Morgunblaðið - 04.01.1941, Blaðsíða 4

4
MORGUNBLAÐIÐ
Laugardagur 4. janúar 1941.
A síðustu árum hefir mjög auk-
• ist áhugi í landinu fyrir því,
að koma bókhaldi manna og fyr-
irtækja í skipulegt horf. Lög um
bókhald frá 11. júní 1938 gera lág-
markskröfur í þessum efnum. Yirð
ist tímabært að gera þær kröfur
td bókhalds, sem lögin ákveða,
jiví að |.v Jdng manna á þessum
(í'taiii! aukist mikið í seinni
t>8, ií.I.: í'yrir aðgerðir skólanna
i g af því að gefnar hafa verið út
.góða: k: : kur um bókfærslu.
L': u ' í;vö auðskildar, að með-
algrt .i i;nuiu, sem notið hafa
venj.iiegrar unglingaskólament-
tuiar, geta af þeim fengið þá
fræðslu, sem nægir til að fram-
kvspma daglegar færslur í bók-
haldi smærri fyrirtækja, eftir að
bókhaldið hefir verið sett upp í
liið ákveðna kerfi. En við upp-
setningu bókhaldsins munu flestir
viðvaningar verða að njóta að-
stoðar sjerfróðra manna, svo og
einnig við samning rekstrar- og
efnahagsreikninga.
Yegna þess, að jeg hefi nú und-
anfarið haft tækifæri til að kynn-
ast bókhaldi allvíða um landið, þá
vil jeg minnast á nokkur atriði
um þessi efni, sem mjer finst í
bráðina mest þörf á að vekja at-
hygli á.
Menn hafa yfirleitt áhuga fyrir
því að færa einhverjar bækur um
atvinnurekstur sinn, en þo er sá
áhugi mjög misjafn, og um suma
verður að segja það, að hann sje
mjög lítill. Sumum mönnum finst
•engin þörf á að vera að skrifa
niður hjá sjer um rekstur atvinnu-
fyrirtækisins annað en lánavið-
skifti. Um afkomu fyrirtækisins
segja þeir, að hún sýni sig best
með því „að láta peningana ráða“,
þannig, að þegar búið sje að borga
alt, sem borga beri, þá sjáist hvað
eftir sje af peningum og öðrum
eignum, og komi ]iá rekstraraf-
koman í ljós. Að vísu eru þessir
monn fáir, en allmargir eru þeir,
f.cm hafa ýmugust á hinni svoköll-
t;ðu tvöföldu bókfærslu, þótt þeir
-sjeu ef til vill reglusamir með að
skrifa hjá sjer tekjur sínar og
gjöld og viðskiftin við aðra.
Allmargir hafa sett bókhald sitfc
í löglegt horf á síðastliðnu ári eða
voru að því á fyrra ári (1940). Suin
ir láta aðra færa fyrir sig bækurn-
ar, en hirða ekki um að setja sig
inn í bókfærsluna sjálfir. Hvort
sem menn hafa s.jálfir komið upp
tvöföldu bókhaldi hjá sjer eða
látið aðra gera það fyrir sig, þá
er það undantekningarlaus regla,
að mönnum þykir miklu skemti-
legra að færa bækur sínar sam-
Itvæmt hinu tvöfalda bókfærslu-
kerfi, heldur en eftir gamla ein-
falda kerfinu. Einkum er það svö
nm þá, sem færa bækur sínar sjálf
ir. Er þetta auðskilið öllum, sem
vita um mismuninn á þessum
tv :’>i bókfærsluaðferðum.
'Fii hótt menn hafi tvöfalt hók-
hald, færi dagbækur með dálka-
kerfi og fullnægi að formi til
kröfum bókhaldslaganna, þá er
framkvæmd bókfærslunnar mjög
margháttuð, jafnvel hjá fyrirtæk.j-
nm sömu tegundar, t. d. verslun-
tim.
l‘kal hjer drepið á nokkur at-
riði.
Fr mbækur og
viðskiftamanna-
reiknine:ar.
