Vikan - 09.03.1961, Side 18

Þannig er fullkominn einkaritari.
Hér á eftir birtum við skoðanir konu nokk-
urrar, sem vel er að sér í þessum efnum. Hún er
háttsett á ráðningarskrifstofu erlendis og hefur
þannig samband við yfirmennina og stúlkurnar.
Og fyrst spyrjum við hana: Hvernig verður maður
fullkominn einkaritari?
—- Fullkominn einkaritari á að hafa alhliða
skrifstofumenntun. Hún á að mínum dómi ekki
aðeins að leggja stund á mál og hraðritun, reglu-
lega gáfaður nútímaeinkaritari hefur nefnilega
mikla ánægju af því að vita, hvað hinir á skrif-
stofunni gera. Ég á ekki við, að hún eigi að geta
gert hvert af þessum störfum, sem er, aðeins að
hafa einhverja hugmynd um, hvað hinir eru að
gera. Þess vegna vil ég ráðleggja ungri stúlku,
sem gjarnan vill verða duglegur einkaritari, að
nema fyrst almenn skrifstofustörf og síðan leggja
stund á mál, hraðritun og vélritun. Já, og svo
má ég ekki gleyma því, hún verður að vera mjög
góð í móðurmáli sínu, því að einkaritari, sem
verður að fá allar kommur gefnar, er ekki á
marga fiska. Hún á að geta lagfært málið í bréf-
um sínum og skrifað rétt og gott mál upp úr
hraðrituninni. Auðvitað væri það hið allra bezta,
að hún hefði svo gott vit á starfsemi fyrirtækis-
ins, sem hún er ráðin hjá, að hún gæti rætt um
efni bréfanna við forstjórann.
— Hvaða eiginleikum þarf einkaritari helzt að
vera gæddur?
— Nákvæmni, reglusemi og sérstaklega góðu
minni. Hún verður einnig að vera mjög þagmælsk,
og ef hún er þar að auki fl.iót að komast til botns
í hlutunum. getur hún auðveldlega leyst starfið
af hendi. En fyrir utan þetta verður emkaritari
að hafa dálítið af sjálfsöryggi, sem auðvitað má
ekki vera svo mikið, að það valdi óþægindum.
— Hvaða afstöðu á einkaritari að hafa gagn-
vart forstjóranum ?
— 1 sambandi við þetta er fyrst og fremst kraf-
izt háttvísi. Einkaritari á að vera vingiarnlegur
gagnvart honum, en ekki svo vingjarnlegur, að
hinir í fyrirtækinu geti sagt. að hún smjaðri fyrir
honum eða daðri við hann. Hún á undantekningar-
laust að vera heiðarleg gagnvart honum, en minn-
ást þess þó, að hún gegnir mikilvægri stöðu og
ekki sizt með tilliti til annarra í fyrirtækinu. Hún
þekkir forstjórann og vinnu hans betur en hitt
Starfsfólkið og getur komið i veg fyrir óánægju,
sem kann að gera vart við sig hjá starfsíólkinu.
Ef forstjórinn hefur t. d. i nokkra daga haft mjög
lítinn tíma til að skipta sér af starfsfólkinu, get-
ur einkaritarinn útskýrt það, hve hann hafi haft
mikið að gera upp á siðkastið, o. s. frv.
“ Og hvað um persónuleika einkaritarans?
— Hún má gjarna vera falleg, og með þvi á
ég aðeins við: Hún á að vera snyrtileg frá hvirfli
til ilja. Yfirleitt finnst mér ekki réðlegt að nota
sterk ilmvötn á skrifstofu. Auðvitað hafa marg-
ar ungar stúlkur þegar fundið sitt ilmvatn. en
svo lengi sem að þær reika frá einni tegundinni
til annarrar, eiga þær að láta sér nægja að vera
með dálítið Eau de Cologne.
— Hvað er svo um fötin að segja?
