Morgunblaðið - 06.06.1996, Blaðsíða 11

MORGUNBLAÐIÐ
VIÐSKIPTI
FIMMTUDAGUR 6. JÚNÍ 1996 C 11
fyrir hvaða bækur eru ti! hjá fyrir-
tækinu. Þá getur tekið talsverðan
tíma að finna bók sem er i útláni
hjá einhveijum starfsmanni. Stefnt
er að því að hafa bókasafnsskrá
fyrirtækisins inni á Intranet, flokk-
uð eftir efni og staðsetningu. Að
öllum líkindum verða menn látnir
skrá útlán á sérstakt form á Intra-
net þannig að sjá megi hvort við-
komandi bók er í útláni og þá hjá
hverjum.
• Vísitölur: Vísitölur eru dæmi
um upplýsingar sem starfsmenn
nota reglulega. Allar slík-
ar upplýsingar voru áður
geymdar í möppu hjá rit-
urum og áttu það til að
ílengjast á borðum sumra
starfsmanna.
Algengustu vísitölur
eru nú á Intranet og hefur það
sparað leitunartíma starfsmanna
talsvert.
• Gæðahandbókin og ýmsar
verklagsreglur: Verið er að vinna
í að setja gæðahandbók VSÓ inn á
Intranet. I gæðahandbókinni, sem
greinist niður í sjö stoðbækur, er
fjallað ýtarlega um verklag og
vinnuvenjur VSÓ auk þess sem þar
má fletta upp ýmsum verklagsregl-
um, s.s. um notkun tölvupósts, íjar-
vistarskráningu og stöðlun skjala.
• Kennitölur og einingar-
verð: Við tilboðsgerð oggerð kostn-
aðaráætlana notast VSO við ýmsar
útreiknaðar kennitölur um kostnað
og valin einingarverð. Þessar tölur
eru reiknaðar út innanhúss út frá
niðurstöðum nokkurra verka og síð-
an uppfærðar reglulega. Mikilvægt
er að starfsmenn noti ávallt nýjustu
tölurnar og einnig að allir séu að
vinna með sömu upplýsingarnar.
Af þessum sökum er Intranet rétti
staðurinn fyrir þessar upplýsingar.
• Fréttasíður í stað þess að
gefa út innanhúss fréttabréf og
hengja stöðugt upp tilkynningar á
fréttatöflu fyrirtækisins, er nú
meiningin að notast við Intranet.
Komið verður fyrir einni tölvu í
matsalnum þar sem fréttasíðan
verður uppi og starfsmenn geta flett
í gegnum upplýsingarnar. Hér er
um pappírssparnað að ræða auk
þess sem menn þurfa ekki að fara
inn í kaffistofu til að lesa nýjustu
fréttirnar.
• Starfsmannasíður: Á starfs-
mannasíðunum eru upplýsingar um
stöðu sumarfría, heimilisföng og
símanúmer starfsmanna og fjölda
vinnustunda í hvetjum mánuði. Auk
þess er í bígerð er að setja þar inn
kjarasamninga og upplýsingar um
önnur sameiginleg áhugamál
starfsmanna.
• Tenging við aðrar heima-
síður: Til að lágmarka leit starfs-
manna á Alnetinu höfum við sett
upp tengingar við nokkrar áhuga-
verðar heimasíður inn á Intranet.
Þessar tengingar eru m.a. við
heimasíður annarra ráðgjafar- og
verktakafyrirtækja. Með því að
bjóða upp á slíkar tengingar eru
starfsmenn hvattir til að fylgjast
með fyrirtækjum í svipuðum rekstri
og því sem gerist á markaðinum í
kringum þá.
• Opin og lokuð verknúmer:
Hjá VSÓ hafa öll verk sérstakt
verknúmer og öll skráning unninna
klukkustunda og annars kostnaðar
fer eftir þessu verknúmeri. Af þess-
um sökum þurfa starfsmenn oft að
fletta upp verknúmerum. Á Intra-
net geta menn fengið upplýsingar
um bæði þau verknúmer sem verið
er að vinna í og einnig þau verk-
númer sem ekki eru lengur í notkun.
