Lögmannablaðið - 01.06.2013, Side 8

8 lÖgmannaBlaÐiÐ tBl 02/13
UMfJÖllUn
nýjar hugbúnaðarlausnir
fyrir lögmenn
Árlega eyða lögmannsstofur miklum upphæðum í hugbúnað til að halda utan um upplýsingar,
skjalastjórnun og tímaskráningu. stóru lögmannsstofurnar notast flestar við skjalastjórnunar- og
tímastjórnunarkerfi sem ekki eru sérhannaðar fyrir lögmannsstofur á meðan minni stofur og einyrkjar
notast við einföld kerfi, t.d. stund sem er tíma- og málaskráningarskráningarkerfi sem heldur utan um
vinnu lögmanna á einfaldan hátt, excel, dagbækur, ipod og svo framvegis.
Heilstætt kerfi fyrir lögmenn
upplýsinga-, tímaskráninga- og skjalastjórnunarkerfið Vergo er sérhannað að þörfum
lögmanna og kom á markað í byrjun árs. Hildur Ýr Viðarsdóttir hdl. hjá landslögum,
einn eigenda Vergo ehf., segir að hugmyndin hafi vaknað þegar hún byrjaði í lögmennsku
árið 2008.
Mér fannst vanta heildstætt kerfi fyrir
lögmenn sem héldi utan um mál,
verkefni, fresti, tíma og skjöl. fyrir
þremur árum fórum við, ég og kjartan
Valur Þórðarson tölvunarfræðingur,
að hanna og smíða kerfið. svo
bættist Anna Þórdís rafnsdóttir hdl. á
Mörkinni í hópinn en hún hafði kynnst
sambærilegum kerfum við nám og störf
í New York. kerfið er því hannað af
lögmönnum fyrir lögmenn.
Hvernig virkar kerfið?
kerfið heldur utan um öll mál lögmanna
og upplýsingar tengdum þeim og
umbjóðendum. Það getur haldið utan
um alla fresti og verkefni sem vinna
þarf í málum og það er hægt að
forskrá verkefni og verkferla niður á
málategundir sem hentar mjög vel í
málum eins og slysamálum sem alltaf
eru rekin með svipuðum hætti og sömu
verkefnin sem þarf að vinna. Þá heldur
kerfið einnig utan um hagsmunaárekstra,
þ.e. ef gagnaðili í nýju máli er kannski
skráður umbjóðandi hjá öðrum
lögmanni á stofunni. Það er svo líka
tímaskráningakerfi og hægt að taka allar
upplýsingar út sem tölfræði og gröf, til
dæmis sjá hvernig tímar skiptast niður á
starfsmenn eða tegundir mála. Það á því
að geta nýst stjórnendum lögmannsstofa
til að hafa yfirsýn yfir reksturinn og að
hagræða.
kerfið er hýst á Windows Azure
tölvuskýjaþjónustu frá Microsoft
sem hefur virtar öryggisvottanir á
borð við isO/ieC 27001:2005. öll
samskipti í kerfinu eru dulkóðuð
með öryggisstaðlinum ssL/tLs (256
bit Aes) sem er viðurkennd leið til að
tryggja örugg samskipti á netinu. Við
sjáum svo um að taka öryggisafrit af
öllum gögnum sem einnig eru geymd í
vottuðu umhverfi í Windows Azure. Allt
aðgengi að kerfinu er skráð og gerum
við kröfur um örugg lykilorð. hægt er
að óska eftir því að þurfa að innskrá
sig aukalega með sms auðkenningu þar
sem þú færð lykilorð sent í símann þinn.
einnig er hægt að takmarka aðgengi
eftir ákveðnum ip tölum.
Eru margar lögmannsstofur komnar
með kerfið?
fjórar stofur eru nú þegar komnar með
kerfið og nokkrar í viðbót eru að skoða
það. Viðskiptavinir okkar voru ekki
með eina heildstæða lausn áður svo
þetta er mikil breyting fyrir þá en flestar
lögmannsstofur eru með tímaskráningu
í einu kerfi og skjalastjórnun í öðru.
Hentar kerfið bæði fyrir stærri stofur
og einyrkja?
já og jafnvel allt eins fyrir innanhús­
lögmenn og minni stofnanir. Lögfræði­
deildir bankanna hafa t.d. fengið
kynningu á kerfinu.
Hvað kostar að nota hugbúnaðinn?
Það er samningsatriði og fer eftir stærð
stofa. Við gerum lögmannsstofum tilboð.
Ætlið þið að sinna lögmönnum
og lögmannsstofum með fleiri
hugbúnaðarlausnum?
Það eru verkefni í farvatninu, bæði fyrir
lögmenn og aðrar sérgreinar, sem er
ekki tímabært að ræða.