Læknablaðið - 15.01.1995, Blaðsíða 98

84
LÆKNABLAÐIÐ 1995; 81
Fundafíkn
Óhætt er að fullyrða að
fundasókn er sá angi íslensks at-
vinnulífs, sem hraðast hefur
vaxið og dafnað á hinum síðari
árum. Þetta á við bæði í heil-
brigðiskerfinu og öðrum þátt-
um atvinnulífsins og vaxandi
fjöldi manna hefur fundasókn
að fullu starfi. Fáeinir sérvitr-
ingar hafa reynt að andæfa þess-
ari þróun en lítið orðið ágengt.
fundafíklafjendur finnast þó
víðar en á íslandi og nýlega birt-
ist í The New England Journal
of Medicine (330 (22): 1622-3,
1994) grein eftir Abraham G.
Bergman urn ástand fundafíkn-
ar („meeting mania“) í Banda-
ríkjunum. Bergman gerir að
umræðuefni, að meðan sparn-
aðar er leitað víða í heilbrigðis-
kerfinu og skorin niður þjón-
usta við sjúklinga, er því ekki
sinnt, að stærri og stærri hluti
vinnutíma starfsmanna fer í
ófrjóar fundasetur. Ritgerð
Bergmans verður hér endur-
sögð frjálslega og staðfærð.
„Fundafíkn“ er eitt aðalein-
kenni atvinnulífs okkar tíma og
einkennir einkum stjórnendur
og valdamenn. „Því miður,
hann (eða hún) er á fundi“ er
hin örugga skýring á fjarvistum
og sönnun á valdastöðu og
áhrifum. I gamla daga mátti af-
saka fjarvistir með orðum eins
og „hann er farinn í róður“,
„hún er í heyskap“, eða „hún er
að taka á móti barni“. Læknar
lærðu fljótt að segja „hann er í
aðgerð" eða „ég er að kenna“.
Nú á dögum hefur ekkert af
þessu sama afsökunarmátt og
fundaseta sem jafnast á við það
eitt að vera upptekinn við end-
urlífgun.
Hvers vegna fjölgar fundum
svo ört? Að verulegu leyti er
þetta vegna mikillar fjölgunar
starfsmanna, sem starfa við
stjórnun og eftirlit með störfum
annarra. Flestar venjulegar
stéttir eiga sér eðlilegan starfs-
vettvang. Þannig eiga kennarar
heima íkennslustofum. vísinda-
menn á rannsóknarstofum og
læknar á sjúkrahúsum, en
stjórnendur, framkvæmda-
stjórar, fjölmiðlafræðingar,
ráðgjafar og skipuleggjendur
hafa engan náttúrulegan vinnu-
stað eða viðskiptavini/skjól-
stæðinga. Þeirra verkfæri eru
skipurit og pappírsgögn og
vinnustaður þeirra eru funda-
salir. Fundir eru taldir vera upp-
spretta valds og sá staður þar
sem ákvarðanir eru teknar.
Þannig gerast valdafíklar funda-
fíklar.
Nefndir og starfshópar eru
notaðir af háttsettum stjórnend-
um til þess að komast undan
ábyrgð, sem fylgir ákvarðana-
töku. Þegar stjórnmálamenn
skipa nefndir af sömu sökum
eru þær gjarnan kallaðar sér-
fræðinefndir. Ferlið er alltaf
það sama. Þeir, sem eru beðnir
um að sitja í nefndinni, eru svo
upp með sér af því einu, að það
líða margir mánuðir og tugir
funda áður en þeir fara að velta
fyrir sér hvort nefndarstarfið
skili einhverjum raunveruleg-
um árangri. Ein grundvallar-
regla í nefndarstörfum er, að
það hefur alltaf verið nefnd eða
starfshópur, sem áður hefur
skilað skýrslu um sama mál, en
þær skýrslur eru alltaf læstar of-
an í skúffu og gleymdar.
Fundir eru oft notaðir til þess
að skapa þá ímynd, að samráð
sé haft og ákvarðanir teknar í
sameiningu. Þetta á þó ekki við
ákvarðanir, sem skipta máli.
Flókin og mikilvæg mál, eins og
til dæmis fjárhagsáætlanir, eru
lögð fram tilbúin og lítið tæki-
færi gefið til að ræða grundvöll
þeirra, enda búið að taka
ákvarðanir um slíka hluti fyrir
fund. Smærri mál og þau sem
skipta litlu máli eru hins vegar
lítt undirbúin fyrir fund og eru
þar rædd í löngu máli, enda
skiptir niðurstaðan litlu.
Fundahlé í
fundafíklafélaginu
Skynsemis- og sparnaðar-
sjónarmið mæla með krossferð
gegn fundum, ráðstefnum og
nefndarsetum. Fundafíkn á að
meðhöndla eins og hverja aðra
fíkn og byrja á algjöru bindindi.
Stofnanir skyldu byrja á 30 daga
fundabanni, þar sem viðurlög
liggi við fundasetum og funda-
herbergi eru læst. Stjórnendur
skyldu verðlaunaðir sérstaklega
fyrir að vera í vinnunni. Þeir,
sem komast að því, að þeir hafa
ekkert að gera í þessum vinnu-
tíma, bjóða auðvitað upp á
tækifæri til hagræðingar.
Eftir 30 daga bindindið má
koma á fáeinum vel undirbún-
um fundum, sem takmarkast
við tvo þætti: 1. Akvarðana-
töku. 2. Tryggja tengsl sam-
starfsmanna. I báðum tilvikum
er vandlegt skipulag fundar og
dagskrár nauðsynlegt til að
tryggja að hver fundur nái
markmiði sínu. Mikilvægt er að
gera sér grein því, að fundir eru
yfirleitt ekki góð aðferð við að
dreifa upplýsingum. Tjáskipti