Tölvumál - 01.02.1995, Blaðsíða 20

Febrúar 1995
Skjalastjórnun
Grein þessi er byggð á erindi semflutt var á ET-degi SI í desember 1994.
Eftir Maríu Sigmundsdóttur
Notkun upplýsingatækninnar í
fyrirtækjum þróast mjög ört og
hefur, auk þess að hafa orðið til
hagræðingar í fyrirtækjum, gert
störf okkar ánægjulegri og áhuga-
verðari.
I fyrirtækjum eru starfsmenn
stöðugt að fletta upp upplýsingum
sem geymdar eru í tölvu og hafa
fundið hagræðið af því. Samt sem
áður er enn talið að um 80-90%
upplýsinga séu geymdar á pappír.
Starfsmenn eyða miklum tíma í að
leita að skjölum á pappír, sem
geymdur er á skipulegan og
óskipulegan hátt í fyrirtækinu.
í tölvunni eru skráðar upplýs-
ingar svo sem:
- Bókhald
- Launaskrá
- Viðskiptamannaskrá
- Sölukerfi
- Þjóðskrá
Það er fljótlegt að fletta upp á
færslu í bókhaldi, en það getur
verið seinlegt að finna fylgiskjölin.
Það er þægilegt að fletta upp á
starfsmanni í launaskrá, en meiri
fyrirhöfn að fá öll fylgiskjölin t.d.
umsókn, meðmæli, starfsmat,
myndir af honum og ýmislegt sem
geymt er annars staðar á pappír.
Eftir að starfsmenn fóru að rita
skjölin sín sjálfir í ritvinnslu eða
búa þau til í öðrum forritum,
kemur það oftar fyrir að þeir
gleymi að skila eintaki í skjalasafn.
Þeir einfaldlega geyma skjölin í
sínu safni í tölvunni, þar sem þeir
sjálfir eiga fullt í fangi með að
finna þau, hvað þá aðrir sem á
þeim þurfa að halda. Það eru nefni-
lega ekki allir sem nýta sér það að
skipuleggja skjölin sín í tölvunni
heldur vista þau öll í einum potti.
Þetta er eins og að hrúga pappír í
stóran bunka og ætla svo að fletta
í gegnum hann til að
finna eitt skjal.
í flestum fyrirtækjum
er skjalasafn þar sem
skjöl eru geymd á skipu-
legan hátt t.d.:
- Innkomin bréf
- Útsend bréf (útbúin í
ritvinnslu)
- Samningar
- Myndir (ljósmyndir
skírteini)
- Fylgiskjöl með
bókhaldi
- Blaðagreinar
- Teikningar
- Umsóknir
Yfirleitt eru frumrit skjala
geymd í skjalasafninu. Auk þess
er algengt að afrit af sömu skjölum
séu geymd hjá starfsmönnum á
óskipulegan hátt bæði á pappír og
í tölvu. Jafnvel lenda frumrit í
skúffum þeirra og komist aldrei í
skjalasafnið.
Tímafrek leit
Þrátt fyrir að skjalasafn sé vel
skipulagt, getur það reynst starfs-
mönnum erfitt og tímafrekt að
finna skjöl. Skjölin finnast ekki
þegar starfsmenn þurfa á þeim að
halda. Starfsmenn þekkja ekki
skjalasafnið og þurfa oft aðstoð frá
skjalaverði til að finna þau. í stæm
fyrirtækjum er skjalasafnið oft á
annarri hæð eða jafnvel í annari
byggingu. Þegar skjalið finnst þarf
að afrita það og koma því til þess
sem bað um það.
Það er mjög kostnaðarsamt að
geyma upplýsingar á pappír og
afrita þær og dreifa. Athuganir
hafa leitt í ljós að:
- Hvert skjal sé ljósritað um það
bil 7 sinnum og hvert ljósrit
kosti um 8 kr.
- Það taki um 20 mínútur að
finna skjal
- Um 4% skjala glatist eða finnist
ekki aftur
- Um 15% af tíma starfsmanna
fari í að vista og leita að
skjölum
- Geymslupláss kosti um 16 kr.
á síðu
- Það kosti um 300.000 kr. að
fylla skjalaskáp
20 - Tölvumál