Fréttablaðið - 31.03.2020, Page 21

Það hefur komið í ljós að fyrir-tæki voru misvel búin undir þessar breytingar,“ segir
Andri Örvar Baldvinsson, tækni-
leiðtogi samskipta- og samvinnu-
lausna Sensa. Mikilvægt er að
huga að þeim þáttum sem skipta
máli til þess að fjarfundurinn skili
árangri. Einfalt notendaviðmót
fyrir fundarstjóra sem og gesti er
mjög mikilvægur þáttur. Einnig
öryggi í formi aðgangsstýringar,
þ.e. rafrænar auðkenningar til að
tryggja að þeir sem koma inn á
fundinn séu þeir sem þeir segjast
vera. Þá þarf stundum að huga
að streymi, upptökum og jafnvel
þurfa sumir viðskiptavinir síma-
fundarbrú.
Nýjar áskoranir
Andri bendir á að fundarstjórn
skipti miklu máli á fjarfundum en
verkefni fundarstjóra og undir-
búningur funda sé öðruvísi. Til
að mynda stendur fundarstjóri
frammi fyrir nýjum áskor-
unum sem felast í að þekkja betur
lausnirnar sem hann vinnur með
og að ná athygli og virkni þátt-
takenda. Því þarf að huga að því að
starfsfólk fái viðeigandi þjálfun í
að stýra fjarfundum.
Mikið framboð er á lausnum
sem nýtast í hvers kyns fjarfundi.
„Við erum með mjög sterkt vöru-
framboð og sterkan hóp tækni-
manna og ráðgjafa til að anna
aukinni eftirspurn í fjarfunda-
lausnum ásamt fjarfundabúnaði.
Má þar nefna Sjáumst sem er fjar-
fundalausn sem er hýst á Íslandi,
Microsoft Teams og Cisco Webex.
Þar sem Sjáumst er hýst á Íslandi
hefur hún ekki liðið fyrir mikla
alþjóðlega aukningu í notkun.“
Andri segir að hópurinn hjá
Sensa takist á við ólíkar áskor-
anir við að bæta fundaupplifun
við fjölbreyttar aðstæður fyrir
viðskiptavini. „Við fögnum því
hversu margar lausnir eru í boði
sem sinna þessum verkefnum í
dag enda eftirspurnin mjög mikil
vegna breyttra aðstæðna. Lausnir
eru misgóðar í að sinna ólíkum
verkefnum og þess vegna er þarfa-
greining alltaf mikilvæg,“ segir
hann.
Greina þarfir fyrirtækja
„Ef þörfin er að geta boðið upp
á tengingar frá mörgum ólíkum
kerfum eins og Microsoft Teams,
Skype, Cisco Jabber eða vafra þá
er Sjáumst myndfundaþjónustan
besti kosturinn. Ef viðskiptavinir
notast við Office 365 þá liggur
næst við að skoða Microsoft Teams
en sú lausn hentar sérstaklega vel
þegar kemur að innri samskiptum
og hópavinnu. Cisco Webex
lausnaframboðið er fyrir allt þar
á milli eins og streymi, aðgangs-
stýringar á fundum, hefðbundna
kennslu og hópavinnu til að nefna
nokkur dæmi. Auðvitað skarast
lausnirnar með mismunandi hætti
en þær hafa allar sína styrkleika
og veikleika sem við hjálpum við-
skiptavinum að greina á milli.“
Sensa hefur liðsinnt alþjóð-
legum fyrirtækjum og stórum sem
smáum innlendum fyrirtækjum
auk opinberra aðila. Sensa hefur
t.d. unnið mikið upp á síðkastið
fyrir almannavarnadeild Ríkis-
lögreglustjóra sem stuðningur við
fjölbreytt verkefni hjá þeim. Einn-
ig hefur Sensa unnið að lausnum
fyrir fjarlækningar í samvinnu
við Landlækni og heilbrigðissvið
Origo. Þá hefur fyrirtækið unnið
að fjarfundalausnum fyrir Land-
spítalann, Reykjavíkurborg og
Samgöngustofu auk margra ann-
arra fyrirtækja þar sem fjarfundir
eru orðnir daglegir hjá flestum
starfsmönnum.
Fjarfundum fjölgar
„Fjarfundamenningin er komin
til að vera og það sést á því að
fjarfundir sem voru áður undan-
tekning eru nú orðnir að reglu hjá
mörgum fyrirtækjum. Óöryggi
og hræðslu við fjarfundi hefur
verið rutt úr vegi vegna aðstæðna
í þjóðfélaginu. Við gerum ráð fyrir
að þegar ástandið hefur jafnað sig
muni sú fundamenning sem áður
var taka aftur við sér en það er nú
þegar búið sá fræjum og fjarfunda-
menningin hefur sannað notk-
unargildi sitt. Til dæmis má vitna
í Jón Gunnar Jónsson, forstjóra
Samgöngustofu, sem segir:
„Aðstæðurnar í þjóðfélaginu
hafa skapað aukna þörf á notkun
fjarfundalausna. Það er ánægjulegt
að sjá hversu vel starfsfólkið okkar
hefur tileinkað sér þessar lausnir
í daglegu starfi upp á síðkastið.
