Frjáls verslun


Frjáls verslun - 01.09.2012, Page 81

Frjáls verslun - 01.09.2012, Page 81
FRJÁLS VERSLUN 10. 2012 81 búðanna og hafa byggt upp öflug skorkort meðal annars um rekstur verslana. Skorkort verslana innihalda mælistærðir hverrar verslunar fyrir sig eins og t.d. um vinnustundir, selda lítra og rýrnun. Skorkortin eru send út reglulega og verslun­ arstjórar geta nýtt þau til að skoða rekstur og grípa til aðgerða þar sem þess er þörf. Meðal annars með notkun skort kortanna hafa Vínbúðirnar náð töluverðri rekstrarhagræð­ ingu þrátt fyrir erfið rekstrarskil­ yrði undanfarinna ára. Hvað á að hafa í huga við inn- leiðingu viðskiptagreindarkerfa? Þess eru því miður dæmi að innleiðing á viðskiptagreindar­ kerfum tekst ekki sem skyldi. Það getur verið áhugavert að skoða hvað það er sem getur valdið vandræðum og nota þá vitneskju í hönnun innleiðingar­ ferla. Oft er hægt að bæta verkefnastjórnun til að ná betri árangri sem og tryggja betur að tæknin sem verið er að innleiða virki sem skyldi. Þegar kemur að innleiðingu viðskipta­ greindar eru það þó aðrir hlutir sem líka verður að hafa í huga við hönnun og framkvæmd innleiðingar. Skilningur stjórnenda Það hefur sýnt sig að æðstu stjórnendur fyrirtækja og stofn ­ ana gera sér stundum ekki að fullu grein fyrir um hvað við ­ skipta greind snýst. Þeir líta á verkefnið eingöngu sem kaup á nýrri upplýsingatækni. Viðskipta­ greind byggist á mörgu öðru en tækni. Hún snýst miklu frekar um að breyta ákvarðanatöku til hins betra. Árangur í innleið­ ingu viðskiptagreindar byggist því á að stjórna breytingum og fá starfsmenn til að breyta hegðun. Stjórnendur og starfs- menn þurfa að skilja þessar breytingar til fulls, samþykkja þær og vera tilbúnir til að gera hlutina öðruvísi en áður fyrr. Ef starfsmenn og stjórnendur sjá ekki þörfina fyrir þessar breytingar mun innleiðingin snú ast um tækni en ekki bætta ákvarð anatöku. Forsendur innleiðingar Það verður að skoða forsendur innleiðingar niður í kjölinn og leita svara við spurningunni: „Af hverju erum við að þessu?“ Það verður að tengja innleiðingu og þróun viðskiptagreindar við stefnu fyrirtækisins, markmið og viðskiptaferla ef hún á að heppnast. Ef stefna fyrirtækis- ins er að auka markaðshlutdeild verður að meta það hvernig viðskiptagreind getur stutt við sölustarf, þarfagreiningar, finna nýja viðskiptavini og halda þeim sem fyrir eru. Ef stefna fyrirtækisins er að skapa sér sérstöðu með þjónustu verður við skiptagreindarkerfið að styðja við t.d. þjónustugrein- ingar, mat á þjónustukostnaði, þjónustuþörfum og greiningar á þjónustumati viðskiptavina. Tenging við stefnu og markmið skýrir fyrir stjórnendum og starfs mönnum grunnforsendur fyrir innleiðingu kerfisins og hvernig það á að notast. Hlutverk viðskiptagreindar Það verður að kanna hvaða hlutverki viðskiptagreind á að gegna í fyrirtækinu. Viðskiptargreind hefur þrjú meginhlutverk: 3. Stjórnun og eftirlit: Upplýsingum frá grunnkerfum er safnað saman og komið til stjórnenda svo þeir geti haft eftirlit með t.d. kostnaði, tilkomu viðskiptavina, gæðum vara, sölutíðni o.þ.h. Þessar upplýsingar geta verið sett ar fram í t.d. skýrslum, mæla ­ borð um og skorkortum með mögu leikum á því að kafa í gögn in (drill down) og gera samanburð. 2. Hámörkun og skipu­ lagn ing: Stjórnend ur nota upplýsingar til að velja á milli mismunandi kosta og hámarka nýtni og skilvirkni í t.d. fram­ leiðslu eða vaktaskipulagi. Viðskiptagreindarkerfin gefa kost á að bera saman kosti, svara „hvað ef“-spurningum, gera at burðarásargreiningar og búa til hámörkunarlíkön. 