Morgunblaðið - 26.10.2015, Page 9

FRÉTTIR 9Innlent
MORGUNBLAÐIÐ MÁNUDAGUR 26. OKTÓBER 2015
YOUR TIME IS NOW.
MAKE A STATEMENT WITH EVERY SECOND.
Pontos Day/Date
Sígild en engu að síður nútímaleg
hönnun sem sýnir það allra nauðsynlegasta.
Áreiðanlegt sjálfvindu úrverk sem sýnir
vikudaga og dagsetningu. Einfalt
og stílhreint úr sem sendir skýr skilaboð.
jonogoskar.is Sími 5524910 Laugavegi 6 1 Kringlan Smáralind
BAKSVIÐ
Baldur Arnarson
baldura@mbl.is
Unnið er að nýjum reglum um
skjalavörslu á Alþingi.
Sú vinna er hluti af víðtækari
endurskoðun á varðveislu gagna í
stjórnkerfinu en um þau mál hefur
verið fjallað í Morgunblaðinu að
undanförnu. Hefur í þeirri umfjöll-
un komið fram að vísbendingar séu
um að þúsundum
tölvupósta úr
ráðuneytum hafi
verið eytt á síð-
ustu árum. Hef-
ur Eiríkur G.
Guðmundsson
þjóðskjalavörður
til athugunar
hvort ráðuneyti
hafi ekki virt
skilaskyldu. Slíkt
getur varðað við
lög og eftir atvikum varðað refs-
ingu.
Samkvæmt lögum um opinber
skjalasöfn frá árinu 2014 heyra Al-
þingi og umboðsmaður Alþingis
ekki undir lögin.
Helgi Bernódusson, skrifstofu-
stjóri Alþingis, segir unnið að nýj-
um reglum um skjalamál þingsins.
„Varðveisla rafrænna gagna hjá
Alþingi er auðvitað tvískipt. Ann-
ars vegar það sem lýtur að þing-
mönnum og svo hitt sem lýtur að
þinginu sjálfu, skrifstofu þess og
einkum nefndastarfi,“ segir Helgi.
Þingmenn sínir eigin herrar
„Tölvupóstar þingmanna og
þeirra gögn önnur eru einkaeign
þeirra sjálfra. Alþingi hefur engan
aðgang að þeim gögnum og varð-
veitir þau ekki. Þegar þingmenn
hverfa af þingi fá þeir afrit af póst-
hólfi sínu og gagnasafni. Frumritið
er varðveitt í tiltekinn tíma hjá
þinginu, 6-12 mánuði, en svo er því
eytt. Þingmenn eru þannig herrar
sinna gagna, eiga þau gögn sem
eru í þeirra eigin tölvum. Starf
þingmannsins sjálfs er hans mál,
en það er ekki fyrr en þeir koma
saman í opinberu umboði sem gögn
þeirra eiga að vera opinber. Við
höfum því hvorki talið okkur skylt
eða eðlilegt að við kæmum að varð-
veislu þeirra gagna, og alls ekki
óumbeðið. Það er undir hverjum og
einum þingmanni komið hvernig
hann hagar varðveislu einkagagna
sinna,“ segir Helgi og bætir við:
„Að því er varðar gögn Alþingis
sem stofnunar þá eru skýrar al-
mennar reglur um skjalameðferð
og skjalavistun, t.d. í þingsköpum
og samþykktum forsætisnefndar,
en þær reglur þyrftu að vera ít-
arlegri og nákvæmari, ekki síst um
varðveislu rafrænna gagna. Við er-
um því að vinna að nýjum reglum
um skjalamál þingsins.“
Öll gögnin eru nú vistuð
Helgi segir þingið sjálft fara eft-
ir almennum reglum um skjalavist-
un og fylgt sé öllum almennum
sjónarmiðum um gagnageymslu
eins og þau birtast í lögum um
skjalasöfn. Öll gögn skrifstofunnar
eru nú vistuð í skjalavistunarkerfi;
aðsend bréf og útsend og önnur
gögn, rafræn sem og pappírsgögn
sem skrifstofunni berast.
Varðandi nefndastarfið segir
Helgi að hjá nefndunum sé mikið
magn aðsendra gagna, en þau eru
flest birt jafnóðum á vef þingsins.
En minnisblöð og aðrar samantekt-
ir sem starfsmenn nefnda vinna
rafrænt eru varðveitt í kerfinu.
Mikið fer af tölvupóstum milli
ráðuneyta og þingsins, svo og ann-
arra stofnana og samtaka. Allt er
þetta varðveitt.
„Í nefndastarfinu verður þannig
til mikið af gögnum sem skila sér
ekki í prentuðum nefndaálitum.“
Skilja gögnin eftir
„Þegar starfsmenn nefnda hætta
hér hjá okkur skilja þeir auðvitað
eftir þau gögn sem tilheyra starf-
inu, oftast á sérstökum drifum eða
í möppum,“ segir Helgi.
