Lögmannablaðið - 2018, Side 34

Lögmannablaðið - 2018, Side 34
34 LÖGMANNABLAÐIÐ TBL 02/18 skráðu. Mikilvægt er að veita þessa fræðslu áður en vinnsla hefst og gagnvart umbjóðendum kann að vera gott að hafa fræðslu þessa í verkefnabréfi. Gera þarf vinnslusamninga við utanaðkomandi vinnsluaðila; Ef lögmannsstofa felur utanaðkomandi aðila að vinna með persónuupplýsingar fyrir sína hönd þarf að vanda vel valið á slíkum aðilum og þarf stofan að gera skriflegan vinnslusamning við slíka aðila þar sem nánar tiltekin ákvæði þurfa að koma fram. Dæmi um vinnsluaðila sem lögmannsstofur kunna að fela vinnslu á persónuupp- lýsingum eru hýsingaraðilar, þýðendur, gagnaeyðing og eftir atvikum ráðningarskrifstofur. Eyða þarf persónuupplýsingum sem ekki er ástæða til að varðveita; Það telst alvarlegt brot á persónu verndar regluverkinu að varðveita upplýsingar sem ekki er lengur málefnalegt að eiga með hliðsjón af þeim tilgangi sem upplýsingarnar eru unnar í. Ávallt verður að greina varðveislutíma út frá tilgangi hverrar vinnsluaðgerðar en í dæmaskyni skal nefnt að almennt fæst ekki séð að hægt sé að varðveita umsóknargögn frá umsækjendum lengur en í sex mánuði eftir að gengið hefur verið frá ráðningu, upplýsingum um nánasta aðstandanda starfsmanna skal eytt við starfslok og almennt er erfitt að færa rök fyrir varðveislu á upplýsingum um umbjóðendur og málum þeim tengdum eftir að fyrn- ingar frestur vegna mögulegra krafna vegna umrædds málareksturs er liðinn. Gæta þarf að öryggisráðstöfunum; Mikilvægt er að grípa til fullnægjandi öryggisráðstafana til að verja þær upplýsingar sem unnið er með. Ein ráðstöfun er að stýra aðgangi að skjalasöfnum lögmanna og á stærri stofum getur verið ástæða til þess að taka upp notkun á atburðaskráningum þannig að hægt sé að skoða hverjir hafi haft aðgang að upplýsingum og eftir atvikum breytt þeim. Afla þarf samþykkis fyrir vinnslu; Öll vinnsla persónu- upplýsinga verður að byggja á heimild, s.s. samningi, lagaskyldu, lögmætum hagsmunum eða samþykki. Telja verður að í flestum tilvikum geti lögmannsstofur byggt á þremur fyrrnefndu lagaheimildunum en í ákveðnum tilvikum kann að vera nauðsynlegt að afla sérstaks samþykkis fyrir vinnslu. Dæmi um það er sending markaðsefnis til annarra en umbjóðenda stofunnar. Spila þar saman skyldur persónuverndarlaga sem og fjarskiptalöggjafarinnar. Undirbúa þarf aðgangsbeiðnir og önnur réttindi hins skráða; Í persónuverndarregluverkinu er mælt fyrir um víðtæk réttindi þeirra einstaklinga sem unnið er með upplýsingum um. Þ. á m. hafa einstaklingarnir rétt til aðgangs að þeim upplýsingum sem unnið er með og rétt til afrits af þeim upplýsingum. Takmarkaðar undantekningar eru á þeim rétti samkvæmt frumvarpsdrögum en þó kann þagnar- skylda lögmanna að koma í veg fyrir afhendingu lögmanna á upplýsingum til annarra en umbjóðanda. Mikilvægt er að huga að þessu samspili og hvernig verða eigi við beiðnum sem þessum. Skipa þarf persónuverndarfulltrúa; Það er eru ekki allar lögmannsstofur sem þurfa að skipa persónuverndarfulltrúa en þær stofur sem vinna mikið með viðkvæmar persónu- upplýsingar, t.d. heilsufarsupplýsingar í líkamstjónamálum, eða upplýsingar um sakfellingar og refsiverð brot í saka- málum, gætu fallið undir slíka skyldu. Einyrkjum ber þó tæplega skylda til að skipa slíkan fulltrúa, þar sem vinnsla þeirra telst í fæstum tilvikum umfangsmikil í skilningi persónuverndarlaga jafnvel þó þeir hafi með höndum vinnslu slíkra viðkvæmra upplýsinga eða upplýsinga um refsiverð brot. Innleiðing Með hliðsjón af ofangreindu er að ýmsu að huga fyrir lögmannsstofur áður en nýtt persónuverndarregluverk tekur gildi hér á landi. Þegar verkefnalisti liggur fyrir er mikilvægt að forgangsraða verkefnum og hefjast handa við innleiðingu. Í þessu ferli, sem og í allri vinnslu persónu- upplýsinga, er skjölun lykilatriði enda er svokölluð ábyrgðar skylda ein af meginreglum hins nýja regluverks, en hún felur það í sér að ekki er nóg að umræddu regluverki sé fylgt, heldur er nauðsynlegt að geta sýnt fram á slíka framfylgni.

x

Lögmannablaðið

Direkte link

Hvis du vil linke til denne avis/magasin, skal du bruge disse links:

Link til denne avis/magasin: Lögmannablaðið
https://timarit.is/publication/1132

Link til dette eksemplar: 2. tölublað (2018)
https://timarit.is/issue/411941

Link til denne side:

Link til denne artikel:

Venligst ikke link direkte til billeder eller PDfs på Timarit.is, da sådanne webadresser kan ændres uden advarsel. Brug venligst de angivne webadresser for at linke til sitet.

2. tölublað (2018)

Handlinger: