Austurglugginn - 02.12.2021, Page 10

Fréttabréf AFLs Starfsgreinafélags
Fleiri verkalýðsfélög taka upp félagakerfi AFLs
Verkalýðsfélagið Hlíf í Hafnarfirði
mun taka upp félagakerfi AFLs nú
um áramótin og stendur innleiðing
félagsins í kerfið nú yfir. Um er að
ræða mjög umfangsmikla breytingu
í starfi Hlífar sem hingað til hefur
notað annað félagakerfi og verið
með frekar einfaldar „mínar síður“
og orlofsvef.
Að sögn Guðmundar Rúnars
Árnasonar, framkvæmdastjóra
Hlífar, ríkir nokkur eftirvænting á
skrifstofu Hlífar. „Við erum búin að
skoða AFLs kerfin mjög vel og erum
mjög ánægð með þessa ákvörðun
okkar. Mér sýnist að kerfið uppfylli
allar okkar óskir og vel það,“ sagði
Guðmundur.
„Ég er sérstaklega ánægður með að
þetta kerfi er frá upphafi skrifað fyrir
verkalýðsfélag með svipaða starfsemi
og við erum með – en ekki eitthvað
hliðarverkefni annarra tölvukerfa“
sagði Guðmundur, en félagakerfið
Jóakim, sem Hlíf hefur notað til
þessa, var upphaflega skrifað sem
kerfi fyrir lífeyrissjóði.
Hlíf mun setja kerfið upp mjög
svipað og AFL notar það – þ.e. nota
sér alla sjálfvirkni möguleika kerfisins
og tengja það við bókhaldskerfi
þannig að færslur fari allar sjálfvirkt
á milli kerfa.
Undirbúningur að þátttöku Hlífar
í félagakerfi AFLs hefur staðið frá
því í vor. AFL kynnti þá félagakerfi
sitt fyrir nokkrum verkalýðsfélögum
og var Hlíf fyrst félaga til að óska
eftir þátttöku. Tvö minni félög
bíða svo á hliðarlínunni og munu
væntanlega koma inn í kerfið á næsta
ári og loks eru nokkur stærri félög
í viðræðum við AFL um þátttöku.
Austfirsk framleiðsla
Upphaf félagakerfis AFLs má
rekja allt til 2007. Við sameiningu
þriggja verkalýðsfélaga í AFL
Starfsgreinafélag, þ.e. Verkalýðsfélags
Reyðarfjarðar, Vökuls Stéttarfélags
og AFLs Starfsgreinafélags
Austurlands, fór af stað vinna í að
búa til sameiginlegt vinnusvæði fyrir
starfsfólk hins nýja félags. Vökull
Stéttarfélag var lengst komið í
tölvumálum, rak sinn eigin tölvuþjón
og var með sameiginlegt vinnusvæði.
Verkalýðsfélag Reyðarfjarðar og
gamla AFL voru skemmra komin, í
raun var bara einkatölva á borði hvers
starfsmanns og hver starfsmaður
vistaði skjöl hjá sér.
Öll þrjú félögin notuðu þó
sama félagakerfi sem hýst var í
Sandgerði hjá höfundi kerfsins.
Kerfið heitir Félagakerfið Bóti
og var upphaflega skrifað sem
félagakerfi og til að halda utan um
greiðslur atvinnuleysisbóta og var
skrifað að frumkvæði Verkalýðs-
og sjómannafélags Keflavíkur. Bóti
var gott félagakerfi og fullnægði
flestum þörfum félaganna – en var
engu að síður dálítið barn síns tíma,
skrifað um 1990. Kerfið var svokallað
gluggaforrit og erfitt að tengja það
við önnur utanáliggjandi kerfi.
Fyrsta kerfi AFLs var í raun
aðeins „Sharepoint síða,“ sem
byggði á gögnum úr Bóta sem sótt
voru með vefþjónustum. Það kerfi
var smíðað aðallega til að starfsfólk
hefði sameiginlegt vinnusvæði og
sameiginlega skjalavistun. Fyrsta
„Sharepoint“ síða félagsins var gerð
af Stefán Erni Viðarssyni sem þá var
þjónustustjóri hjá EJS á Akureyri
– en félagið fór með sín tölvumál í
hýsingu þar.
