Morgunblaðið - 24.09.1992, Blaðsíða 7

MORGUNBLAÐIÐ VIÐSKIPTI/ATVINNDLÍF FIMMTUDAGUR 24. SEPTEMBER 1992
C 7
Fyrirtæki
Erum að samtengja betur starfs-
mannamál og gæðastjórnun
GÆÐASTJÓRNUN — „Það hafa verið í gangi skipulags-
breytingar hjá Eimskip og einn liður í því er að auka vægi gæða-
stjórnunar. Þess vegna erum við að samtengja betur starfsmannamál-
in og gæðastjórnun," segir Hjördís Ásberg.
eru mjög margir. Það má segja að
villum hafí fækkað um helming frá’
því verkefnið hófst og hjá sumum
fyrirtækjum sem áður voru með
villur í um 10-15% reikninga hefur
alveg verið komist fyrir vandann.
Gæðastjómun innan félagsins
snýst ekki hvað síst um ,það að
veita sem besta þjónustu til við-
skiptavina okkar og því höfum við
í vaxandi mæli leitað eftir áliti
þeirra. Sl. sumar framkvæmdum
við t.d. umfangsmikla þjónustu-
könnun meðal viðskiptavina okkar
í innflutningi og emm núna að
vinna úr þeim niðurstöðum. Þær
niðurstöður munu einnig hafa bein
áhrif á það að hvaða gæðaverkefn-
um við munum vinna á næstunni."
— En hvaða breytingar hyggist
þið gera í nýju deildinni á fræðslu
fýrir starfsmenn?
„Við höfum verið með mikla
fræðslu hér í fyrirtækinu en munum
núna gera hana markvissari og
færa hana í tengsl við ákveðin störf
og starfsþróun einstaklinga.
Fræðsluþörf verður metin fyrir
hvern og einn. Hér innanhúss hafa
starfsmenn haldið námskeið um
ákveðin efni, t.d. varðandi tölvumál
og gæðastjórnun. Jafnframt kaup-
um við námskeið bæði hér innan-
lands og frá útlöndum. Þessi
fræðsla miðast við markmið fyrir-
tækisins hveiju sinni því við vinnum
markmiðsáætlun á hveiju hausti
fyrir komandi ár. Áætlunin fyrir
næsta ár mun tengjast gæðamálun-
um í ríkari mæli en áður.“
FLUGLEIDIR
Forgánnsfrakt
— segir Hjördís Ásberg sem nýlega tók við starfi forstöðumanns starfsþróunardeildar Eim-
skips, eftir sameiningu starfsmannahalds og gæðastjómunardeildar
INNAN Eimskips hefur að undanförnu verið unnið að endurskipu-
lagningn á ýmsum þáttum starfseminnar bæði til að ná fram hagræð-
ingu og auka vægi gæðastjórnunar hjá félaginu. Þar á meðal hefur
starfsmannahald og gæðastjórnunardeild verið felld inn í eina deild
sem fengið hefur heitið starfsþróunardeild. Hjördís Ásberg, við-
skiptafræðingur og löggiltur endurskoðandi tók um síðustu mánaða-
mót við starfi forstöðumanns deildarinnar. Undir hana mun heyra
starfsmannaþjónusta, skrifstofuhald, fræðsla og þjálfun allra starfs-
manna félagsins auk þess sem deildin mun starfa að gæðamálum í
umboði gæðaráðs. Verulega aukin áhersla verður lögð á það sem á
ensku er nefnt „human resource management" en í því felst m.a.
starfsþróun, fræðsla, þjálfun og skipulagning starfa og starfseininga.
Hjördís Ásberg lauk námi frá
viðskiptadeild Háskóla íslands árið
1980 og hóf þá störf hjá Endurskoð-
un hf. þar sem hún starfaði um sex
ára skeið. Hún varð löggiltur endur-
skoðandi árið 1984. Arið 1986 var
Hjördís ráðin forstöðumaður fjár-
reiðudeildar Eimskips og gegndi
hún því starfi til ársins 1988. Þá
hélt hún til Svíþjóðar þar sem hún
dvaldi við nám og störf. í ársbyijun
1991 snéri hún aftur heim til ís-
lands til að taka við starfi forstöðu-
manns gæðastjórnunardeildar Eim-
skips. Um síðustu mánaðamót var
hún síðan ráðin forstöðumaður
starfsþróunardeildar sem þýðir með
öðrum orðum að hún verður starfs-
mannastjóri félagsins. Hjördís var
fyrst spurð um hlutverk nýju deild-
arinnar.
„Það hafa verið í gangi skipu-
lagsbreytingar hjá Eimskip og einn
liður í því er að auka vægi gæða-
stjórnunar. Þess vegna erum við
að samtengja betur starfsmanna-
málin og gæðastjómun. Gæðamálin
munu skipa veigamikinn sess innan
deildarinnar þrátt fyrir að gæða-
stjórnun heyri áfram beint undir
yfirstjórn fyrirtækisins. Ég tel að
það sé mjög mikilvægur þáttur að
æðstu stjórnendur stýri gæðamál-
um því það er forsendan fyrir því
að gæðastjómun geti þróast innan
fyrirtækjanna. Með gæðastjórnun
er verið að innleiða nýjar aðferðir
og nýja stjórnunarhætti. Því sam-
fara þurfa að koma til ýmsar breyt-
ingar á stjórnun og vinnubrögðum
og þær verða ekki nema yfirstjóm
fyrirtækja stýri þeim. Breytingarn-
ar verða aldrei í höndum nokkurra
starfsmanna eða einstakra deilda.
