Skátaforinginn - 01.02.1991, Page 7

í

Skjalasafn
Skjalasafn er langminni fé-
lagsins, og það sem þurrkast
út úr minninu er oftast að
eilífu glataö. Þetta þekkja
flestir sem aö félagsmálum
starfa og marga hefur hent
að þurfa að leita langt og
víöa árangurslaust að gögn-
um um mildlvæg mál sem
hafa aö geyma heimildir um
verðmæta hagsmuni félags-
ins en hafa glatast vegna
slæmrar varðveislu á skjöl-
um félagsins. Það cr því
skynsamlegt að verja nokkr-
um tíma dl þess að koma
skjalasafni félags f gott horf
og rétt að skipuleggja skjala-
safnið um leið og nýtt félag
er stofnaö. Það kann að
virðast léttvægt í fyrstu en
áður en langt um Líöur eru
upplýsingar skjalasafnsins
orðnar dýrmætar og líklega
vex tílfinningin fyrir verö-
mætí þeirra meö tímanum,
því að félagasamtök þurfa f
ríkara mæli að sætta sig við
að forystumenn þeirra hafi
minni tfma aflögu og hann
verður að nota vel.
Hvað er skjalasafn
fólagslns?
Skjalasafn félagsins eru ÖU
gögn sem varða starfsemi
þess, gjöröabækur, bréf sem
félagið hefur fengið, bréf
sem send hafa veríö f nafni
félagsins, félagatal, bókhald
félagsins, bókhaldsbækur og
fylgiskjöl. Ennfremur mynd-
efni, Ijósmyndir og kvik-
myndir hljóðupptökur og
annað sem á einhvem hátt
greinir frá starfsemi félags-
ins. Einkenni skjala er aö
slqöl eru yfirleitt til f einu
frumcintaid og skýrir þaö
betur scm sagt var hér að
framan að sé skjaU fargað
fæst ckkert í staðinn. Nauð-
synlegt er að halda einnig tíl
haga prentuöu efni scm
snertír starfsemi félagsins
enda hvfUr sú skytda á félag-
inu að varðveita gögn sem
fjalla um starfsemi þess
öðrum fremur.
Mildlvægt er aö gera sér
grein fyrir þvf aö slcjalasafn-
ið er mun vfötækari gagna-
banld en bréfasafn félagsins
eitt. Af skjalasafninu veröur
aö vera unnt aö rekja starf-
semi félagsins á hvcrjum
tíma og þá sldptír miklu
máU aö unnt sé aö fyigja
efdr málum f samhengi.
Sem dæmi má nefna að vilji
menn relcja byggingarsögu
félagsheimiUs viökomandi
félags þarf aö tcngja saman
upplýsingar úr fúndargerö-
um, bréfasafhi og bókhaldi.
Skránlng, flokkun
og grlsjun
Skráning, fiokkun og grisjun
skjalasafnsins eru þær aö-
geröir nefndar sem vinna
þarf f skjalasafni. Auðvitað
er sú vinna háð stærð og um-
fangi félagsins og veröur að
hafa f huga stærö og starf-
semi fétagsins þegar vinna
við skjalasafniö er sldpulögö.
Flokkun og skráning merldr
að skjöl eru flokkuð eftir
fyrirfram ákveðnum skjala-
flokkum. Skjölin f hverjum
flokld eru slcráð og þeim
komið fyrir í hentugum um-
búöum tíl geymslu. (Þetta
þýöir m.a. að slcjöUn eru
teldn úr bréfamöppum og
þvíumlíku og sett f öskjur tít
varöveisiu).
Þjóöskjalasafn hefúr teldö
upp eftírtalda floldcun skjala
f leiðbeining-um sfnum um
skjalavörslu.
A - Fundageröarbækur
B-Bréfasafn
C • Félagaskrár
E - Bókhald
F - Sérmál flokkuö eftir efni
G - Prentaö efnl (eigin útgáfa)
og myndefni
H - Spólur og upptökur
r.
- Auk þessara flokka nota ein-
staka stór félög einnig bréfa-
dagbækur, þar sem skráö eru
innkomin og send bréf og
bréfabækur sem í eru geymd
afrit útsendra bréfa f tfmaröð.
Þessar bækur eru þó sjaldan
notaðar í félagasamtökum.
Hentugt getur verið að hafa
f huga þessa helstu skjala-
flokka þegar gengið er frá
skjalasafhi félags til
varöveisiu.
Grísjun skjalasafns er fóigin
f eyöingu ákveðinna gagna f
skjalasafni og er meginregla
að eyöa gögnum sem ella
væru til varðveisiu í mörg-
um afritum, og fylgjskjöl
með bókhaldi.
Bókhaldsgögn er rétt að
varðveita í 7 ár og snertí þau
mildlvæga þættí f starfi félags-
ins er rétt að stjóm félagsins
ákveði sérstaklega hvort
cyöa skuli skjölunum. Mildl-
vægt getur veriö síðar á ferii
félagsins að geta raidð hvaða
gögnum úr fórum þess hef-
ur verið eytt á hverjum tíma.
Varðvolsla
skjalasafnslns
Skjalasafhið er venjulega
geymt á skrifstofú félagsins
eða hjá stjómarmönnum.
Einkum sá hlutí skjalasafns-
ins sem er í daglegri notkun.
Varðvcisla gagna sem eldd
eru f notkun og hafa oröið
meira sögulegt gildi cr tals-
vert vandamál, ekid síst hjá
félögum og samtökum sem
búa eldd viö eigiö húsnæöi.
Mildlvægt er að stjóm félags
hafi jafnan vitneskju um
geymslustað skjalasafnsins
og bent skal á að öUum fél-
ögum og samtökum sem
þiggja styrld af opinberu fé,
frá ríld eða sveitarfélögum
ber að sldla skjölum sfnum
til Þjóöskjalasafhs íslands er
skjöUn hafa náð 30 ára aldri
og em gögnin þá varðveitt f
opinberu safhi öUum tíltæk
og aögengileg.
Umsjón maö
skjalasafnl
Ritari félags annast oftast
nær skjalasafnið og þarf þvf
að gera ráö fyrir vinnu viö
skjalasafn er skyldur ritara
eru skýrgreindar í lögum
eöa starísreglum félags,
nema starfiö sé faUð í
öömm stærrí
félagasamtökum.
Skátaforinginn - 7