Bókasafnið - 01.01.2002, Blaðsíða 41

Jóhanna Gunnlaugsdóttir
Tímamót í skjalastjórn
AIþjóðlegur staðall um skjalastjórn tekur gildi
Alþjóðasamtök skjalastjórnenda, ARMA
International, héldu ársþing sitt í Montreal
í Kanada á liðnu hausti. Á þinginu var nýj-
um staðli um upplýsinga- og heimildagildi
skjala og skjalastjórn hleypt af stokkunum. Hann hefur
nú tekið gildi sem alþjóðlegur staðall, ISO 15489. Fyrir
skjalastjórnendur og skjalastjórn er þetta merkur
sögulegur atburður og jafnast að mikilvægi á við gildi
ISO 9000:2000 fyrir gæðastjórnun.
í grein þessari er uppruni og tildrög staðalsins rak-
in. Þá er umfangi og kaflaskiptingu staðalsins gerð
skil en hann tekur til allra þátta skjalastjórnar og allra
skjala skipulagsheilda án tillits til forms. í þriðja kafla
greinarinnar er hagurinn af skjalastjórn tíundaður en
hann er ótvíræður. í þeim fjórða er greint frá þeim
meginreglum sem settar eru fram um kerfi til skjala-
stjórnar. í fimmta kafla er gerð grein fyrir hönnun og
innleiðingu skjalastjórnarkerfis og að lokum í þeim
sjötta raktir vinnuferlar skjalastjórnar. í þessum
köflum eru samtvinnuð atriði um þessi efni í staðl-
inum og leiðbeiningunum með honum, en þær er að
finna í tæknilegri skýrslu sem fylgir staðlinum. í
greininni eru settar fram hugleiðingar og mat á
staðlinum og leiðbeiningnum, sem honum fylgja, m.a.
með hliðsjón af reynslu af skjalastjórn hér á landi.
Uppruni og tildrög staðals
um skjalastjórn
Á ársþingi ARMA International í Montreal, nánar
tiltekið þann 3. október 2001, var staðallinn formlega
kynntur. Hann ber heitið ISO 15489:2001: Information
and Documentation - Records Management. Upphafið að
staðlinum má rekja til ársins 1996 en þann 5. febrúar
það ár gáfu Ástralir út fyrsta staðalinn um skjala-
stjórn (AS 4390.1 - AS 4390.6 - 1996 1996). Ástralski
staðallinn er landsstaðall en hann hlaut strax alþjóð-
lega athygli. ARMA International ályktaði að staðall-
inn væri tæknilega vel gerður og góður grunnur fyrir
alþjóðlegan staðal og til þess að byggja skjalastjórn á
(Carlisle 1997). Voru þetta viðbrögð við hugmyndum
Staðlaráðs Ástralíu að gera AS 4390 að alþjóðlegum
staðli. Alþjóðastaðlaráðið, ISO, tók málið upp og vorið
1997 bar 46. tækninefnd ISO það undir atkvæði aðild-
arþjóða hvort taka ætti ástralska staðalinn upp
óbreyttan. Sú varð ekki niðurstaðan, heldur var
ákveðið að semja nýjan staðal byggðan á þeim ástr-
alska (Jóhanna Gunnlaugsdóttir 1997).
í vinnu tækninefndarinnar, TC46, kom fljótlega í
ljós að gerð staðals um grundvallaratriði skjalastjórn-
ar með leiðbeiningum um hvernig þeim markmiðum
mætti ná var flókið verk sem ekki allir voru sammála
um hvað skyldi innihalda. Því var á fundi nefndar-
innar í maí 1999 ákveðið að skipta vinnunni í tvo
þætti, annars vegar gerð grundvallarstaðals og hins
vegar leiðbeininga (Steemson. ISO 15489 2001). Á
fundi nefndarinnar í Berlín ári síðar, í maí 2000, var
uppkasti að staðlinum dreift. Uppköstin urðu þó
fleiri. í heild voru 317 útgáfur yfirfarnar en endirinn
varð nýr staðall, 7.800 orð, á 26 blaðsíðum í A4 stærð.
Þessi vinna hefur staðið í um fimm ár frá útgáfu ástr-
alska staðalsins en hún var óumdeilanlega nauðsyn-
leg til þess að afla staðlinum alþjóðlegs skilnings og
samþykkis (Bower 2001, 23).
Umfang staðalsins
Staðallinn tekur til skjalastjórnar hjá opinberum aðil-
um jafnt sem einkaaðilum og reglur hans gilda hvort
sem umfang starfseminnar er mikið eða lítið. Grund-
vallarreglur staðalsins ná til allra skjala á hvaða formi
sem er, rafrænu eða á pappír. Staðallinn veitir leið-
beiningar um ábyrgð skipulagsheildar á skjalastjórn
sinni og styður gæðastarf til þess að fullnægja ISO 9000
gæðastöðlunum (ÍST EN ISO 9001:2000 2001) og ISO
14000 umhverfisstöðlunum (ÍST EN ISO 14001:1996
1997). Staðallinn er leiðbeinandi um hönnun og inn-
leiðingu skjalastjómarkerfis en hann tekur ekki til
sögulegra skjala á þjóðskjalasöfnum. Síðast en ekki síst
er staðallinn þó viðmið um vönduð vinnubrögð sem
allir skjalastjórnendur ættu að tileinka sér. Er þar jafnt
átt við stjómendur skipulagsheilda, skjalastjórnendur
sem og alla þá sem mynda og varðveita skjöl.
Staðallinn skilgreinir skjöl (records) sem upplýs-
ingar sem orðið hafa til, verið mótteknar og er við-
haldið til sönnunar af skipulagsheild eða einstakling-
um vegna lagaskyldu eða í viðskiptalegum tilgangi.
Heimild (document) er hins vegar skjalfestar upplýs-
ingar sem líta má á sem heild. Skjalastjórn (records
management) er loks það svið stjórnunar sem ber
ábyrgð á hagkvæmri og kerfisbundinni stjórn á
myndun, móttöku, varðveislu, notkun og ráðstöfun
BÓKASAFNIÐ 26. ÁRG. 2002
39