Nokkuð sem kemur örugglega
til með að verða í auknum mæli
í framtíðinni. Upplifunin er að
fjarfundir virka vel án þess að það
þurfi að kosta einhverju til. Fund-
irnir eru skilvirkir á sama tíma og
þeir eru persónulegir þar sem þátt-
takendur sjá hverjir aðra í mynd.
Auðvelt er að skoða sameiginleg
gögn og óþarfa ferðatími sparast
með þessu fundaformi.“
Að lokum vill Andri benda á
að Sensa er með námskeið fyrir
Sjáumst, Microsoft Teams og Cisco
Webex. Námskeiðin eru fyrir
almenna notendur, kerfisstjóra
og fundarstjóra og hægt er að hafa
samband við sala@sensa.is til að
fá frekari upplýsingar eða ráðgjöf.
Fjarfundamenning er að
skjóta rótum hér á landi
Örugg og skilvirk samskipti skipta miklu máli þegar starfsmenn starfa í dreifðu vinnuumhverfi
en umtalsvert meira er um fjarfundi vegna Covid-19. Mikilvægt er að huga að þeim þáttum
sem skipta máli til þess að fjarfundurinn skili árangri. Margar góðar lausnir eru í boði hjá Sensa.
Andri Örvar Baldvinsson, tæknileiðtogi samskipta- og samvinnulausna
Sensa, segir margt í boði í fjarfundalausnum. FRÉTTABLAÐIÐ/ANTON BRINK
Fyrir þá aðila sem eru komnir af stað í Microsoft skýinu og eru að stíga sín fyrstu skref í
fjarfundamenningu hefur Sensa
ákveðið að veita fría aðstoð við
notkun á Teams meðan sam-
komubann vegna Covid-19
stendur yfir.
„Aðstoðin verður á því formi
að fólk geti leitað til okkar með
spurningar með því að senda
tölvupóst á hjalp@sensa.is og fá
góð ráð er varða notkun á Micro-
soft Teams,“ segir Linda Dögg Guð-
mundsdóttir sem er sérfræðingur
í skýjalausnum hjá Sensa. „Það
geta alls konar spurningar vaknað
núna þegar starfsmenn eru með
dreifðar vinnustöðvar. Það hefur
verið mjög mikið að gera undan-
farið og margir sem þurfa aðstoð.
Teams hefur verið í notkun í rúm
tvö ár og notendur margir en þeim
fjölgar umtalsvert núna vegna
ástandsins. Ég get alveg talað
um sprengingu, bæði vöntun á
fræðslu og aðstoð. Einnig hefur
þeim fjölgað mjög sem sækja nám-
skeiðin. Þau eru ekki hluti af fríu
aðstoðinni svo það sé tekið fram,“
segir Linda.
Sensa er gullvottaður sam-
starfsaðili Microsoft í notkun
þessara lausna og óhætt er að segja
að Teams hefur verið í forgrunni
seinustu vikurnar þegar kemur að
því. Linda er með námskeið fyrir
þá sem vilja ítarlegri kennslu á
Teams. Tvenns konar námskeið
eru í boði, fyrir byrjendur og fram-
haldsnámskeið fyrir teymisleið-
toga. „Teams er þægilegt kerfi sem
mörg fyrirtæki eru farin að nota,
stór sem smá. Þar er hægt að stýra
verkefnum, vinna saman í skjölum
og halda fjarfundi með stórum
hópum svo eitthvað sé nefnt,“
útskýrir hún.
Byrjendanámskeið í Teams er
haldið í fjarkennslu og tekur um
einn og hálfan tíma. Framhalds-
námskeiðið er fyrir þá sem eru
með grunnþekkingu, og er sér-
staklega byggt upp fyrir teymis-
leiðtoga.
Hægt er að hafa samband við
sala@sensa.is til að fá frekari upp-
lýsingar eða ráðgjöf. Nánari upp-
lýsingar um námskeiðin má einnig
finna á www.sensa.is.
Þarftu hjálp með Microsoft Teams?
Office 365 hefur notið mikilla vinsælda á seinustu árum og eru margir þar með komnir með að-
gang að Microsoft Teams sem fylgir öllum þeirra áskriftum. Sensa veitir fría aðstoð þessa dagana.
Linda Dögg Guðmundsdóttir er sérfræðingur í skýjalausnum hjá Sensa og
veitir fólki ráðgjöf og aðstoð ef á þarf að halda. FRÉTTABLAÐIÐ/ANTON BRINK
Aðstæðurnar í
þjóðfélaginu hafa
skapað aukna þörf á
notkun fjarfundalausna.
Það er ánægjulegt að sjá
hversu vel starfsfólkið
hefur tileinkað sér
þessar lausnir.
KYNNINGARBLAÐ 7 Þ R I ÐJ U DAG U R 3 1 . M A R S 2 0 2 0 RAFRÆNAR LAUSNIR