Bókhaldslögin segja, að í frum-
Bókhaldslögin frá 1938
og framkvæmd þeirra
Nokkrar hugleiðingar
um bókhaið alment
bækur skuli rita öli viðskifti önn-
ur en þau, er hönd selur hendi,
jafnskjótt og viðskiftin fara
fram. Og nemi verslunarviðskift-
in meiru en 2 kr., skal samrit af
frumbókarnótunni látið viðskifta-
manni í tje. Viðskifti þau, sem
færð eru í frumbækur, skulu svo,
samkv. lögunum, færð í viðskifta-
mannareikninga, annaðhvort 4
sama hátt og þau eru skráð í fruni
bækurnar, eða niðurstöður hverr-
ar fruinbókarnótu. „Þó er leyfi-
legt, sje um úttekt að ræða, sem
samið er um, að greiða skuli að
fullu viku- eða mánaðarlega, að
færa í viðskiftabókina samanlagð-
ar f járhæðir þær, sem úttekt hvers
viðskiftamanns hefir numið nm
vikuna eða mánuðinn samkvæmt
frumbókunnm, ennfremur að færa
sameigiulegan reikning í við-
skiftamannabók fyrir alla þá við-
skiftamenn, sem aðeins hafa slík
viðskifti“.
Notkun frumbóka er veigamik-
ið aj;riði í öllum þeim viðskiftum,
sem þær ber að nota. Tilgangurinu
með því að skrá viðskiftin á nót-
ur, er sá, að tryggja báða aðilja.
Kaupmaðurinn hefir í afriti nót,-
unnar með undirskrift móttakanda
sönnun í höndum fyrir þeirri
kröfu, sem hann hefir eignast á
hendur viðskiftamanni, er varan
var látin af hendi, og kaupandi .
hefir í samriti því, er hann fær, |
tryggingu í'yrir því, að úttekt
hans verði rjett innfærð í reikn-1
ing hans við verslunina.
Þess ber nú að geta, að reikn-
ingar viðskiftamanna eru færðir
með ýmsu móti við verslanir.
Skulu lijer uefndar hinar venju-
legustu aðferðir.
I Reykjavík og sumum stærri
verslunarstöðum er algengt að
viðskiftamenn hafi mánaðar reikn-
ingsviðskifti. Eru slík viðskifti
venjulega aðeins færð á lausa
reikninga samkvæmt frumbókar-
nótum og teljast í verslunarhók-
unum sala gegu staðgreiðslu, þar
eð þau eru ekki færð í viðskifta-
mannabækur. .Samkvæmt heim-
ild í 4. gr., bókhaldslaganna hefir
matvöruverslunnm í Reykjavík,
sem ern í Fjelagi matvörukaup-
manna, verið veitt leyfi til að færa
bækur sínar á þennan hátt. Sumir
færa mánaðarniðurstöður við-
skiftamannareikninga í viðskifta-
mannabók og er það leyfilegt
samkv. 7. gr. bókh.laganna, ef
reikningarnir eru greiddir mán-
aðarlega. Aðrir draga alla mánað-
ar viðskiftamenn saman á einn
reikning í viðskiftamannabók,
samkvæmt skrá, sem er þá fylgi-
skjal þeirrar innfærslu. Sú aðferð
er einnig lögleyfð og ætti að vera
framkvæmanleg við allar verslan-
ir, sem slík viðskifti hafa, því að
hún er fvrirhafnarlítil.
niiiiimuMuiii
Eftir
iiimiiiiiiiiiiiii
Sigurð
Heiðdal
Um notkuli frumbókanna eru nú
ýmsar aðferðir í þessum viðskift-
um.
Stundum lætur kaupmaðurinn
móttakanda vörunnar undirskrifa
hverja nótu um leið og viðskiftin
fara fram og er það jafnan örugg-
ast fyrir báða aðilja. Síðan af-
hendir kaupmaðurinn viðskifta-
vini samrit af úttektarnótunni um
leið og varan er afgreidd og á
mánaðarreikningnum er tilgreint
númer nótunnar og upphæð.
Sje nú viðskiftamaðurinn svo
hirðusamur, að hann geymi sam-
rit nótunnar, þá getur hann, er
hann fær reikninginn, horið sam-
an nóturnar við reikninginn og þá
fellnr auðvitað alt í Ijúfa löð. En
oft vilja verða mishrestir á þessu,
og vilja þá sumir heldur láta kaup
manninn geyma nóturnar og láta
þær fylgja reikningnum, er þeir
fá hann í lok mánaðarins. En með
því er að miklu leyti að engij gerð
sú trygging, sem notkun frumbóka
á að veita viðskiftamönnum versl-
unarinnar í lánsviðskiftum.
