Morgunblaðið - 09.02.2012, Side 10

MORGUNBLAÐIÐ FIMMTUDAGUR 9. FEBRÚAR 2012
10
TURNINUM SMÁRATORGI 3 201 KÓPAVOGI SÍMI 575 7500 FAX: 575 7517
VEISLUTURNINN.IS PANTANIR@VEISLUTURNINN.IS
Við skipuleggjum ráðstefnur, fundi og hvers kyns móttökur
og atburði og bjóðum upp á fyrsta flokks aðstöðu fyrir um
500 manns. Hjá okkur er allur tæknibúnaður fyrsta flokks
sem nýtist vel til ráðstefnu- og fundarhaldaÁ 20. hæðinni er
330 m² salur sem að rúmar allt að 410 manns í móttöku sem
einnig er hægt að skipta saln um í smærri einingar. Þá höfum
við einnig mjög fullkomið fundarherbergi er á 19. hæð ásamt
hádegisverðar staðn um Nítjánda sem einnig er hægt að
breyta í fundaraðstöðu.
Ásgeir Ingvarsson
ai@mbl.is
Funda- og ráðstefnuhald skipar æ
stærri sess í starfsemi Bláa Lóns-
ins. Magnús Héðinsson rekstr-
arstjóri veitingasviðs segir að
greina megi stöðugan vöxt, og þá
ekki síst í komum erlendra hópa
hingað til lands til að halda fundi
og hvetja starfsfólk til dáða. „Ís-
lensk fyrirtæki eru dugleg að
koma til okkar, en það eru oftar
fámennari og styttri viðburðir,
sem hefjast þá að morgni dags og
lýkur að kvöldi eftir dagskrá sem
blandar saman fundum, upplifun í
Bláa Lóninu og afþreyingu í ná-
grenninu. Algengt er hins vegar
að erlendu hóparnir séu á bilinu
50 til 250 manns að stærð og
spanna þeirra viðburðir oft tvo
daga.“
Um þessar mundir eru margir
þættir sem verka til að styrkja
stöðu Íslands sem ráðstefnu- og
fundarstaðar. Magnús segir veika
krónu vafalítið hafa sitt að segja,
en ekki hvað síst hefur landið á
sér gott orð. „Ísland er staður sem
flestir virðast vera spenntir fyrir
að heimsækja, en hafa ekki komið
því enn í verk. Svo skemmir auð-
vitað ekki fyrir sýnileiki eins og
fékkst með eldgosinu í Eyja-
fjallajökli, landkynning á borð við
Inspired by Iceland átakið, eða að
Bláa Lónið var nýlega valið eitt af
25 undrum veraldar af National
Geographic.“
Rausnarlegir viðskiptavinir
Eftir miklu er að slægjast og segir
Magnús erlenda ráðstefnugesti
sérstaklega eftirsóknarverðan hóp
viðskiptavina. „Bæði kemur mikill
fjöldi gesta til að sækja hvern við-
burð, en að auki gera fyrirtækin
iðulega mjög vel við þá sem boðið
er til landsins. Síðan eru þetta upp
til hópa einstaklingar sem afla
góðra tekna, eru á rausnarlegum
dagpeningum á meðan ferðin varir,
og eru duglegir að kaupa dýra
vöru og þjónustu meðan landið er
skoðað.“
Ráðstefnutímabilið er svo yfir
veturinn, þegar lægð er almennt í
ferðaþjónustu og ekki vanþörf á
fleiri viðskiptavinum. „Ráð-
stefnutíminn hefst í september og
lýkur í maí. Ráðstefnur eru al-
gengari fyrri hluta vetrarins, t.d.
til að hrista upp i starfshópnum og
leggja línurnar fyrir starfsárið
framundan, en seinni hluta vetrar
sjáum við meira af minni fundum.“
Viðskiptavinirnir eru kröfu-
harðir, og hafa úr mörgum áfanga-
stöðum að velja. „Út um allan
heim er að finna mjög flotta funda-
og ráðstefnustaði þar sem allt er
til alls. Við bjóðum upp á heild-
arþjónustu og þeir sem kaupa af
okkur ráðstefnur og fundi ætlast
til mikils,“ segir Magnús en Bláa
Lónið er með bæði litla og stóra
sali fyrir fundi og aðra viðburði og
á í samstarfi við ferðaþjónustuaðila
á svæðinu um gistingu og afþrey-
ingu fyrir hópa.
