Austurglugginn


Austurglugginn - 02.12.2021, Page 10

Austurglugginn - 02.12.2021, Page 10
Fréttabréf AFLs Starfsgreinafélags Fleiri verkalýðsfélög taka upp félagakerfi AFLs Verkalýðsfélagið Hlíf í Hafnarfirði mun taka upp félagakerfi AFLs nú um áramótin og stendur innleiðing félagsins í kerfið nú yfir. Um er að ræða mjög umfangsmikla breytingu í starfi Hlífar sem hingað til hefur notað annað félagakerfi og verið með frekar einfaldar „mínar síður“ og orlofsvef. Að sögn Guðmundar Rúnars Árnasonar, framkvæmdastjóra Hlífar, ríkir nokkur eftirvænting á skrifstofu Hlífar. „Við erum búin að skoða AFLs kerfin mjög vel og erum mjög ánægð með þessa ákvörðun okkar. Mér sýnist að kerfið uppfylli allar okkar óskir og vel það,“ sagði Guðmundur. „Ég er sérstaklega ánægður með að þetta kerfi er frá upphafi skrifað fyrir verkalýðsfélag með svipaða starfsemi og við erum með – en ekki eitthvað hliðarverkefni annarra tölvukerfa“ sagði Guðmundur, en félagakerfið Jóakim, sem Hlíf hefur notað til þessa, var upphaflega skrifað sem kerfi fyrir lífeyrissjóði. Hlíf mun setja kerfið upp mjög svipað og AFL notar það – þ.e. nota sér alla sjálfvirkni möguleika kerfisins og tengja það við bókhaldskerfi þannig að færslur fari allar sjálfvirkt á milli kerfa. Undirbúningur að þátttöku Hlífar í félagakerfi AFLs hefur staðið frá því í vor. AFL kynnti þá félagakerfi sitt fyrir nokkrum verkalýðsfélögum og var Hlíf fyrst félaga til að óska eftir þátttöku. Tvö minni félög bíða svo á hliðarlínunni og munu væntanlega koma inn í kerfið á næsta ári og loks eru nokkur stærri félög í viðræðum við AFL um þátttöku. Austfirsk framleiðsla Upphaf félagakerfis AFLs má rekja allt til 2007. Við sameiningu þriggja verkalýðsfélaga í AFL Starfsgreinafélag, þ.e. Verkalýðsfélags Reyðarfjarðar, Vökuls Stéttarfélags og AFLs Starfsgreinafélags Austurlands, fór af stað vinna í að búa til sameiginlegt vinnusvæði fyrir starfsfólk hins nýja félags. Vökull Stéttarfélag var lengst komið í tölvumálum, rak sinn eigin tölvuþjón og var með sameiginlegt vinnusvæði. Verkalýðsfélag Reyðarfjarðar og gamla AFL voru skemmra komin, í raun var bara einkatölva á borði hvers starfsmanns og hver starfsmaður vistaði skjöl hjá sér. Öll þrjú félögin notuðu þó sama félagakerfi sem hýst var í Sandgerði hjá höfundi kerfsins. Kerfið heitir Félagakerfið Bóti og var upphaflega skrifað sem félagakerfi og til að halda utan um greiðslur atvinnuleysisbóta og var skrifað að frumkvæði Verkalýðs- og sjómannafélags Keflavíkur. Bóti var gott félagakerfi og fullnægði flestum þörfum félaganna – en var engu að síður dálítið barn síns tíma, skrifað um 1990. Kerfið var svokallað gluggaforrit og erfitt að tengja það við önnur utanáliggjandi kerfi. Fyrsta kerfi AFLs var í raun aðeins „Sharepoint síða,“ sem byggði á gögnum úr Bóta sem sótt voru með vefþjónustum. Það kerfi var smíðað aðallega til að starfsfólk hefði sameiginlegt vinnusvæði og sameiginlega skjalavistun. Fyrsta „Sharepoint“ síða félagsins var gerð af Stefán Erni Viðarssyni sem þá var þjónustustjóri hjá EJS á Akureyri – en félagið fór með sín tölvumál í hýsingu þar. AFL fékk aðstoð hjá Austurnet ehf. sem var á þeim tíma „regnhlífarfélag“ fyrir sjálfstætt starfandi hugbúnaðarfólk á Austurlandi, til að vinna kerfi