Starfsmannastjórnunin hefur
auðvitað verið í höndum allra
stjórnenda og þeir taka daglega
ákvarðanir sem snerta samband
fyrirtækisins og starfsmanna. Við
erum núna að ganga í gegnum
breytingar sem hafa í för með sér
fækkun starfsmanna en reynum að
halda okkar striki varðandi gæða-
málin.
Það verður verkefni þessarar
deildar að auka vægi fræðslu og
þjálfunar jafnframt því sem hún
sinnir hefðbundnum starfsmanna-
málum. Við horfum einnig til þess
að þróa starf einstaklinga og ein-
inga innan fyrirtækisins í samhengi
við fræðsluna. Undir þessa deild
heyrir j afnframt skrifstofuþjónusta,
m.a. húsnæðismál, mötuneyti,
símavarsla, ráðningar, launa-
vinnsla.
Ekki ráðið í stað þeirra sem
hætta störfum
Eimskip hefur gefið til kynna að
stefnt sé að því að fækka starfs-
fólki á þessu ári. Hjördís segir að
fækkun starfsmanna verði í sam-
ræmi við minnkandi flutninga. Mik-
ið sé einnig um að fólk sé fært til
í starfi núna sem krefjist endur-
skipulagningar á störfum og starf-
seiningum. „Þessi þáttur tekur mik-
inn tíma frá okkur núna í bili en í
framtíðinni verður þetta ekki eitt
af stærstu verkefnum deildarinnar.
Það er verið að færa fólk til í þeim
Fer inn á lang
flest
heimili landsins!
Á skemmsta
mögulega tíma með
forgangsjrakt
Flugleiéa.
Forgangsfrakt er ný þjónusta á
vegum Flugleiða ætluð þeim sem
þurfa að senda pakka á hraðan og
öruggan hátt milli landa.
í forgangsfrakt hefur pakkinn
þinn forgang. Hann er sérstak-
lega bókaður við afhendingu og
sé öllum formsatriðum fullnægt
þá ábyrgjast Flugleiðir að pakk-
inn sé fluttur með næsta mögu-
lega áætlunarflugi á ákvörð-
unarstað. Þegar á áfangastað er
komið er séð til þess að gera
pakkann tilbúinn til tollaf-
greiðslu með forgangshraði. Ef
flutningur pakkans tefst af
völdum Flugleiða er verulegur
hluti flutningsgjaldsins endur-
greiddur. Flutningur með
forgangsfrakt er sannkölluð
draumaferð sérhvers pakka.
tilgangi að ná fram aukinni hag-
kvæmni. Hjá Eimskip starfa rúm-
lega 800 manns sem dreifast á fjöl-
marga staði s.s. skrifstofur hérlend-
is og erlendis, Sundahöfn og skip-
in.“
— Hafa starfsmenn sýnt skilning
á því að það þurfi að færa þá til í
starfí?
„Já, fólk hefur sýnt vaxandi
skilning á því. Það er að átta sig á
því að viða þrengir að og tækifærin
eru ekki þau sömu og voru fyrir
einu ári síðan. Núna erum við að
horfa til þess hvaða verkefni er
hægt að skera niður því það er ekki
í öllum tilvikum hægt að halda
áfram með sömu verkefni og færra
fólk. Það getur verið töluvert erfítt
að láta það fara saman að skera
niður og fækka starfsfólki en jafn-
framt auka gæðin. Við reynum hins
vegar eftir fremsta megni að halda
í bæði og horfa lengra fram í tím-
ann en aðeins næstu mánuði."
Helmingi færri villur í
farmskrárvinnslu
Gæðastjórnun innan Eimskips
heyrir beint undir sérstakt gæðaráð
sem Hjördís situr í auk forstjóra
og framkvæmdastjóra. Ráðið skipu-
leggur verkefni á sviði gæðamála
sem síðan hafa verið unnin af sér-
stökum gæðaliðum.
„Við höfum t.d. verið að vinna
að fækkun villna í farmskrárvinnslu
og bættri hreinsum og nýtingu
gáma,“ segir Hjördís. „Það hefur
komið árangur i ljós af öllum þeim
verkefnum sem hafa verið í gangi.
Sumum er lokið og önnur eru ennþá
í vinnslu. Árangur hefur skilað sér
jafnt og þétt meðan verkefni hafa
verið í vinnslu og í mörgum tilfellum
löngu eftir að þeim lýkur. í farm-
skrárvinnslunni fylgjumst við með
nánast vikulega þannig að við vitum
nákvæmlega hvar villur verða og
frá hvaða höfnum þær koma. Við
fylgjumst með því hjá hvaða fyrir-
tækjum verða flestar villur og höf-
um markvisst unnið að úrbótum í
þeim fyrirtækjum þar sem villu-
fjöldinn hefur verið mestur. Þannig
höfum við náð verulegum árangri
þjá mörgum aðilum þrátt fyrir að
ekki sé um auðvelt verk að ræða.
Samningar við viðskiptavini eru
flóknir og möguleikarnir á villum