Frjáls verslun


Frjáls verslun - 01.09.2012, Page 43

Frjáls verslun - 01.09.2012, Page 43
FRJÁLS VERSLUN 10. 2012 43 Hvernig eiga fundir að vera? 2,3 mánuðum sóað í fundi Þarftu raunveru­ lega að sitja þenn an fund? Höfundur dregur fram margar skemmtilegar samlíkingar í bókinni sem lýsa fundum eins og þeir eru og eins og þeir ættu að vera, t.d.: „Fundir eiga ekki að vera eins og endalaus auglýsingahlé, sem slíta vinnuna í sundur eins og myndina sem við horfum á, heldur eins og pit-stopp (stopp á athafnasvæði ökumanna utan brautar) í Formúlukeppni. Vissulega stöðva þessi pit-stopp framgang keppninnar en í mjög stuttan tíma og aðeins til að auka líkurnar á að við vinnum. Hröð og fumlaus vinnubrögð við að bæta bensíni á vélina, skipta um dekk og auðvelda ökumanninum að vinna vinnuna sína betur og hraðar er það sem gerist í pit-stoppinu og það er líka það sem ætti að gerast á fundum. Við ættum að eiga fundi sem fólk yfir gefur spennt til að vinna verkefnin, orkumikið og lifandi.“ Rannsóknir sýna að stjórnendur verja allt að 23 klukkustundum á viku í fundi. 7,8 klst. af þessum 23 fundaklukkustunum eru ónauðsynlegir fundir eða fundir sem illa er stjórnað. Samtals á ári reiknast það sem 2,3 mánuðir sem sóað er með þessum hætti. Flestir stjórnendur verja mestum hluta tíma síns á fundum. Hjá sumum er ástandið svo slæmt að ekki gefst nokkur einasti tími yfir daginn til þess að sinna þeim málum sem mikilvæg eru fyrir fundum. Vissulega eru fundir eins misjafnir og þeir eru margir en flest okkar hafa líklega setið mikinn fjölda funda sem voru vita gagnslausir og hin mesta tímasóun. Ekki einasta höfum við tilhneig ingu innan fyrirtækja til að boða til funda „ósjálfrátt“ til að miðla upplýsingum heldur höfum við líka ríka tilhneigingu til að samþykkja fundi án þess að velta þeim of mikið fyrir okkur. Allir þeir sem sitja marga fundi og fá mörg fundarboð ættu að spyrja sig eftirfarandi spurninga áður en þeir samþykkja fundarboðið: Kemurðu til með að vera starfhæf(ur) ef þú lest um hvað fjallað var á fundinum að honum loknum? Ef þú ert upplýst(ur) um þá ákvörðun sem verið er að ræða á fundinum getur þú látið skoðun þína í ljós fyrirfram og þarftu þá að sitja fundinn? Kemur þú með eitthvert virði að borðinu með því að sitja fundinn án þess að taka raunverulega þátt í honum? Siturðu fundinn vegna táknrænna ástæðna eða til að sýna vald þitt? Ef þú hefur ekki skoðun á málinu, engan áhuga á útkomunni eða ekki lykilmanneskja í þeim aðgerðum sem ræða á þá er þín ekki þörf á fundinum. sem skila árangri 2. Þeir ganga hratt fyrir sig og er lokið á tilsettum tíma. Skýr tímarammi knýr þátt­ takendur til að leysa mál svo hægt sé að færast fram á við. Ef tíminn er of rúmur má jafnvel efast um allra bestu ákvarðanir. 3. Þeir hafa takmarkaðan fjölda þátttakenda. Aðeins þeim er boðið sem hafa algerlega nauð synlegt hlutverk í að hrinda í fram­ kvæmd þeirri ákvörðun sem tekin hefur verið. 4. Þeir hafna efni sem ekki hefur verið undirbúið. Þetta þýðir að sá sem boðar til fundarins verður að hafa tilbúna dagskrá og öll nauðsynleg gögn tiltæk. Dagskráin ætti að vekja til umhugsunar, skýra þá ákvörðun sem verið er að ræða og til greina hvaða undirbún­ ingur er nauðsynlegur til að geta setið fundinn. 5. Þeir ákveða hver ábyrgð á hverju og fyrir hvaða tíma. Þarna er ekki átt við fundar gerðir. Hvað sagt er á fundinum skiptir engu máli. Það eina sem skiptir máli er hvað var ákveðið að gera og hver ber ábyrgð á hverju og fyrir hvaða tíma. 6. Þeir eru ekki „til upplý s­ ingar“ – að lesa minnis­ blöð er skylda. Það þýðir að efni sem sent er til upplýsingar þarf að vera læsilegt og hnitmiðað. Það verður að vera óskrifuð regla innan fyrirtækisins að fólk lesi minnisblöð sem send eru svo hægt verði að fækka þeim fund ­ um þar sem ekkert fer fram annað en að fara yfir það efni sem þegar hefur verið sent út sem minnis- blað eða með öðrum hætti en farið hefur fyrir ofan garð og neðan. 7. Þeir virka aðeins þar sem hugarflugsmenning er til staðar. Eins og fram hefur komið eru fundir aðeins haldnir til að fá fram ágreining og samþættingu hvað varð ar ákvarðanir sem þegar hafa verið teknar. Því þarf að vera hægt inn an fyrirtækisins að safna nauðsynlegum upp lýsingum og fá fram möguleika til að geta tekið upplýstar ákvarðanir. Þar er hugarflug nauðsynlegt. Fylgja þarf skýrum reglum við hugarflugið svo hugar- flugsvinnustofur snúist ekki upp í fundi. Alla jafna eru fundir flokkaðir með öðrum samskiptaleiðum eins og tölvupósti, símtölum og minnis­ blöðum. Höfundur stað hæfir að það sé ekki rétt.

x

Frjáls verslun

Direct Links

If you want to link to this newspaper/magazine, please use these links:

Link to this newspaper/magazine: Frjáls verslun
https://timarit.is/publication/282

Link to this issue:

Link to this page:

Link to this article:

Please do not link directly to images or PDFs on Timarit.is as such URLs may change without warning. Please use the URLs provided above for linking to the website.