félagsins áfram. Þá voru í forystu þar aðallega Tjörvi Hrafnkelsson og svo síðar Ágúst Valgarð Ólafsson. Þeir byrjuðu á að setja upp gagnagrunn fyrir AFL sem byggði á gögnum úr félagakerfinu Bóta – sem sótt voru með vefþjónustum. Tilgangurinn var koma upp nútíma gagnagrunni sem önnur forrit og kerfi gætu talað við. Fyrsta sjálfstæða „kerfi“ AFLs sem byggði á þessum grunni var „hópa- og skeytakerfi“ sem gerði fólki kleift að búa til hópa félagsmanna og senda út tölvupósta og smáskilaboð. Félagsmenn vildu orlofskerfið á vefinn Á þessum árum var mikill þrýstingur frá félagsmönnum um að fá orlofskerfið út á „vefinn“ svo fólk gæti bókað sjálft. AFL lagðist því í könnunarvinnu og skoðaði m.a. orlofskerfi sem þá var í boði fyrir verkalýðsfélög. Mat félagsins á þeim tíma var að það kerfi tæki allt of há þjónustugjöld og ennfremur að lítill sveigjanleiki væri í kerfinu og erfitt að fá sérlausnir við það – en félagið hafði þá þegar ákveðið að taka upp aðgangskerfi þar sem félagsskírteini yrðu lykilkort að íbúðum. Það varð síðan úr að félagið fékk forritara hjá Austurnet – þá Garðar Val Hallfreðsson og Sigurð Pál Behrend til að skrifa orlofskerfi. Það var stór ákvörðun fyrir AFL, því þrátt fyrir að fyrir lægi kostnaðaráætlun, verða þær oft fljótt úreltar við hugbúnaðargerð. Bæði hættir forriturum til að vanmeta sjálfir umfang verkefna og svo bæta kaupendur þjónustunnar yfirleitt verulega við verkefnið á leiðinni með að óska eftir fleiri möguleikum og meiri virkni. Fyrsta útgáfa orlofskerfisins stóðst þó að mestu kostnaðaráætlun, sem hljóðaði upp á 30 milljónir króna, og var kerfið gangsett 18. apríl 2013. Frá því kerfið var sett í gang 2013 hafa 36.500 bókanir farið í gegn um kerfið en á sama tíma hefur umfang orlofsíbúða og-húsa AFLs stóraukist. Þannig voru 2.444 bókanir á fyrstu 12 mánuðum sem kerfið var rekið en á síðustu 12 mánuðum hafa verið 5.281 bókun. Á þessum tíma hefur einnig orðið sú þróun að í stað þess að starfsmenn bóki allar bókanir í að um 70% félagsmanna sjá sjálfir um að bóka sínar íbúðir og hús og ganga frá greiðslum. Þannig hefur álag á starfsfólk félagsins ekki aukist þó svo að umfang kerfisins hafi tvöfaldast. Telja má að með því hafi sparast sem nemur einu stöðugildi starfsmanns. Félagsskírteinin sem lyklar Samfara flutningi á orlofsíbúðum félagsins í Reykjavík í Mánatún – var tekið upp aðgangskerfi þar sem félagsskírteini eru lyklakort. Í tengslum við það var skrifuð tenging frá orlofskerfi félagsins í aðgangskerfið og tókst svo vel til að nánast öll stjórnun á aðgangsmálum, opnunum korta og eftirlit með þeim, er framkvæmt í gegnum þá lausn. Þetta kerfi hefur gengið áfallalítið frá 2013 og er einnig notað á nokkrum af skrifstofum félagsins. Skjáskot úr félagakerfinu. Guðmundur Rúnar Árnason, framkvæmdastjóri Hlífar, kynnir kerfið fyrir starfsmönnum.

x

Austurglugginn

Direct Links

If you want to link to this newspaper/magazine, please use these links:

Link to this newspaper/magazine: Austurglugginn
https://timarit.is/publication/1687

Link to this issue:

Link to this page:

Link to this article:

Please do not link directly to images or PDFs on Timarit.is as such URLs may change without warning. Please use the URLs provided above for linking to the website.