Til þess að bæta úr þessu hafa
allmargar verslanir þríritaðar
frumbækur. Láta þær viðskifta-
manninn fá samrit af nótum er
viðskiftin fara fram og annað
samrit nieð reikningnum, þegar
hann er afhentnr viðskiftamann-
inum. Sú aðferð er mjög góð, því
hún tryggir kaupmanninn fyrir
því, að hægt sje að tortryggja
hann og viðskiftamanninn fyrir
því, að hann sje rangindum beitt-
u r.
Allar frumbækur, sem notaðar
eru í verslunarviðskiftum, ættu að
vera þríritaðar.
Hvort sem.þessir mánaðarreiku-
ingar eru færðir inn í viðskiftá-
mannabók í heild eða þeir eru
taldir sala gegn staðgreiðslu, þá
fylgir einn galli þessu fyrirkomu-
lagi í bókhaldinu. Reikningarnir
eru venjulega einritaðir og af-
hentir viðskiftamanni þegar hann
borgar. Eftir það hefir kaupmað-
urinn ekki tök á að finna ákveðna
nótu, nema með yfirlegu, og verða
þá frumbækurnar, að því er snert-
ir hverja einstaka nótu', óaðgengi-
legar sem fylgiskjöl. Að vísu mun
slíkt sjaldan koma að sök, þar eð
þetta teljast útkljáð viðskifti í
hvert sinn, seni reikningur er af-
hentur. Þó er þetta fyrirkomulag
ekki í samræmi við þá reglu, að
hvert einstakt atriði í rekstrinum
skuli unt að sanna með fylgiskjali,
sem sje hægt að ná í samkvæmc
tilvitnunum í hókum verslunar-
innar.
Önnur höfuðregla við færslu
viðskiftamannareikninga er sú, að
færa hverja nótuupphæð inn í við-
skiftamannareikning og er þá vitn
að í blaðsíðutal og númer frum-
bókar við hverja nótu. Þessi að-
ferð er í samræmi við 7. gr. laga
um bókhald. Slík viðskifti eru
venjulega gerð upp einu sinni á
ári. Mjög víða er ekki hirt um að
láta móttakanda rita nafn sitt á
úttektarnótu sem viðurkenningu
fyrir móttöku vörunnar, og oft,
hirðir viðskiftamaður ekki um að
taka samrit sitt fyr en ef til vill
löngu eftir að viðskiftin fóru
fram. Víða um bygðir landsins
senda menn munnlegar eða skrif-
legar pantanir til verslana með
bílum, sem nú flytja mestallar
vörur út um sveitirnar. I slíkum
viðskiftum vilja sem eðlilegt er
nótusamrit oft glatast. Kemur sjer
þá vel að hafa þríritaðar frum-
bækur til þess að geta látið við-
skiftamönnum í tje samrit af út-
tektarnótum, þegar þeim er send-
ur ársreikningurinn.
Þetta fyrirkomulag á færslu við-
skiftamannareiknings hefir þann
ókost, að í stórum verslunum, sem
hafa marga ársviðskiftamenn, er
erfitt að fylgjast með ]iví, livað
líður viðskiftum hvers einstaks
viðskiftamanns. Reikningar eru
einnig afritaðir í árslok eða 4
haustin, og áfram til ársloka, þau
viðskifti, sem eiga sjer stað frá
haustkauptíð til ársloka. Útheimt-
ir þetta mjög mikla vinnu.
Snmir fara svo langt, af göml-
um vana, að skrá í ársreikninga
hvað eina, sém viðskiftamenn hafa
tekið út alt árið, og eru þá allar
frumbókanótur skrifaðar upp aft-
ur í reikningum viðskiftamanna.
Er sá siður eitt dæmi nm það, sem
allvíða ber nokkuð á, einkum hjá
eldri verslunum, sem hafa breytc
eldra einföldu bókhaldi í tvöfalt
bókhald, að mikilli vinnu er stund-
um eytt í þýðingarlausar skriftir,
en önnur mikilsverð atriði í bók
haldinu eru ef til vill vanrækt,
]iótt litla fyrirhöfn hafi í för með
sjer.