Þarf meiri slagkraft?
Það gerist ekki af sjálfu sér að
hópur komi til landsins, og slag-
urinn er harður á markaðinum. En
markaðurinn er um leið gríðarstór,
og ekki mikið sem eitt íslenskt fyr-
irtæki getur gert. Magnús segir
tilefni til að skoða hvort ekki megi
leggja meiri áherslu á markaðs-
setningu ráðstefnumiðaðrar ferða-
þjónustu, hvort sem hags-
munaaðilar geri það saman, eða í
samstarfi við stjórnvöld. Einn hóp-
ur sé hvalreki fyrir fjölda fyr-
irtækja um miðjan vetur. „Við
komum okkur m.a. á framfæri með
því að vera dugleg að sækja ferða-
sýningar erlendis, og byggja upp
góð tengsl við ferðaskrifstofur víða
um heim sem sérhæfa sig í ferðum
af þessum toga. Um leið er fund-
arstaðurinn Bláa Lónið að ein-
hverju marki að njóta góðs af
ímyndarsköpun og vörumerkinu
Blue Lagoon Iceland sem er í dag
eitt þekktasta vörumerki landsins.“
Hvers virði er góður fundur?
Harður slagur
um erlenda hópa
 Erlend stórfyrirtæki hafa um marga áfangastaði að
velja og gera ríkar kröfur  Mikill hvalreki að fá stóran
hóp gesta  Góðir viðskiptavinir sem kaupa mikið
Framboð Magnús segir erlend fyrirtæki geta valið úr fjölda góðra áfanga-
staða um allan heim fyrir fund eða hópefli. Kröfurnar eru því miklar.
Eftir nokkra lægð strax eftir að efna-
hagskreppan skall á segir Þorbjörg
Þráinsdóttir teikn á lofti um að ráð-
stefnu- og fundahald sé aftur að ná
sér á strik. „Við sáum að bæði fyr-
irtæki og félagasamtök skáru niður í
öllu viðburðahaldi. Kreppan kom
vitaskuld líka niður á erlendum gest-
um og aðsóknin að alþjóðlegum ráð-
stefnum hér á landi varð oft dræmari
en áætlanir gerðu ráð fyrir. Nú virð-
ist þessi þróun vera að snúast við,
viðburðum tekið að fjölga á ný og er-
lendir gestir teknir að streyma til
landsins.“
Þorbjörg er verkefnastjóri hjá
Congress Reykjavík (www.con-
gress.is), sem allt frá árinu 2000 hef-
ur annast skipulagningu og umsjón
viðburða af öllum stærðum og gerð-
um.
Veik króna hjálpar til við al-
þjóðlega ráðstefnuhaldið, en virðist
líka vera að breyta hegðun erlendra
fundargesta. „Við sjáum að þeir
sækja meira í veglegri uppákomur
og taka sér meira fyrir hendur á
meðan dvalið er á Íslandi. Þegar
krónan var hvað sterkust létu margir
sér duga að staldra stutt við og gera
fátt annað en helst að fylgjast með
erindum og taka þátt í vinnustofum,
en nú sjáum við fólk staldra lengur
við og skella sér í æsilegar vél-
sleðaferðir upp á jökla eða reiðtúra
um náttúruperlur landsins. Gengið
hjálpar, en ekki má heldur gleyma að
mikill kraftur og athafnagleði er hjá
aðilum í ferðaþjónustunni og sívax-
andi framboð á skemmtilegum ferð-
um og áfangastöðum fyrir gestina.
