Bókasafnið


Bókasafnið - 01.06.1996, Side 24

Bókasafnið - 01.06.1996, Side 24
Jóhanna Gunnlaugsdóttir Gangskör 10 ára Fyrirtækið Gangskör sf. var stofnað þann 26. apríl 1986 og á því tíu ára afmæli um þessar mundir. Stofnendur fyrirtækisins voru bókasafns- fræðingarnir Eydís Arnviðardóttir, Guðrún Eggertsdóttir, Hólmfríður Magnúsdóttir, Jóhanna Gunnlaugsdóttir, Kristín Ólafsdóttir, Ólöf Bene- diktsdóttir og Þóra Gylfadóttir. Hólmfríður sagði skilið við fyrirtækið skömmu eftir stofnun þess og á árunum 1987 til 1988 hurfu þær Eydís, Guðrún, Ólöf og Þóra að mestu til annarra starfa, en Eydís haíði reyndar verið í fullu starfi annars staðar allt frá stofnun fyrirtækisins. Við Kristín höfum starfað samfellt hjá fyrir- tækinu frá stofnun þess og erum nú þær einu í fullu starfi hjá Gangskör. Rekstrarform Gangskör var stofnað sem sameignarfélag bókasafns- fræðinganna sjö og í félagssamningi er m.a. kveðið á um til- gang félagsins, hlut hvers félaga, hvernig hagnaði skuli skipt, hvernig ákvarðanir um vinnuframlög skuli teknar og hvernig slíta beri félaginu. Sameignarfélagsformið hentaði vel þar sem því fylgir óveruleg áhætta og krafan um eigið fé er lítil. Meginþörfin var að félagarnir hefðu vettvang til þess að útvega verkefni og skipta þeim á milli sín, deila með sér sameiginlegum rekstrarkostnaði og skiptast á hugmynd- um. I félagssamningi kemur fram að tilgangur félagsins er að skipuleggja bóka-, skjala- og önnur gagnasöfn og annast ráðgjöf og þjónustu varðandi safnamál. Félagarnir skuld- binda sig til þess að leggja félaginu til starfskrafta sína eftir því sem nauðsynlegt er og um semst þeirra á milli. Tekjur félaganna eru í samræmi við vinnuframlag þeirra og telur hver fram tekjur sínar til skatts sem einstaklingur þar sem félagið er ekki sjálfstæður skattaðili. Þörfin fyrir þjónustuna Mikil og vaxandi þörf er fyrir þá þjónustu sem Gang- skör veitir. Helstu ástæðurnar eru í fyrsta lagi að skjala- magn hjá fyrirtækjum eykst stöðugt þrátt fyrir spár um hið gagnstæða. I öðru lagi hafa þarfir fyrir skjótan aðgang að upplýsingum aukist og í þriðja lagi fata kröfur um hag- kvæmni í rekstri fyrirtækja vaxandi. A síðustu árum hefur gæðastjórnun hjá fyrirtækjum haft umtalsverð áhrif á þörfina fyrir þjónustu Gangskarar og höfum við unnið fyrir nokkur fyrirtæki sem vinna að því að fá vottun fyrir vöru eða þjónustu. Til þess að öðlast viður- kenningu þurfa fyrirtækin að skipuleggja og skrásetja hvað þau ætla að gera, starfa síðan samkvæmt þeim fyrirætlun- um en fari eitthvað úrskeiðis þarf að vera hægt að finna út hvers vegna. Mikilvægur hluti af þessu starfi er gott skipu- lag skjalamála og greiður aðgangur að skjölum. Rekstrarkostnaður Mestöll vinna sem við innum af hendi fyrir viðskipta- vininn fer fram í viðkomandi fyrirtæki. Hins vegar fer öll tölvuvinnsla fram á skrifstofum okkar en við Kristín rekum hvor sína skrifstofu og höfum lagt metnað okkar í að vera með allan nauðsynlegan búnað svo sem fullkominn tölvu- búnað, síma, símsvara, símboða, farsíma og faxtæki auk vandaðs bréfsefnis, límmiða og nafnspjalda. Þá eru fagbæk- ur og tímarit talsvert stór kostnaðarliður hjá okkur. Markaðssetning og viðskiptavinir Markaðssetningin hefur einkum verið með þrennu móti. í fyrsta lagi með beinum bréfaskriftum, í öðru lagi námskeiðshaldi og ritun greina í blöð og tímarit og í þrið- ja lagi er það orðsporið sem fer af okkur og vinnu okkar. A u.