Tölvumál - 01.02.1995, Síða 21

Febrúar 1995
Upplýsingar á einum
stað
Við viljum flest geta birt skjölin
sem eru í skjalaskápnum á sama
hátt og þær upplýsingar sem eru í
tölvunni. Við viljum birta öll skjöl
sem varða ákveðin mál eða mála-
flokka. Við viljum birta fylgiskjöl
í bókhaldi um leið og við flettum
upp færslum. Við viljum geta birt
öll skjöl er varða viðskipti aðila
þegar hringt er og beðið um upp-
lýsingar eða kvartað er yfir ein-
hverju og geta sent afrit um hæl
með tölvufaxi án þess að þurfa að
prenta. Þannig bætum við þjón-
ustuna og spörum tíma og kostnað.
Við viljum geta birt allar upp-
lýsingar um starfsmann svo sem
launaskrár, starfsmannaumsóknir,
meðmæli og myndir af starfs-
mönnum á sama stað.
Dreifing skjala
Við viljum geta dreift skjölum
til starfsmanna eða viðskiptavina
með tölvupósti eða faxi án þess að
þurfa að ljósrita þau í mörgum
eintökum og eyða tíma í að dreifa
þeim. Það sparar líka fyrirhöfn og
tíma að senda skjöl t.d. reikninga
til samþykktar með pappírslausum
samskiptum.
Hugbúnaðurfyrir
skjalastjórnun
Til þess að gera það mögulegt
að vista skjöl sem geymd eru á
pappír, á tölvutæku formi og dreifa
þeim, þarf góðan hugbúnað sem
uppfyllir þau skilyrði sem við
gerum:
- Þarf að passa inn í það vinnu-
umhverfi sem fyrir er (Win-
dows, Unix)
- Hann þarf að vera á neti þannig
að margir geti flett upp á skjöl-
um
- Geymslumiðill þarf að vera ör-
uggur og geta rúmað mikinn
fjölda skjala Worm diskar
(Write once read many), á ein-
um slíkum rúmast um 15000
skjöl.
- Það þarf að vera hægt að nota
íslenska stafi
- Leit þarf að vera fljótleg og
örugg (frjáls textaleit)
- Hægt að skanna skjöl sem eru
á pappír
- Hægt að flytja gögn frá öðrum
forritum
- Hægt að nota fax
- Hægt að nota tölvupóst
- Prentun möguleg
Einnig gott að eiga kost á:
- Skjalaflæði (“Work flow Man-
agement”), senda skjöl eftir
ákveðinni leið
- OCR lestur, þ.e.
breyta mynd
yfir í texta
- COLD, (Com-
puter Output on
Laser Disk),
geta tekið skjöl
af stórtölvu yfir
á geisladisk, í
stað míkrófilma
(COM)
- Tengingar við
önnur forrit
(DDE/MAPI)
- Gæðakerfi, þ.e.
ef skjöl þurfa að vera
geymd eftir IS0/9000 staðli
Vélbúnaöur
Vélbúnaður þarf að vera
samansettur af:
- Skanna
- Diskadrifi (Worm)
- Neti
- Netþjóni og vinnustöðvum
- Prentara
Skipulagning
Þegar ákveðið hefur verið að
taka upp kerfi fyrir skjalastjórnun
er gott að velja sér ákveðið verkefni
og byrja þar sem þörfin er mest:
- Skref fyrir skref
Byrja smátt og auka síðan við
eftir þörfum
- Verkefni fyrir verkefni
Byrja á afmörkuðu verkefni t.d.
bréfum í skjalasafni
- Deildfyrirdeild
Byrja í ákveðinni deild t.d.
fjármáladeild, skrifstofu
Gera þarf ráð fyrir að kerfið
geti vaxið, þ.e. gera áætlun fram í
tímann, hversu mörg skjöl skulu
geymast á ári, hversu mikið
geymslupláss þarf, hve margir
notendur eiga að geta notað kerfið
í einu og hvaða verkefni bætast við.
Geymsla skjala
Það er mikilvægt að gera sér
grein fyrir því í upphafi hvaða á
að vista í skjalasafni á tölvu og
hvaða skjöl eiga að vera áfram á
pappír. Það er algengt að öll bréf
og samningar og fundargerðir og
þess háttar fari í skjalasafnið, en
bæklingar, auglýsingar, tímarit og
þess háttar sé geymt áfram á
pappír.
Vegna lagalegrar skyldu er
skylt að geyma skjöl eins og reikn-
inga áfram á pappír þótt þau séu
komin inn á öruggan tölvumiðil.
Fyrirtæki sem nýta sér þessa tækni
hafa haft þann háttinn á að skanna
skjölinn inn og merkja þau síðan
með eingildu númeri í kerfinu og
Tölvumál - 21