Skipulagsmál höfuðborgarsvæðisins - 01.12.1981, Blaðsíða 9

TEXTAVIIMNSLA í TÖLVU
Inngangur.
Þær margvíslegu framfarir, sem aukin notkun tölva á undanförnum árum hefur
valdið, eru ótvíræðar. Tölvuvæðing á skrifstofum hefur fyrir löngu haldið
innreið sína og flest stærri fyrirtæki og stofnanir hafa tölvuvætt bókhald
og launaútreikninga auk margra annarra viðfangsefna. Mörg störf á skrif-
stofum eru þó enn unnin án aðstoðar þessarar nýju tækni. Meðal þeirra er
vélritun.
Flestir þekkja hversu tafsamt það getur verið að semja handrit, vélrita
það, leiðrétta vélritaða textann og vélrita hann siðan allan aftur. Þetta
getur endurtekið sig nokkrum sinnum. Auk þessa er alkunna að mikill hluti
þess texta sem vélritaður er á skrifstofum er endurtekinn óbreyttur eða með
litlum frávikum í hverju skjalinu á fætur öðru. Bréf, skýrslur, samningar,
námsefni, handbækur, ræður og fundargerðir eru nokkur dæmi um ritað mál sem
hefur mikla skriffinnslu í för með sér. Erfiðleikarnir við að undirbúa og
vinna aílt þetta efni og dreifing þess á tilskildum tíma fara vaxandi og eru
þegar orðnir illviðráðanlegir ef notuð eru hefðbundin vinnubrögð.
Með því að grípa til tölvutækninnar má einfalda vinnuna að miklum mun.
Textavinnsla (ritvinnsla) í tölvu er ekkert annað en vélritun þar sem vél-
ritaði textinn er geymdur í minni tölvunnar og er siðar tiltækur til að
gera á honum leiðréttingar og breytingar, ef þurfa þykir, fletta upp í
textanum> nota hann aftur, ef óskað er, og síðast en ekki sist til að skrifa
hann á pappír í því formi, sem óskað er.
Hér á landi er textavinnsla enn mjög skammt á veg komin þrátt fyrir augljósa
kosti hennar til notkunar á íslandi eins og annars staðar. Ein af ástæðunum
er vafalaust sú, að til skamms tíma hafa ekki verið á boðstólum nauðsynleg
tæki með íslenskum sérstöfum. Úr þessu hefur nú ræst.
Skýrsluvélar ríkisins og Reykjavíkurborgar hafa tekið í notkun mjög full-
komið textavinnslukerfi frá bandaríska fyrirtækinu Applied Data Research
(ADR), sem til viðbótar við textavinnslu gefur notendum einnig kost á að senda
hver'öðrum tölvupóst (electronic mail). Kerfi þetta nefnist ETC, sem er
stytting á Extended Text Composer, og er í grein þessari ætlunin að kynna
textavinnslu og tölvupóst almennt, og þá sérstaklega ETC-kerfið.
ETC kerfið.
ETC er textavinnslukerfi, sem hentar til meðhöndlunar á hvaða texta sem er.
Kerfið er auðvelt í notkun, og þarf enga sérfræðiþekkingu á tölvuvinnslu
til þess að læra að nota það. Rerfið hefur til að bera þá eiginleika, sem
slíkum kerfum er ætlað, og gerir ýmislegt á eigin spýtur, án þess að notandinn
þurfi að koma þar nærri. Allt þetta gerir alla vinnu hnitmiðaðri og flýtir
afgreiðslu, hvort sem um er að ræða stutt bréf, langar skýrslur eða vanda-
samar töflugerðir. Sem dæmi má nefna, að það er bersýnilega ódýrara að
breyta eingöngu því, sem breyta þarf, heldur en að vélrita allt upp á nýtt
eða klippa siðan sundur og líma saman texta, eins og flestir ritarar þekkja
af óþægilegri reynslu.
Vélritun texta.
Þegar vinna hefst við vélritun nýs texta, er kerfinu gefið til kynna hvernig
uppsetning skjalsins skuii vera, þ.á.m. spássíur, línubil, greinarskil o.s.
frv.
Textinn er síðan vélritaður inn í samfelldri orðarunu án tillits til línu-
lengdar eða aukabila.
Margs konar skipanir er hægt að gefa um uppsetningu og útlit textans, jafn-
óðum og þær eiga við, hvar sem komið er skráningu textans. Öllu þvi, sem
skráð hefur verið, er hægt að breyta hvenær sem er, þ.á.m. skipunum um út-
lit.