„Við höfum verið að vinna að
nýjum reglum um skjalavistun hjá
okkur, bæði pappírsgagna og raf-
rænna gagna, og drög að þeim hafa
verið til umræðu undanfarið á
skrifstofunni. Við viljum vanda
okkur við þetta verk. Ég er viss
um að við þurfum að bæta varð-
veisluna og aðgang að gögnum“
segir Helgi.
Helgi tók fram að þegar lögin
um opinber skjalasöfn voru sett
hefði það sjónarmið orðið ofan á að
Alþingi og Umboðsmaður, sem
bæði fara með eftirlit með fram-
kvæmdavaldinu, hefðu sjálf forræði
á skjölum sínum þó í meginatriðum
sé fylgt sömu sjónarmiðum um
meðferð gagna, varðveislu og að-
gang að þeim og er í lögunum um
skjalasöfn.
Skjalavarsla á þingi í endurskoðun
 Skrifstofustjóri Alþingis segir að skerpt verði á reglum um rafræn gögn  Þingmenn eiga sinn
tölvupóst  Afrit er tekið af póstum og er þeim svo eytt  Alþingi heyrir ekki undir lög um skjalasöfn
Morgunblaðið/Ómar
Alþingi Til skoðunar er að koma betra skikki á skjalasafn þingsins og vörslu gagna sem þar verða til.
Helgi
Bernódusson
Guðni Einarsson
gudni@mbl.is
Hafnarfjarðarbær skoðar nú tillögu
skipulags- og byggingaráðs bæjar-
ins um átak til að fækka vörugámum
sem hafa ílengst víða í bænum. Til-
gangurinn er að
losna við sem
flesta gáma af
lóðum en einnig
að innheimta
stöðugjöld fyrir
þá gáma sem eru í
stöðugri notkun.
Talið er að um
800 vörugámar
standi víðsvegar í
Hafnarfirði, fyrir
utan þá sem
stoppa stutt við vegna lestunar eða
losunar.
Haraldur L. Haraldsson bæjar-
stjóri sagði að ekki væri búið að sam-
þykkja tillöguna. Hann reiknar með
að bæjarstjórn taki afstöðu til máls-
ins í tengslum við afgreiðslu fjár-
hagsáætlunar. Hana á að leggja
fram í næstu viku.
Haraldur sagði nokkuð ljóst að
einhverjum af þessum gámum væri
ofaukið og ekki væri prýði að þeim
öllum. Í öðrum tilvikum sköpuðu
gámarnir ekki vandamál.
„Við viljum gera átak í að hafa um-
hverfið snyrtilegt. Það meðal annars
hefur leitt til þessarar skoðunar.
Okkur finnst líka eðlilegt að skoða
innheimtu stöðugjalda af gámun-
um,“ sagði Haraldur. Hann benti á
að greiða þyrfti fasteignagjöld af
vöruhúsum en margir notuðu gáma í
þeim tilgangi að geyma í þeim varn-
ing. Því væri eðlilegt að allir sætu við
sama borð í þeim efnum.
Fáir gámar með stöðuleyfi
Málið var rætt í umhverfis- og
skipulagsráði Hafnarfjarðar í fyrra-
dag. Þar kom fram að málið hefur
verið til skoðunar í um eitt ár. Stefnt
er að því að umhverfis- og skipulags-
svið Hafnarfjarðarbæjar sjái um
framkvæmdina. Samþykktina á að
kynna vel öllum fyrirtækjum í bæn-
um. Reiknað er með að ráða í eitt til
tvö stöðugildi vegna verkefnisins.
Á það er bent í greinargerð að
hægt sé að sækja um stöðuleyfi fyrir
gáma í Hafnarfirði og gjaldið fyrir
það sé 18.239 krónur. Það er greitt í
eitt skipti óháð lengd stöðuleyfis. Að-
eins lítill hluti gáma í Hafnarfirði er
nú með stöðuleyfi.
Vilja átak gegn
vörugámum
 Um 800 gámar víða í Hafnarfirði
Haraldur L.
Haraldsson
Norðurlandaráð ungmenna kallar
eftir sameiginlegri norrænni flótta-
mannastefnu, að Norðurlönd verði
fyrirmynd annarra landa í mann-
úðarstarfi í Sýrlandi og taki foryst-
una þegar kemur að móttöku flótta-
manna og stuðningi við nágranna-
lönd Sýrlands. Þetta kemur fram í
tilkynningu frá ráðinu, en þing-
fundur þess fór fram á Hótel Sögu
um helgina. Ráðið er vettvangur
fyrir ungliðahreyfingar stjórn-
málaflokkanna á Norðurlöndunum
og voru málefni norðurslóða, flótta-
mannavandinn í Evrópu, grind-
hvalaveiðar í Færeyjum og brot
Rússa á friðhelgi yfirráðasvæðis
Norðurlanda efst á baugi á fundi
þess. Fundurinn er haldinn í að-
draganda þings Norðurlandaráðs.
Sameiginleg norræn flóttamannastefna