• Helstu verkefni VSÓ: Síðust
á Iistanum eru helstu verkefni VSÓ.
Til að styrkja markaðssetningu og
bæta upplýsingastreymi til við-
skiptamanna er nú verið að setja
inn á Intranet skrá yfir helstu verk-
efni sem VSÓ hefur unn-
ið á mismunandi sviðum.
Verkheiti og verkkaupi
koma fram auk þess sem
tekin er saman stutt lýs-
ing á verkinu. í nokkrum
tilfellum verða taldar upp
helstu kennitölur verksins. Starfs-
menn eiga nú auðveldara með að
vitna í reynslu fyrirtækisins á
ákveðnum sviðum og viðskiptavin-
urinn fær nákvæmari upplýsingar
en áður.
Tengingar í gegnum Alnetið
Þrátt fyrir að meginhlutverk
Intranet sé að veita starfsmönnum
innan fyrirtækisins aðgang að öll-
um nauðsynlegum upplýsingum á
einum stað, er einnig mögulegt að
tengjast Intranet í gegnum Alnetið.
Að uppgefnu lykilorði er þá veittur
aðgangur í gegnum svokallaðann
„eldvarnarvegg" sem skilur Intra-
net frá Alnetinu. Hér er um marg-
prófað ferli að ræða og mjög ör-
uggt. Þessi möguleiki gerir það að
verkum að skrifstofur fyrirtækja
úti á landi og jafnvel erlendis geta
tengst Intraneti móðurfyrirtækisins
og sótt þangað nauðsynlegar upp-
lýsingar.
Hjá VSÓ má sjá fyrir sér a.m.k.
tvo möguleika á slíkri samtengingu.
Annars vegar gætu starfsmenn sem
eru að vinna heima og hafa aðgang
að Alnetinu, flett upp á nýjustu
fréttunum á fréttasíðum VSÓ. Hins
vegar gætu starfsmenn dótturfyrir-
tækja eða annarra samstarfsaðila
fengið nýjustu upplýsingar um
kennitölur og einingarverð, beint
af Intraneti VSÓ. Með þessu móti
yrði upplýsingastreymi mun betra
en áður.
Daglegur rekstur Intranet
Eins og vera ber er Intranet í
stöðugri þróun og hafa starfsmenn
verið hvattir til að koma með ábend-
ingar um atriði sem bæta má við.
Purveyor vefþjónninn býður einnig
upp á að fylgst sé með því hve oft
hver síða er skoðuð og þannig má
mæla hvort um áhugaverðar upp-
lýsingar er að ræða. Tekið er tillit
til alls þessa við endurskoðun á
uppsetningu Intranet.
En viðhald og uppfærslur upplýs-
inganna eru einnig mjög mikilvæg-
ar til að tryggja að ávallt sé unnið
með réttar upplýsingar. Uppfærsl-
an krefst ekki forritunar- eða
tæknikunnáttu og því er einfalt að
skipta verkum milli starfsmanna.
Meðan stoðdeildin er ábyrg fýrir
að uppfæra húsreglurnar uppfærir
stúlkan á símanum vísitölurnar og
einn verkfræðingur uppfærir kenni-
tölur um kostnað.
Hér má því með réttu segja að
Stefnir í að
árið 1996
verði árInnra-
netsins
Intranet sé upplýsingakerfi þar sem
allir starfsmenn hafa sitt hlutverk.
Þetta fyrirkomulag eykur tíðni upp-
færslna og jafnframt skilvirkni
Intranet sem upplýsingamiðils.
Einfalt og ódýrt
I þjóðfélagi þar sem upplýsingar
eru mikilvægasta og dýrmætasta
eign hvers fyrirtækis, er nauðsyn-
legt að öll gögn séu í skipulegri
geymslu og ekki síður að aðgengi
að þeim sé gott. Af þessum sökum
þurfa fyrirtæki að móta stefnu í
upplýsingamálum ekki síður en á
öðrum sviðum rekstursins. Án þess
að meta þarfir fyrirtækisins og
skipuleggja framtíðaruppbyggingu
upplýsingamála út frá þeim, verður
árangurinn aldrei nægilega góður.
