Tölvumál - 01.02.1995, Síða 22

Febrúar 1995
Tölvan þín
er skjala-
skápurinn
Q
IIIIIIIUIIII
setja í númeraröð í kassa. Kassann
má síðan fara með í geymslu, það
er ekki nauðsynlegt að geyma
skjölin í dýrmætu skrifstofu-
rýminu.
Flokkun skjala
Skjöl þurfa að vera rétt flokkuð
í skjalasafninu í tölvunni ekki síður
en í pappírssafninu. Bréfalyklar
þurfa að vera vel skipulagðir áfram
og huga þarf vel að því í upphafi
hvað skal skrá til leitar. Dæmi um
hvað fyrirtæki vilja leita að í
skjalasafni er:
- Viðskiptamaður, t.d. sendandi
eða móttakandi skjala
- Dagsetning
- Bréfalykill (efnisflokkur)
- Abyrgðarmaður skjals
- Tegund skjals, (innkomið bréf,
samning útsent bréf o.sfrv)
- Afgreiðslufrestur (hvenær á að
vera búið að svara bréfinu eða
afgreiða)
Um reikninga gildir annað. Þá
er e.t.v. nóg að skrá fylgiskjals-
númer, kennitölu og þess háttar.
Einnig er hægt að tengja þá við
bókhaldskerfi og birta mynd af
þeim eftir að hafa fundið
upplýsingar þar.
Leiðbeiningarfyrir
starfsmenn
Gera þarf góða lýsingu á
uppbyggingu skjalasafnsins og
leiðbeiningar fyrir starfsmenn
hvernig á að nota það. Einnig þarf
að ákveða hver á að hafa aðgang
að hverju. Gera þarf geymsluskrá
og ákveða hvenær megi henda
pappírsskjölum, þ.e. gera grisjun-
aráætlun.
Dæmi um notkun
kerfis fyrir
skjalastjórnun
Dæmi um notkun á slíku kerfi
á Islandi er hjá Skýrr, sem nota
hugbúnað sem heitir PC-Doc.
Þetta kerfi er danskt og hefur verið
í notkun í um 8 ár víðsvegar í
Evrópu og reynst vel bæði fyrir lítil
fyrirtæki og fyrir fyrirtæki sem
hafa allt upp í fleiri hundruð
þúsund skjöl. Skýrr völdu þetta
kerfi fyrir sig og hafa umboð fyrir
kerfið hér á landi.
Áður en kerfið var tekið í
notkun var ákveðið að endurskipu-
leggja skjalasafnið, endurbæta
bréfalykla og skoða ferli skjala hjá
fyrirtækinu. í kringum þetta verk-
efni var stofnaður vinnuhópur.
í dag eru í kerfinu öll skjöl frá
áramótum 1993 og eru starfsmenn
smátt og smátt að fá aðgang að því
að skoða skjölin.
Þegar bréf kemur inn er það
skannað inn og sent til viðkomandi
starfsmanns.
Hann les það í tölvupóstinum
sínum við sitt skrifborð. Sama
gildir um föx, þau koma með
tölvufaxi og er dreift í tölvupósti
til starfsmanna.
Skjöl, búin til r öðrum kerfum
svo sem í ritvinnslu eða í töflu-
reikni eru vistuð þaðan í skjala-
safnið, með upplýsingum úr skjal-
inu sem verða sjálfkrafa leitarorð.
Prófað hefur verið að tengja
bókhaldskerfrð BÁR ásamt fleirum
kerfum svo sem Þjóðskrá við
skjalasafnið í PC-Doc og hefur það
gengið vel.
Þetta og margt fleira hefur verið
byrjað með og seinna verður reikn-
ingum dreift til uppáskriftar og
ýmsum beiðnum og leyfum eftir
ákveðnu skjalaferli sem þá hefur
verið skilgreint. (“Work Flow
Management”).
Það eru dæmi um að fyrirtæki
hafi minnkað pappírsnotkun sína
verulega. Ég get nefnd dæmi um
sveitarfélag í Danmörku, Nysted,
sem skannar allan póst og dreifir
honum til starfsmanna. Allir bæjar-
22 - Tölvumál