Ekki er langt síðan það sem helst
stóð til boða var að fara með erlenda
ferðamenn í sallarólega rútuferð um
gullna hringinn, en nú er framboðið
gjörbreytt.“
Gott að eiga góða að
En hvað er svo leyndarmálið á bak
við vel heppnaða ráðstefnu? Þor-
björg segir margt þurfa að verka
saman til að allt gangi upp. Að velja
góðan fundarstað og fá til leiks
áhugaverða og eftirsótta ræðumenn
til að fjalla um spennandi efni boði
alltaf gott, en ekki má gleyma að það
að skipuleggja fund eða ráðstefnu er
líka heilmikil vinna sem þarf að sinna
af fagmennsku. Þorbjörg segir það
geta verið mjög góða fjárfestingu að
fá sérhæfða viðburðastjóra til að
annast utanumhaldið. „Að halda
hvort heldur stóran eða smáan við-
burð er meiri vinna en margur gerir
sér grein fyrir, alltaf eru fjölmarg at-
riði sem þarf að huga að og margar
vinnustundir sem þarf að leggja í
umsjónina. Algengustu mistökin tel
ég vera að vanmeta umfang þessarar
vinnu, leggja utanumhaldið á starfs-
mann innan fyrirtækisins eða stofn-
unarinnar og ætlast jafnvel til að stór
alþjóðleg ráðstefna sé skipulögð í
hjáverkum meðfram öðrum störf-
um.“
Þannig nefnir Þorbjörg að í kring-
um eina ráðstefnu þurfi að annast
þætti á borð við gerð kostnaðaráætl-
unar, skráningu, upplýsingagjöf til
hundraða og jafnvel þúsunda gesta,
útbúa þarf efni til prentunar, skipu-
leggja gistimöguleika og afþreyingu,
að ekki sé talað um að gæta þess að
allt gangi snurðulaust fyrir sig á
sjálfum viðburðinum.
Nýjasta viðbótin við verkefnalista
ráðstefnuhaldarans er svo að nýta
nýjustu möguleika samskiptatækn-
innar. „Við sjáum það mjög greini-
lega að æ oftar ætlast gestir til þess
að geta nálgast t.d. dagskrá og ítar-
upplýsingar í gegnum snjallsímana
sína. Að útbúa góða snjallsíma-
upplýsingaveitu er því orðið nánast
ómissandi fyrir stóran og alþjóð-
legan viðburð.“ ai@mbl.is
Morgunblaðið/Ómar
Þróun Þorbjörg Þráinsdóttir nefnir að rík krafa sé í dag um að hægt sé að nálgast dagskrá og upplýsingar í snjall-
símum á meðan ráðstefna stendur yfir. Að ótalmörgum atriðum þarf að gæta við undirbúning viðburða.
Mikil vinna fer í góða ráðstefnu
 Fyrirtæki vanmeta oft hve mikið streð er að halda stóra og smáa viðburði
 Funda- og ráðstefnuhald að ná sér aftur á strik eftir niðursveiflu
Það er ekki hægt að segja að sé
ódýrt fyrir fyrirtæki að senda
eins og einn 200 manna hóp
hálfa leið yfir Atlantshafið í æv-
intýralega lúxus-upplifun. Magn-
ús segir samt að það sé eins og
fyrirtækin sem kaupa þessar
ferðir líti á þær sem eðlilegan og
sjálfsagðan hluta af rekstrinum.
„Vissulega kosta þessar ferðir
sitt, en þykja aftur á móti ekki
vera mikið tiltökumál. Það má
reyndar segja að þau fyrirtæki
sem kaupa slíkar ferðir séu í
góðum rekstri og sterk fjárhags-
lega,“ útskýrir hann en hóparnir
koma bæði frá Norður-Ameríku
og löndum Evrópu. „Í sumum til-
vikum hefur Ísland jafnvel orðið
fyrir valinu vegna legu landsins
mitt á milli Evrópu og Bandaríkj-
anna. Alþjóðleg fyrirtæki láta þá
starfsmenn sína hittast hér á
þessum miðpunkti.“
Þó sumarið sé háannatimi í
ferðaþjónustunni segir Magnús
að það virðist ekki draga úr gæð-
um ferðanna að ráðstefnurnar
eru haldnar yfir veturinn þegar
myrkur er yfir öllu, og kuldi.
„Þessum hópum þykir fámennið
og hrjóstrug náttúran mjög
heillandi, og veðurfarið alls ekki
leiðinlegt. Nýlega fengum við t.d.
til okkar stóran hóp sem fannst
það upplifun út af fyrir sig að
aka að lóninu eftir vegum þar
sem tveggja metra snjóruðn-
ingur var á báða bóga. Landið
hefur þennan sterka „vá!“-
eiginleika á öllum tímum árs.“
Heillast
um hávetur