Arkitektúr og skipulag - 01.12.1991, Síða 55

KOSTNAÐARAÆJLANIR
OG
VERKEFNISSTJÓRNUN
GUNNAR TORFASON
verkfræðingur
egar ég var innan við fermingu sendi móðir mín
mig iðulega út í búð til innkaupa. Sem dæmi gat
ég átt að kaupa litla ýsu hjá Hafliða fisksala og
í versluninni Asbyrgi kartöflur, smjörlíki, kaffi
og einn pakka af Commander. Og svo mátti ég
á tyllidögum kaupa mér snúð eða vínarbrauð. Ég fékk mér 3
tauða tíukrónaseðla af því að mamma vissi að þeir myndu
nægja. Og ég skilaði afganginum.
En svona gengur þetta ekki fyrir sig í dag. Krakkar nenna ekki
í sendiferðir, enda er kaupmaðurinn á horninu víða horfinn
en foreldrar fara þess í stað akandi í kjörbúðir til að versla.
Innkaupin fara ekki fram eftir því sem stendur á miðanum eða
samkvæmt einhverri áætlun, eins og raunin var hjá móður
ntinni. Nú er tínt í innkaupavagninn allt sem hugurinn
gimist og alveg án kostnaðaráætlunar. Og borgað með
krítarkorti, sem verður á gjalddaga í næsta mánuði.
Sambærilegur munur og er á matarinnkaupunum samkvæmt
áætlun og taumlausum innkaupum út á krítarkortið kemur
líka fyrir í verklegum framkvæmdum. Það er byrjað að byggja
an raunhæfar kostnaðaráætlunar. Efnisval og útfærslur
ákvarðast oft tilviljanakennt og má líkja því við það, þegar
vörur eru tíndar handahófskennt í inkaupavegninn í skjóli
þess að ekki þarf að greiða þær fyrr en í næsta mánuði.
Spuming dagsins er: Hvers vegna standast kostnaðaráætlanir
ekki? Aður en ég kem að henni vil ég ræða lítillega um
verkefnisstjórnun almennt, en verkefnisstjómun er eitt þeirra
t®kja, sem við getum notað til bættra vinnubragða við
kostnaðareftirlit.
VERKEFNISSTJÓRNUN
^erkefnisstjómun og verkefnisstjóri eru hugtök sem eru
tiltölulega ný af nálinni, þótt starfið hafi verið til lengi, en það
felur í sér framkvæmdastjóm verks fyrir hönd verkkaupa eða
Wggingamefndar.
Við, sein höfum sérhæft okkur í verkefnisstjómun, teljum að
^ét sé um að ræða nýtt form á stjómun verkefna. Form, sem
tniðar að því að stjóma í samræmi við fyrirfram ákveðin
tnarkmið. Þegar slíkri verkefnisstjórnun er beitt í
Eyggingariðnaði, nær hún til eftirlits og umsjónar með öllum
stigum verkframkvæmdarinnar, frá skilgreiningu markmiða
°g þarfa verkkaupans til hönnunarstjómar og alhliða eftirlits.
Þessum stjórnunar- og eftirlitsferðum hefur verið beitt með
góðum árangri hjá mörgum stórfyrirtækjum og stofnunum,
sem stöðugt eru að byggja og hafa gert sér grein fyrir mikilvægi
markvissrar stjómunar.
Erfiðara gengur oft að leysa þessi stjómunarmál hjá fyrirtækjum
og stofnunum, sem byggja ef til vill aðeins einu sinni á
starfsferli hvers yfirmanns. Byggingarnefndir, sem slíkir aðilar
skipa, eru oftar en ekki óhæfar sem verkstjórar tæknimanna.
Hér gæti reyndur verkefnisstjori gert ómetanlegt gagn. En
hvemig skilgreinum við störf verkefnisstjórans? Segja má að
hvert verk skiptist í þrjá meginþætti.: Aætlanagerð. Fram-
kvæmd. Eftirlit, með tilheyrandi endurgjöf, sem nýtist við
næstu verk eða verkhluta. Meginmarkmið verkstjórnunar eru
að:
■ Verki verði lokið innan kostnaðarramma
■ Verki verði lokið innan tímaramma
■ Verkið verði faglega unnið, tæknilega séð
■ Verkið fullnægi lögum og reglum
■ Verkið hafi jákvæð áhrif á umhverfi sitt og fylgi gjarnan
nýjungum í byggingartækni.
Þessum markmiðum reynir verkkaupinn að ná með því til
dæmis að:
■ Setja skýr markmið í upphafi
■ Skilgreina þarfir og umhverfi verkefnisins
■ Gera raunhæfar áætlanir: - tíma - kostnaðar - greiðslu
- framkvæmda
■ Hönnun innan kostnaðarramma
■ Fá reynda samstarfsmenn í: - ræsingu verkefnis - verkefnis
stjómun
■ Gera skýrslur reglulega: - framvindu - kostnaðar - skilamat
■ Hafa virkt eftirlit: - framkvæmda - kostnaðar - gæða.
Starfi verkefnisstjóra má í mörgu lfkja við stjóm flugstjóra
eða skipstjóra seglskips, sem stýra farkosti sínum í sterkum
hliðarvindi. Þeir taka í upphafi stefnu á áfangastað, en þá
hrekur af leið og verða því stöðugt að gera nýjar stað-
arákvarðanir og breyta stefnu í samræmi við það.
Á sama hátt þarf verkefnsstjórinn sífellt að bregðast við
nýjum og breyttum aðstæðum á verktímanum. Aætlunum
þarf stöðugt að breyta og ber þá að hafa í huga að framkvæmda-
og kostnaðaráætlanir eru tæki til að hjálpa stjórnandanum
til að ná markmiðum verkefnisins. Þær eru ekki spennitreyja,
sem ekki er hægt að breyta.
53