Mörg kaupfjelög hafa í seinni
tíð- tekið upp þann sið að láta
viðskiftamönnum í tje vöruávís-
anahefti. Notkun þeirra gerir auð-
veldara að fylgjast með viðskift-
uni sjerhvers viðskiftamanns en
með þeirri aðferð, er að framan
getur, enda mun þessi regla vera
aðallega tekin upp í þeim til-
gangi. Hljóða heftin á ákveðnar
fjárhæðir, sem skift er í smærri
fjárhæðir á blöðum, sem rífa má
úr beftinu eftir vild, þegar út-
tekt vöru fer fram. Þegar heftið
er afhent, er viðskiftamaðurinn
aðeins skuldaður fyrir fjárhæð-
inni, sem heftið tilgreinir og verð-
ur viðskiftareikningurinn viS
þetta tiltölulega fáar tölur og því
fljótlegt að sjá niðurstöður hans.
Þegar úttekt fer fram, sem greidd
er með ávísun, fær viðskiftamaS-
urinn að vísu samrit af úttektar-
nótu og útheimtir þessi aðferð því
að færa verður sjerstakan vöru-
ávísanareikning, sem verður milli-
liður milli vðiskiftamannareikn-
ings og vörureiknings (sölureikn-
ings).
Þriðja höfuðaðferðin við færsla
viðskiftamannareikninga, sem þó
tiltölulega fáir hafa, er sem hjer
segir:
Fyrirtækið hefir sjerstakar sam-
færslubækur, sem eru milliliðir á
milli frumbóka og viðskiftamanna-
bóka. í bækur þessar eru færðar
allar nótuupphæðir yfir úttekt
vðiskiftamanna og vitnað í þeim
í frumbókanúmer og hblaðsíðutal
eins og þegar fært eí’ beint ú.r
frumbókum í viðskiftamannahók.
í lok hvers mánaðar eru niður-
stöður reikninga í samfærslubók
færðar í viðskiftamannabók með
tilvísun í númer samfærslubókar
og blaðsíðutal og jafnframt er til-
búinn mánaðarreikningur handa
viðskiftamanni, sem til er afrit af
í hókhaldinu. Hver samfærslubók
verður þá hluti af viðskifta-
mannabók.
Þessi aðferð virðist mjer hafa
ýmsa kosti fram yfir hinar. Versl-
unin getur með þessari aðferð lát-
ið alla viðskiftamenn fá mánað-
arreikninga, án þess það útheimti
meiri vinnu en venjulegar nótu-
innfræslur í viðskiftamannareikn-
inga, og er þá ekki þörf á að af-
rita þá í árslok, þar eð þeir ern
gerðir mánaðarlega. Einnig er
greiður aðgangur að hverju af-
riti í viðskiftunum við hvern ein-
stakan viðskiftamann, ef þessi að-
ferð er viðhöfð, og fullnægir hún
að því leyti kröfum 7. gr. bók-
haldslaganna. Þá er og jafnfljót-
legt að sjá hvað líður viðskiftum
hvers eins viðskiftamanns eins og
þegar notuð eru ávísanahefti.
Fullnægir hún því þeirri kröfn til
bókhaldsins. cc;n leitt hefir til
notkunar ávísanahefta, án þess að
færa þurfi sjerstakan reikning.
Auk þess er samanburður á við-
skiftamánnareikniugi og viðskifta-
mannabók í lok hvers mánaðar
eins auðveldur með notkun sam-
færslubóka og þótt notuð sjeu á-
vísanahefti.
Samfærslubækur eru ekki ritað-
ar með venjulegum blýanti, .held-
ur penna, sem heita má eins og
blýanti eða jafnvel góðum blek-
hlýanti. Meira.
f X
f i
X 2 menn. vana ❖
lúðabeilin^u. |
f vantar til Sandgerðis. Um-
sóknir með upplýsingum
um hvar unnið áður.merkt- £
ar ,,Beiting“, sendist blað- £
inu helst fyrir kl. 1 í dag. £