þ.b. tveggja ára fresti höfum við skrifað völdum fyr- irtækjum bréf þar sem við bjóðum fram þjónustu okkar á sviði skjala- og annarra upplýsingamála. Bréfunum fylgjum við síðan eftir með símtölum. Ef tengsl komast á milli okk- ar og viðskiptavinar vinnum við greinargerð um ástand þessara mála hjá honum og komum ennfremur fram með tillögur um úrbætur. Kostnaðaráætlun ásamt tímaáætlun eru látnar fylgja greinargerðinni. Mislangur tími fer í vinnu hjá einstökum viðskiptavinum eða allt frá nokkrum vikum upp í marga mánuði. Þegar viðskiptum hefur verið komið á er verkefnið kynnt fyrir starfsmönnum jafnt yfirmönnum sem öðrum starfsmönnum en með því móti verða starfsmenn mun já- kvæðari gagnvart hinu nýja fyrirkomulagi. Að lokinni kynningu er síðan hafist handa við að vinna hina ýmsu verkþætti sem fram koma í greinargerðinni. Suma verk- þætti vinnum við alfarið sjálfar, aðra í samvinnu við starfs- menn fyrirtækisins en suma verkþætti þjálfum við starfs- menn til þess að vinna. í lok verksins eru svo haldin nám- skeið um hið nýja fyrirkomulag. Þegar verkefnum er lokið bjóðum við upp á viðhaldsþjónustu t.d. annað eða þriðja hvert ár. Hún er oft þegin einkum varðandi bókasafnsþátt- inn. Við höfum gert talsvert af því að halda námskeið um skjala- og önnur upplýsingamál. Á námskeiðin kemur fólk víðs vegar úr atvinnulífinu og oft komast á viðskipti milli okkar og þeirra fyrirtækja sem þetta fólk vinnur hjá. Á síð- ari árum höfum við ennfremur skrifað greinar um þessi mál í blöð og tímarit og í ljós hefur komið að það hefur haft áhrif áeftirspurn eftir þjónustu okkar. Því fleiri sem viðskiptavinir okkar verða þeim mun víð- ar berst orðsporið af vinnu okkar og oft er haft samband við okkur vegna þess. Við erum jafnframt oft spurðar fyrir hverja við höfum unnið áður og þá er gott að geta bent á eldri viðskiptavini en þeir koma úr flestum geirum at- vinnulífsins. Á þeim tíu árum sem við Krisu'n höfum unnið saman hafa fjölmörg fyrirtæki nýtt sér þjónustu okkar. Alls eru viðskiptavinir okkar nú orðnir u.þ.b. 50 talsins. Höfundur er bókasajhsfrizðingur, rekur eigiðfyrirtœki Gang- skör og er í framhaldsnámi við háskólann í Aberystwyth. SUMMARY Gangskör - lOth Anniversary The business Gangskör was set up as a partnership in 1986 by seven professional librarians. Shortly afterwards five of the founders left the business. The remaining two have run Gangskör since, both on full time basis. The aim of the firm is to organize information, e.g. in libraries and archives, and act as a consulting service in the field of organization of in- formation as laid down in the firm’s charter. An increasing need is perceptible in the society for the services rendered by Gangskör, a.o. because of increasing amount of documents and the impact of quality management, which requires well organized documentation. The proce- dures of the services are described, where most of the work, other than el- ectronic data processing, takes place at the client’s site. The marketing of Gangskör is delineated, e.g. by direct marketing and holding courses. 24 Bókasajhið 20. árg. 1996

x

Bókasafnið

Direkte link

Hvis du vil linke til denne avis/magasin, skal du bruge disse links:

Link til denne avis/magasin: Bókasafnið
https://timarit.is/publication/245

Link til dette eksemplar:

Link til denne side:

Link til denne artikel:

Venligst ikke link direkte til billeder eller PDfs på Timarit.is, da sådanne webadresser kan ændres uden advarsel. Brug venligst de angivne webadresser for at linke til sitet.