Vísir - 14.09.1968, Page 9

V í SIR . Laugardagur 14. september 1968.
Skrifstofuhjónaband!
Samstarf forstf^a og einkaritara:
— segir hinn fullkomni einkaritari 1965,
sem kennir hér á einkaritaranámskeiði
■ Einkaritarastörf hafa komið meir og meir inn
í sviðsljósið síðustu árin og það alls staðar í
heimihum. Það er breyting til batnaðar, — sagði
frú Elín Hansen í viðtali v'ð Vísi, en hún er hingað
komin til landsins til þess að annast kennslu á veg-
um Stjórnunarfélags íslands á einkaritaranám-
skeiði þess, sem fer fram nú eftir helgi.
„Þótt menn fletti upp í oröa-
bók og leiti þar uppi merkingu
orðsins einkaritari, þá segir það,
sem stendur þar, ekki allt um
störf einkaritarans, en mönnum
er nú smám saman aö verða ljós-
ari þýðing hans fyrir fyrirtækið.
Ég man eftir því, að sem barn
komu einkaritarar mér fyrir
sjónir, eins og einhverjar þýð-
ingarlitlar persónur, sem á
skrípamyndum sáust sitja á
hnjám forstjóra sinna. Maður
fékk á tilfinninguna, að einka
ritarar væru miklu frekar tákn
þeirrar stöðu, sem maöurinn
gegndi hjá fyrirtækinu. Þegar
frami manna yrði meiri og þpir
hækkuðu í stöðu hjá fyrirtæki,
þá fylgdi þeirri stöðu einkarit-
ari — bara virðingartákn.
Svona viðhorf hafa breytzt i
dag!‘‘
Fáum er það ljósara, en frú
Elinu Hansen, hvaða viðhorf
menn hafa til einkaritara í dag.
Hún byrjaði sem einkaritari hjá
IBM-fyrirtækinu í Kaupmanna-
höfn 1945, og hefur starfað þar
síðan. Nú gegnir hún þýðingar-
mikilli ábyrgðarstöðu hjá fvrir-
tækinu og meðal annarra starfa
skipuleggur hún öll námskeið,
sem fyrirtækið heldur fyrir
einkaritara sína. Þetta stóra
firma heldur árlega ýmis nám-
skeið fyrir starfsfólk sitt, sem
skiptir hundruðum. Auk þess er
hún fyrirlesari hjá „Akademiet
for salg og reklame" í Kaup-
mannahöfn, sem — eins og hún
segir sjálf — „því miður er eini
skólinn í Danmörku, sem býr
fólk undir það að verða góðir
einkaritarar.“ Aðrir skólar þar
kenna aöeins undirstööufræði.
Þetta er í annað sinniö, sem
Elín Hansen kemur hingaö til
lands, en í fyrra sinniö var það
til þess að kynnast ættlandi
móður sinnar. Móðir hennar er
nefnilega alíslenzk, ættuð frá
ísafirði, Margrét Bjarnadóttir að
nafni. Er hún með í förinni í
þetta sinn einnig.
„Við höfum ekki aöeins nám-
skeið fyrir einkaritarana hjá okk
ur“, sagði Elín Hansen, „heldur
höfum við einnig sérnámskeið
fyrir yfirmennina, þar sem þeim
er kynnt, hvernig þeir geta nýtt
sér til fullnustu hæfni góös
einkaritara. Það er nefnilega ætl
azt til þess, að einkaritari starfi
með stjórnanda sínum. Ekki að-
eins fyrir hann.“
,,Er góðum stjómendum það
ekki meðfætt, hvemig þeir eiga
að beita einkaritaranum?"
„Nei, nei! Það eru margir,
sem eiga í erfiðleikum með það
og það jafnvel án þess að gera
sér grein fyrir því. Það þarf
mikla umhyggju til að
stjórnandi og einkaritari starfi
sem ein heild, eins og ætlazt er
til. Þau þurfa að sýna hvort
öðru tillit' :emi og umhyggju, ef
þau ætla að halda það út aö
starfa saman kannski tíu klukku
stundir hvem dag svo árum
Konráð Adolfsson, framkvæmdastjóri Stjórnunarfélags Is-
lands.
KONRÁÐ ADOLFSSON:
„Góðir einkaritarar
ekki á hverju strái44
— mikill áhugi fyrir fyrsta námskeiði
einkaritara hér á landi
HINN ÓMISSANDI EINKARITARI er persóna,
sem við íslendingar þekkjum nánast bara af af-
spum eða úr skáldsögum. Hún er næsta sjaldgæf
hér heima.
Það stafar af mörgu, en þó fyrst og fremst af því,
að — GÓÐUR EINKARITARIER GULLIBETRI —
eru sannindi, sem okkur hafa bara hreinlega ekki
verið ljós.
Sést það bezt á því, að hér-
lendis hafa til þessa ekki ver-
ir reknir neinir skólar, sem búa
fólk undir það að gegna einka-
ritarastörfum. Þessum störfum,
sem erlendis eru talin ómissandi
hverju fyrirtæki, sem einhvers
mega sín.
Þar til nú, að Stjórnunarfélag
íslands ríður á vaðið og efnir
til fyrsta námskeiðsins fyrir
einkaritara, sem haldið hefur
verið.