Hjá VSÓ hefur okkur orðið ljóst
að „Alnetstæknin“ virkar enn betur
innan fyrirtækis en utan þess. Við
viljum hins vegar einnig fullnýta
okkur kosti Alnetsins og teljum að
samvinna Inter- og Intranet sé mjög
mikilvæg. Saman eru Inter- og
Intranet sterkari en hvort í sínu
lagi. Gott dæmi um þetta er tenging
útibúa við Intranet móðurfyrirtækis
í gegnum Alnetið.
Niðurstaða okkar hjá VSÓ er að
Intranet hefur staðið fyllilega undir
þeim væntingum sem við gerðum
til þess. Upplýsingastreymi hefur
nú þegar batnað verulega og ljóst
er að rekstrarkostnaður mun lækka
umtalsvert.
í stuttu máli má því lýsa kostum
Intranet á þann hátt að það sé ein-
falt, ódýrt, bæti upplýsingastreymi
og lækki rekstrarkostnað.
Að mínu mati munu flest íslensk
fyrirtæki sjá sér hag í að setja upp
Intranet. Áhættan er í algjöru lág-
marki en hagræðingarmöguleikar
verulegir.
Höfundur er fjármáhisljóri VSÓ,
Verkfræðistofu Stefáns
Ólafssonar ehf.
sem
ístensk forritaþróun ehf.
Suðurtandsbraut 4
108 Reykjavík
Simi: 588 1511
Fax: 588 8728 '
alhliða,
oruqgur,
haþroaður
sveigjanlegur
islenskur
viðskipta-
hugbúnaður
fullnægir
ytrustu
kröfum
fynrtækja

opusallt
„Við hjá Seifi hf. höfum áralanga reynslu af ópusíilt
hugbúnaðinum. Kerfið hefur reynst mjög vel hjá okkur.
Ó/msallt býr yfir miktum möguteikum og er þægitegt í
notkun. Mikilvægast er þó að kerfið tryggir mér á
einfaldan og aðgengilegan hátt aðgang aó öllum nauðsyn-
tegum upptýsingum um reksturinn."
Haraldur Haraldsson, Seifur hf.
„Vió hjá VISA íslandi notum ópusallt í fjárhagsbókhaldi.
ópus'Æt er mjög öftugt tæki við uppgjör og áættana-
gerð. Uppsetning á rekstrar- og efnahagsreikningum er
njög sveigjanleg í kerfinu. Það er einnig mikill kostur
hvað er þægitegt fyrir notandann að skrá færslur í
ópuS3Í\t. Hið sama gitdir um allar fyrirspurnir, vinnslu
og prentun úr kerfinu."
Anna Inga Grímsdóttir, forstöðumaður hagsýslusviðs
VISA íslands.
„Við höfum notað ópMsallt i fimm ár og erum ánægð
með kerfið. Hetstu kostir ópus A\t eru sveigjanleiki og
aðtögunarhæfni. Meðat mikitvægra atriða i upplýsinga-
kerfi okkar er öftugt sölukerfi sem hetdur utan um alla
sötusögu einstakra viðskiptavina. Meðat annarra kosta við
ópusaWt eru pappirstaus samskipti við toltinn sem hafa
sparað okkur mikinn tíma, fyrirhöfn og peninga. "
Ingvar J. Karlsson, Karl K. Karlsson hf. heildverslun.
Reynsta fyrirtækja hér heima og erlendis er bestu meðmælin. Kynntu þér
hvað ÓpUS'Æt getur gert fyrir þig og fyrirtæki þitt. Hafðu samband við
okkur í sima 588 1511 og vió sýnum þér hvað í boói er.
Bættu samkeppnisstöðu þína - veldu oplisaWt
Islensk
forritaþróun ehf.