1. Greiningar og innsæi: Stjórnendur nota upplý singar til að sanna eða afsanna kenningar um rekstur, greina þróun yfir tíma, reyna að sjá fyrir þróun og atburði sem og auka innsýn í t.d. orsakavalda og rekstrarskorður. Viðskipta­ greindarkerfi gefa hér kost á að beita tölfræðilegum að ferðum á gögn til að finna t.d. tegundir viðskiptavina út frá kauphegðun, framreikna kostnaðarhegðun sem byggist á innsæi frá starfsmönnum eða finna samhengi milli ólíkra tegunda kostnaðar og að gerða. Þessi þrjú meginhlutverk krefjast mismunandi tækni, kunnáttu og innleiðingarferla. Stjórnendur verða að gera sér ljóst hverju þeir sækjast eftir áður en innleiðing er hafin. Á viðskiptagreind að gegna öllum þremur hlutverkum eða á að einblína á eitt af þeim? Svarið er m.a. háð flækjustigi rekstrar, samkeppnisbreytum, rekstrar- skorðum og markaðssveiflum. Ábyrgð á innleiðingu og þróun Það er mikilvægt að festa not kun viðskiptagreindar í sessi í deildum fyrirtækisins almennt og ekki bara í tölvudeildinni. Ábyrgðin fyrir beitingu og þróun verður að hvíla hjá þeim stjórnendum sem eiga eftir að notfæra sér viðskiptagreindar­ kerfin. Þau fyrirtæki sem hafa náð góðum árangri hafa oft sett upp þverfagleg teymi sem bera stjórnunarlega ábyrgð á að nota og þróa viðskipta­ greind í fyrirtækinu. Þessi teymi bera ábyrgð á því að fylgjast með hvernig þarfir fyrirtækisins þróast og breytast, koma með nýjar hugmyndir og tillögur um hvernig þessi kerfi eigi að þróast innan fyrirtækisins sem og að stjórna breytingum. Hér er ekki eingöngu um að ræða breytingar í upplýsingatækni heldur einnig t.d. breytingar á viðskiptaferlum, þekkingu og samkeppnisaðstæðum. Árangursmælikvarðar Að lokum verður að huga að því hvernig mæla á árangur í inn leiðingu og notkun viðskipta­ greindar. Oft nota fyrirtæki fjár hagslega mælikvarða eins og t.d. arðsemi fjárfestingar (e. Return on Investment). Að okkar mati getur verið erfitt að mæla nákvæmlega fjárhags­ legan ávinning viðskipta­ greindar. Það er oft auðvelt að mæla kostnað en það er erfitt að einangra áhrif beitingar við skiptagreindarkerrfis á t.d. sölutekjur. Það þarf því að setja upp fleiri mælikvarða sem mæla áhrif notkunar viðskiptagreind­ ar í fyrirtækinu og skilgreina betur hvenær þessi notkun ber árangur. Hér er um að ræða mælikvarða sem tengjast t.d. viðskiptavinum, birgjum, not­ endum, notkun, tímasparnaði og kunnáttu. Þessa mælikvarða þarf að skilgreina í upphafi inn- leiðingarferlis sem og skilgreina hvenær eigi að mæla. Lokaorð Eins og í svo mörgu öðru er undir búningsvinna og skilningur á viðfangsefninu undirstaða árangurs við innleiðingu við ­ skiptagreindar. Það sem gerir viðskiptagreindarkerfi svo sér ­ stök er að við innleiðingu þeirra má móta þau á marga vegu eftir þörfum fyrirtækisins við innleiðingu. Ennfremur að það verður að þróa þessi kerfi eftir innleiðingu til að laga notkun þeirra að breyttum viðskipta­ legum forsendum. Á þessu verður einhver að bera ábyrgð – bæði á tæknilegu hliðinni og þeirri sem snýr að rekstrinum. TexTi: dr. Páll ríKHarðsson oG siGríður ÞÓrðardÓTTir / Myndir: Geir Ólafsson „Viðskiptagreind (Business Intellig­ ence) og viðskipta­ greindarkerfi hafa verið að ryðja sér til rúms síðustu árin.“ Nokkur heilræði áður en ýtt er úr vör með innleiðingu viðskiptagreindarkerfa 1. Tengdu notkun viðskiptagreindar við stefnu og markmið fyrirtækisins. 2. Tryggðu að æðstu stjórnendur fyrirtækisins standi á bak við innleiðinguna. 3. Gerðu upp við þig hvaða tegundir viðskiptagreindar þú hefur þörf fyrir. 4. Settu upp fleiri en einn mælikvarða til að mæla árangur innleiðingar og notkun viðskiptagreindar. 5. Ekki láta tölvudeildina eina bera ábyrgð á árangri. 6. Taktu á verkefninu sem blöndu af tækniverkefni og breytingaferli og virkjaðu væntanlega notendur. 7. Gerðu samanburð á viðskiptagreindarkerfum og birgjum þeirra. 8. Finndu reyndan verkefnastjóra sem getur unnið með tölvudeildinni og skilur eðli rekstrarins. 9. Byrjaðu smátt og auktu svo notkun viðskiptagreindar. 10. Láttu rekstrarþáttinn stýra þörfinni fyrir innleiðingu en ekki tæknina.

x

Frjáls verslun

Direct Links

If you want to link to this newspaper/magazine, please use these links:

Link to this newspaper/magazine: Frjáls verslun
https://timarit.is/publication/282

Link to this issue:

Link to this page:

Link to this article:

Please do not link directly to images or PDFs on Timarit.is as such URLs may change without warning. Please use the URLs provided above for linking to the website.