Er mikill áhugi á þessu
námskeiði?" spurði blaðamaður
Vísis framkvæmdastjóra Stjórn-
unarfélags íslands, Konráð Ad-
olfson, um leið og hann skauzt
inn úr dyrunum á skrifstofu
hins síðarnefnda. Auglýsing í
blöðunum hafði vakiö athygli
blaðamannsins.
„Já. Það verður ekki annað
sagt, miðað við að þetta er ný
mæli. Okkur hafa borizt all-
margar umsóknir, bæði einka-
ritara og stjórnenda.“
„Og stjórnenda?"
„Já, við högum námskeiðinu
þannig, að við höfum kvatt
stjómendur og fulltrúa saman
hingað fyrsta daginn og hefjum
námskeiðið með því að kynna
þeim, hvernig þeir geta hagnýtt
sér sem bezt góðan einkaritara.
„Það er ekki nóg, að einka-
ritarar búi yfir þekkingu og
hæfni, ef stjómendur kunna
svo ekki að notfæra sér það til
hlítar.
Þess vegna eru í þessum
hópi yfirleitt tveir frá sama
aðilanum. Einkaritari og stjórn-
andi hans. í nokkrum tilfellum
eru það þó aðeins einkaritarar.
Þaö er að segja, að nokkrar
stúlkur hafa greinilega sótt um
námskeiðið á eigin vegum og
greiöa það úr eigin vasa, — sem
sýnir áhugann.
Reyndar höfum við orðið var
ir við mikinn áhuga víðar —
svona manna á milli — á
þvi, að einkariturum yrði veitt
einhver svona aðstoö og það
hefur komið fram áhugi á því,
að framhald yrði á þessu svo í
skólum."
Þörfin er nefnilega svo mik-
il. Það er leitun að góðum einka
riturum.
Góöur einkaritari getur létt U
svo mikið starf framkvæmda- ð
stjórans, forstjórans, skrifstofu- |
stjórans, eða hver svo sem |
stjórnandinn er. Hún eða hann g
geta tekið svo mikinn þunga |
starfseminnar, sem hvílir á |
stjórnandanum, eins og danski |
kennarinn, Elín Hansen, mun |
sýna á námskeiöinu.
„Hvað hefur námskeiðið haft J
langan aðdraganda? Hefur und- |
irbúningur tekið langan tíma?“
„Þessari hugmvnd skaut upp i
fyrir um það bil ári, en þá var '
frú Hansen stödd hér og þá var J
það svona fært í tal við hana.
Kvort hún mvndi vera fáanleg
til þess að kenna á stuttu nám-
skeiöi hjá okkur. Þegar hún tók j
vel í það. var farið að hugsa um
þetta í alvöru og síðan hefur J
verið unnið að undirbúningi.
Ekki óslitið allan tímann, held j
ur stund og. stund, þegar tími l
gafst ti) frá öðrum önnum.
Við höfum viðað að okkur
ýmsum leiðbeiningarpésum, sem
fialla um störf og stöðu einka
ritara, og þeim verður útbýtt á
námskeiðihu, en annars byggist
námskeiðið mest upp á fyrir-
lestrum frú Hansen og umræð-
um sem kunna að spinnast út
frá þeim.“ i
skiptir. Þetta er svo mikil sam-
vera, enda kalla ég þetta sam-
band „skrifstófuhjónaband."
„Hafið þér einhverjar sérstak
ar ráðleggingar á reiðu um það,
hvernig þessir tveir aðilar eigi
að haga sér í starfinu, til þess
að samstarfið gangi sem bezt?“
„Það er engin sérstök formúla
til yfir það, því engar tvær
manneskjur eru eins. Grund-
völlurinn að fullkominni sam-
vinnu hlýtur þó að byggjast á
áhuga, samúð, trúnaði og gagn
kvæmri virðingu, og ég mun
drepa á það á námskeiðinu."
Á dagskrá námskeiðsins má
sjá, að víða mun verða komið
við sögu varðandi starf og hlut-
verk einkaritara í fyrirtæki. Þar
verður meðal annars til umræðu
samband einkaritarans við fyrir
tækið, við annaö starfsfólk, við
almenning, og við framkvæmda-
stjórann. Hæfileikar einkaritar-
ans og svo ýmsir aðrir þættir
starfsins.
Hluti af kennslunni á einnig
að fara fram á þann hátt, að
lagðar verða fyrir þátttakend-
uma ýmsar æfingar, sem kenna
þeim, hvemig þeir eiga að
bregðast við í einstökum tilfell-
um.
„Einkaritarar geta lent í alls
konar aðstööu, þar sem þeir
þurfa að spjara sig á eigin spýt-
ur og hafa þá engan til þess að
styðjast við.
Forstjórinn kemur kannski
til einkaritarans einn daginn og
segist þurfa að fara samdægurs
af landi brott og verða burtu
í nokkra daga, en á meðan verði
einkaritarinn aö annast um það,
sem er aðkallandi og ekki hefur
unnizt tími til þess að ganga
frá. Síðan er forstjórinn rokinn
burt, en eftir stendur einkaritar
inn og verður að geta brugöizt
viö á fullnægjandi hátt, ef hann
er góður einkaritari.
Góður einkaritari getur létt
svo miklum þunga af heröum
tn ofða.