJÓRNUN
Guðmundur Ingi Þorsteinsson og
Ágústa Sigrún Ágústsdóttir
Guðmundur er eigandi Lean ráðgjafar og Ágústa
er ACC-markþjálfi og mannauðsráðgjafi
Þurfum við að
hlaupa hraðar?
”
Breytt vinnuskipulag og
innleiðing lean-vinnu-
kerfis geta verið gagn-
legar leiðir við styttingu
vinnuvikunnar. Lean-
aðferðir eru notaðar til
að breyta vinnulagi
þannig að teymi, frekar
en einstaklingar, geti
unnið hraðar og betur úr
erindum viðskiptavina
með skýr markmið fyrir
hvern vinnudag.
FORRITIÐ
Önnum kafið og hugmyndaríkt fólk
veit hversu erfitt það getur verið að
halda utan um verkefni og hug-
myndir í dagsins amstri. Eflaust
kannast margir lesendur við að vera
með ótal flipa opna í vafranum sem
nokkurs konar minnislista, halda að
auki sneisafullt dagatal í tölvunni,
hripa niður minnislista á blaðsnifsi
eða gula límmiða eftir atvikum, og
vera jafnvel með lítið skjal í símanum
með upptalningu á ýmsu sem þarf að
koma í verk.
Forritið Eggplanned (www.egg-
planned.com) ætti að hjálpa til að
koma skikk á listana og auðvelda not-
endum að skipuleggja vikuna og
vinnudaginn betur.
Eggplanned er forrit sem virkar
bæði í Windows-, Apple- og Linux-
stýrikerfum og greinilegt að mikil
áhersla hefur verið lögð á að gera for-
ritið auðvelt í notkun. Þannig þarf
bara að slá inn flýtilykil til að kalla
upp glugga og skrá hugdettu eða
verkefni, sem má síðan hengja við til-
tekinn lista eða merkja með öðrum
hætti.
Hvort sem um er að ræða lista yfir
bækur til að lesa, innkaupalista fyrir
næstu ferð í stómarkaðinn eða röð
verkefna sem þarf að hespa af fyrir
vinnuna, þá heldur Eggplanned öllu í
röð og reglu og leyfir notandanum að
forgangsraða eftir eigin höfði. Nota
má forritið til að búa til verkefnalista
fyrir daginn og vikuna, og vitaskuld
skrá inn regluleg verkefni sem ekki
má gleyma eins og að borga reikn-
inga eða fara í ræktina . ai@mbl.is
Verkefnunum safnað
á lista á augabragðiGRÆNA TUNNAN
auðveldar flokkunina
577 5757 | www.igf.is | igf@igf.is
S: 577
5757
NÁTTÚRAN ER TAKMÖRKUÐ AUÐLIND
HUGSUM
ÁÐUR EN VIÐ HENDUM
Í hana má setja allan pappír, pappa,
plastumbúðir og minni málmhluti
– Muna að skola
Pantaðu græna tunnu í síma 577 5757 eða á igf.is