Tölvumál - 01.03.1988, Blaðsíða 16

Óhagkvæm skrifstofusjálfvirkni
Mörg verkefni, sem tölvur leysa hafa í raun skapað ofnotkun. Rit-
vinnsla er aðal verkefni fyrir einmenningstölvur. Þeir möguleikar, sem
hún skapar notendum á að leiðrétta ritaðan texta, gefa vissulega oft
af sér vandlega unnin skjöl. Þau kosta hins vegar oft meiri vinnu en
ef þau hefðu verið vélrituð.
Tölvupóstur er annað dæmi um hagnýtingu á tölvutækni, sem kann að
hafa skilað vafasömum hagnaði. Með tölvupósti má senda skilaboð til
starfsmanna, sem þeir geta lesið þegar þeim sjálfum hentar. Af þeim
ástæðum taka stjórnendur að mörgu leyti tölvupóst fram yfir hefð-
bundin símtöl. Því er ekki á móti mælt, að tölvupóstur er mjög hand-
hægur, þægilegur og lipur upplýsingamiðill. Reynslan sýnir hins vegar,
að einmitt þessir kostir skapa mikið af gagnslausum og raunar óþörfum
skilaboðum, sem bæði taka upp tíma starfsfólks og valda álagi á tölvur.
Þeirri skoðun vex nú fylgi að skrifstofusjálfvirkni hafi þegar á heildina
er litið skilað mjög vafasömum ágóða.
Þetta er til dæmis skoðun David L. Shay, sem er virtur ráðgjafi vestan-
hafs. Hann telur að til þess að tölvuvæðing skili teljandi árangri
þurfi að endurskoða starfshætti á skrifstofum áður en ný tæki eru
tekin í notkun.
Árangursrík fyrirtæki
Rekstrarráðgjafar hafa fyrir allnokkru gert sér grein fyrir því að
tölvuvæðing skilar oft litlum sem engum árangri. Fyrir kemur, að hún
er jafnvel til skaða. Einnig þekkja menn dæmi um að tölvuvæðing
hafi gjörbreytt starfsemi fyrirtækja til hins betra.
Mörg ráðgjafafyrirtæki hafa af þessum sökum reynt að komast að því
hvað skilji á milli þeirra fyrirtækja, sem ná markmiðum sínum með
tölvuvæðingu og hinna sem ná ekki að bæta starfsemi og framleiðni sína.
Tvær athyglisverðar staðreyndir koma í ljós, þegar litið er á reynslu
hinna árangursríku fyrirtækja. í fyrsta lagi hefur vinnubrögðum hjá
þeim verið breytt frá því sem þau voru, áður en tölvuvæðing var ákveð-
in. í öðru lagi tekur það þau nokkurn tíma að ná fram árangrinum.
Ósjaldan tekur það eitt til tvö ár.
Bestu ráðgjöfunum ber saman um að vænlegast til árangurs sé að breyta
- 16 -