Iðnaðarmál - 01.02.1971, Síða 16

Frá vettvangi stjórnunarmála
Hvernig er einkaritarinn yðar?
Hér fer á eftir þýddur kafli úr bók-
inni „How to be an effective Secre-
tary“. Höfundur hennar, Elmer L.
Winter, er forstöðuniaður fyrirtœkis-
ins Manpower, sem lagt liefur banda-
rískum atliafnamönnum til einhverja
þá beztu einkaritara, sem völ er á.
í hinu margþætta viðskiptalífi nú-
tímans fer hlutverk einkaritarans
stöðugt vaxandi. Það má með sanni
segja: „Bendið mér á farsælan fram-
kvæmdastjóra með vel skipulögð
vinnubrögð, og ég skal benda ykkur
á hæfan einkaritara, sem er stoð hans
og stytta í önnum dagsins.“
í rauninni er einkaritarinn hjarta-
hlý, skilningsrík og hjálpfús mann-
vera, sem hefur það höfuðmarkmið
að létta, leysa eða bægja frá vanda-
málum framkvæmdastj óra síns. Hún
er sú hj álparhella, sem framkvæmda-
stjórinn getur reitt sig á í átökum
sínum við hin daglegu störf, bæði við
upphaf þeirra og endi.
Hún er „skrifstofufreyjan“ hans.
Hún hj álpar honum gegnum erilsam-
an og annríkan dag, fylgir honum á
erfiðum stundum og leiðbeinir hon-
um á einfaldan, fljótan og gifturíkan
hátt til öruggra afkasta.
Hún virðir hann og býr honum
góð vinnuskilyrði innan fyrirtækis-
ins. Hún er stolt af velgengni hans,
en hefur ekki orð á mistökum hans.
Hún sýnir honum þolinmæði, lætur
honum líða vel í návist sinni og tek-
ur göllum hans með skilningi og um-
burðarlyndi. Hún tekur á sig sökina
fyrir skekkjur eða villur, sem urðu
óvart til, og leiðréttir þær án tafar.
Hún ber á borð fyrir hann allar þær
upplýsingar, sem eru nærandi og
styrkjandi fyrir stöðu hans og á-
byrgð. Hún gerir tillögur um, hvern-
ig sníða megi af ýmsa vankanta, til
þess að fyrirætlanir hans nái fram
að ganga, — og vinnur síðan verkið
fúslega sjálf.
Þegar allir þessir eiginleikar eru
augljósir hjá einkaritara, festir sú
góða tilfinning rætur hjá fram-
kvæmdastjóranum, að einkaritarinn
„standi með honum“ í blíðuogstríðu
eins og góður vinnufélagi.
Þess vegna mun einkaritarinn,
þrátt fyrir alla sjálfvirkni, rafreikna
og skýrsluvélar, halda áfram að full-
nægj a mikilvægum þörfum í athafna-
lífi sérhvers framkvæmdastj óra, er
hann skipuleggur athafnir sínar og
stjórnar skrifstofu sinni samkvæmt
tímaáætlun, sem gerð er af ýtrustu
nákvæmni. Hygginn framkvæmda-
stjóri gerir sér grein fyrir, að einka-
ritarinn hans geti tekið á sig allmikla
ábyrgð og hjálpað honum að fást
við hin daglegu vandamál. Það er
nauðsynlegt, að einkaritarinn skilji
mikilvægi sitt og framkvæmi þau
ábyrgðarstörf, sem henni eru falin.
Sérhver einkaritari ætti að þekkja
þann grundvallarmun, sem er á stöðu
hraðritara og einkaritara. Hraðritar-
anum er ætlað að rita niður eftir
upplestri og hreinskrifa síðan og
annast önnur vélritunarstörf, raða
hréfum, svara í síma og stundum að
opna bréfapóstinn. Einkaritaranum
er ætlað að gera þetta sama ■—- og
miklu meira. Höfuðmismunurinn er
e. t. v. fólginn í ábyrgðinni og alúð-
inni við einstök atriði. Einkaritar-
inn verður að hafa þá eiginleika til
að geta unnið starf sitt með góðum
árangri.
Frumskilyrðin fyrir hæfni einkarit-
arans eru talin sjálfsögð: Hún verður
að geta tekið niður bréf eftir upp-
lestri og vélritað með hraða og ná-
kvæmni, og hún verður ávallt að
halda þessari hæfni á sem allra hæstu
stigi.
Við skulum taka saman þær skyld-
ur, sem ætla má, að einkaritarinn
verði að geta annazt:
1. Rita niður eftir upplestri.
2. Hreinskrifa uppkastið.
3. Stjórna skrifstofuvélum, fjölrit-
ritun, ljósprentun o. s. frv.
4. Opna og athuga bréf úr pósti.
5. Sjá um kvittanir, aðgreiningu
bréfa og tilvísanir.
6. Annast bókfærslustörf.
7. Fara með trúnaðarmál.
8. Sjá um viðtalstíma og minna
framkvæmdastj órann á þá.
9. Annast undirbúning ferðalaga.
10. Afgreiða símafyrirspurnir.
11. Koma af háttvísi fram við gesti.
12. Létta vanabundnum störfum af
framkvæmdastj óranum.
Þetta eru aðeins fáar af þeim
skyldum, sem einkaritaranum eru
lagðar á herðar, en sérhver þeirra er
mikilvægur þáttur í heildarafköstun-
um.
Við skulum nú rekja þau skref,
sem þú verður að stíga til að verða
góður einkaritari.
1. KAFLI
Persónueiginleikar þínir
Sem einkaritari skipar þú mjög
viðkvæma stöðu. Þú ert ekki aðeins
46
IÐNAÐARMÁL