AFL fékk aðstoð hjá Austurnet
ehf. sem var á þeim tíma
„regnhlífarfélag“ fyrir sjálfstætt
starfandi hugbúnaðarfólk á
Austurlandi, til að vinna kerfi
félagsins áfram. Þá voru í forystu
þar aðallega Tjörvi Hrafnkelsson og
svo síðar Ágúst Valgarð Ólafsson.
Þeir byrjuðu á að setja upp
gagnagrunn fyrir AFL sem byggði
á gögnum úr félagakerfinu Bóta –
sem sótt voru með vefþjónustum.
Tilgangurinn var koma upp nútíma
gagnagrunni sem önnur forrit og
kerfi gætu talað við. Fyrsta sjálfstæða
„kerfi“ AFLs sem byggði á þessum
grunni var „hópa- og skeytakerfi“
sem gerði fólki kleift að búa til hópa
félagsmanna og senda út tölvupósta
og smáskilaboð.
Félagsmenn vildu
orlofskerfið á vefinn
Á þessum árum var mikill þrýstingur
frá félagsmönnum um að fá
orlofskerfið út á „vefinn“ svo fólk
gæti bókað sjálft. AFL lagðist því
í könnunarvinnu og skoðaði m.a.
orlofskerfi sem þá var í boði fyrir
verkalýðsfélög. Mat félagsins á þeim
tíma var að það kerfi tæki allt of há
þjónustugjöld og ennfremur að lítill
sveigjanleiki væri í kerfinu og erfitt
að fá sérlausnir við það – en félagið
hafði þá þegar ákveðið að taka upp
aðgangskerfi þar sem félagsskírteini
yrðu lykilkort að íbúðum.
Það varð síðan úr að félagið fékk
forritara hjá Austurnet – þá Garðar
Val Hallfreðsson og Sigurð Pál
Behrend til að skrifa orlofskerfi. Það
var stór ákvörðun fyrir AFL, því þrátt
fyrir að fyrir lægi kostnaðaráætlun,
verða þær oft fljótt úreltar við
hugbúnaðargerð.
Bæði hættir forriturum til að
vanmeta sjálfir umfang verkefna og
svo bæta kaupendur þjónustunnar
yfirleitt verulega við verkefnið
á leiðinni með að óska eftir fleiri
möguleikum og meiri virkni. Fyrsta
útgáfa orlofskerfisins stóðst þó að
mestu kostnaðaráætlun, sem hljóðaði
upp á 30 milljónir króna, og var
kerfið gangsett 18. apríl 2013.
Frá því kerfið var sett í gang 2013
hafa 36.500 bókanir farið í gegn um
kerfið en á sama tíma hefur umfang
orlofsíbúða og-húsa AFLs stóraukist.
Þannig voru 2.444 bókanir á fyrstu
12 mánuðum sem kerfið var rekið
en á síðustu 12 mánuðum hafa verið
5.281 bókun. Á þessum tíma hefur
einnig orðið sú þróun að í stað þess
að starfsmenn bóki allar bókanir í að
um 70% félagsmanna sjá sjálfir um
að bóka sínar íbúðir og hús og ganga
frá greiðslum. Þannig hefur álag á
starfsfólk félagsins ekki aukist þó svo
að umfang kerfisins hafi tvöfaldast.
Telja má að með því hafi sparast sem
nemur einu stöðugildi starfsmanns.
Félagsskírteinin sem lyklar
Samfara flutningi á orlofsíbúðum
félagsins í Reykjavík í Mánatún
– var tekið upp aðgangskerfi þar
sem félagsskírteini eru lyklakort.
Í tengslum við það var skrifuð
tenging frá orlofskerfi félagsins í
aðgangskerfið og tókst svo vel til að
nánast öll stjórnun á aðgangsmálum,
opnunum korta og eftirlit með þeim,
er framkvæmt í gegnum þá lausn.
Þetta kerfi hefur gengið áfallalítið
frá 2013 og er einnig notað á
nokkrum af skrifstofum félagsins.
Skjáskot úr félagakerfinu.
Guðmundur Rúnar Árnason, framkvæmdastjóri Hlífar, kynnir kerfið fyrir starfsmönnum.