— Þau verða að vera látlaus, en með þvi er
ég ekki að segja, að þær eigi að likjast forngrip,
eiliflega klæddum i sv^rt og grátt. Grá drngt
er að visu alltaf snotur, en margar skemmtileg-
ar blússur og pils eru fullt eins smekkleg. Og
einkaritari á undantekningarlaust að forðast
flegnar blússur og peysur. Og þó að hún sé ung
á hun að forðast stóra eyrnalokka, mislita klúta
og mjög háhælaða skó. — Svo á hárið auðvitað
að vera vel hirt, en það fylgir nú auðvitað kjör-
orðinu að vera „vel til höfð“ frá hvirfli til ilja.
— Þessar fáu línur skulu væntanlegir og upp-
rennandi einkaritarar taka til sín, þannig að þær
verði einþvern tlma hinn fullkomni einkaritari.
7X Einkaritari má ekki leggja undir sig skrif-
stofusímann með einkasamtölum. Það ligg-
ur í augum uppi.
Einkaritari á alltaf að krefjast þess að fá
nafn og erindi þeirra, sem vilja tala við
forstjórann, því að oft kemur í ljós, að þeir
þurfa að tala við einhvern allt annan í fyfir-
tækinu.
Forstjórinn verður að geta treyst því, að
einkaritarinn muni eftir mikilvægum dag-
setningum fyrir hann, eins og t. d. gjalddögum
og fyrirfram ákveðnum verzlunarheimsóknum.
Það er ágætt að geta skrifað verzlunar-
hréf eftir fyrirsögn, en einkaritarinn ætti
sjálfur að geta skrifað slik bréf, ef hún heyrir
málavexti.
Hvert bréf er spegilmynd af fyrirtækinu.
Þess vegna er mjög mikilvægt, að einka-
ritarinn geti skrifað skýrt, hreinlegt og villu-
laust bréf.
Einkaritari verður að fylgjast með öllu,
sem gerist, vita, hvaða bréfuin er ekki
búið að svara og hvers vegna. Hún verður
einnig að muna eftir þvi að vera þagmælsk.
Einkaritari verður að muna eftir þvi, að
alls staðar sér fólk hana, heyrir í henni
og minnist hennar. Þess vegna borgar sig að
vera vingjarnleg, koma rétt fram og vera vel
til höfð.
TT Einkaritari ætti alltaf að hafa minnisbók
við höndina. Það er miklu auðveldara að
glöggva sig á þvi en leita i huganum.
T Ekkert er á móti því, að einkaritari noti
ilmvatn utan vinnutima. En hún á ekki
að nota það i vinnunni, ef hún finnur, að for-
stjóranum geðjast ekki að því.
IÞví betri regla sem er á blöðum og pappir-
um, því léttari er vinnan. Það er hart að
þurfa að tína héðan og þaðan málsgögn að því
ináli, er taka á til meðferðar.
Einkaritari á að varast að setja út á yfir-
mann sinn við hitt starfsfólkið eða tala
illa uin starfsfólkið við yfirmanninn. Þá er hún
óheiðarleg gagnvart báðum aðilum. Andrúms-
loftið á vinnustaðnum verður að einkennast af
háttvísi.
T, Látið ekki forstjórann fá fulla möppu af
bréfum til undirskriftar, fimm minútum
áður en pósturinn fer. Þá verður hann að flýta
sér að fara yfir þau og sér þá kannski ekki
villur af hálfu einkaritarans.
Ti/f Ef einkaritara líkar ekki staðan, á hann
* hiklaust að skipta um. En nninið það, að
maður uppsker eins og liann sáir og að á öll-
um vinnustöðum er eitthvað, sem á bjátar.
lyl Forðizt að dæma manneskju eftir fyrstu
áhrifum, sem hiin hefur, því að þrátt fyrir
allt „rövl“ um skarpskyggni skjátl.ast manni
oftnst.
o Þó að forstjórinn neiti algerlega að hitta
éinhverja manneskju og sé í vondu skapi,
má einkaritarinn ekki smitast og vera ókurteis
gagnvart manneskjunni. Hún á að biðja hana
kurtedslega að koma einhvern annan dag á
ákveðnum tíma.
Framhald á bls. 24.
-ítowmif íuutH £ ef
komtiý -efekí -
1B VIKAN