Frjáls verslun - 01.09.2012, Qupperneq 81

FRJÁLS VERSLUN 10. 2012 81
búðanna og hafa byggt upp
öflug skorkort meðal annars
um rekstur verslana. Skorkort
verslana innihalda mælistærðir
hverrar verslunar fyrir sig eins
og t.d. um vinnustundir, selda
lítra og rýrnun. Skorkortin eru
send út reglulega og verslun­
arstjórar geta nýtt þau til að
skoða rekstur og grípa til
aðgerða þar sem þess er þörf.
Meðal annars með notkun
skort kortanna hafa Vínbúðirnar
náð töluverðri rekstrarhagræð­
ingu þrátt fyrir erfið rekstrarskil­
yrði undanfarinna ára.
Hvað á að hafa í huga við inn-
leiðingu viðskiptagreindarkerfa?
Þess eru því miður dæmi að
innleiðing á viðskiptagreindar­
kerfum tekst ekki sem skyldi.
Það getur verið áhugavert að
skoða hvað það er sem getur
valdið vandræðum og nota þá
vitneskju í hönnun innleiðingar­
ferla. Oft er hægt að bæta
verkefnastjórnun til að ná betri
árangri sem og tryggja betur
að tæknin sem verið er að
innleiða virki sem skyldi. Þegar
kemur að innleiðingu viðskipta­
greindar eru það þó aðrir hlutir
sem líka verður að hafa í huga
við hönnun og framkvæmd
innleiðingar.
Skilningur stjórnenda
Það hefur sýnt sig að æðstu
stjórnendur fyrirtækja og stofn ­
ana gera sér stundum ekki að
fullu grein fyrir um hvað við ­
skipta greind snýst. Þeir líta á
verkefnið eingöngu sem kaup á
nýrri upplýsingatækni. Viðskipta­
greind byggist á mörgu öðru en
tækni. Hún snýst miklu frekar
um að breyta ákvarðanatöku til
hins betra. Árangur í innleið­
ingu viðskiptagreindar byggist
því á að stjórna breytingum
og fá starfsmenn til að breyta
hegðun. Stjórnendur og starfs-
menn þurfa að skilja þessar
breytingar til fulls, samþykkja
þær og vera tilbúnir til að gera
hlutina öðruvísi en áður fyrr.
Ef starfsmenn og stjórnendur
sjá ekki þörfina fyrir þessar
breytingar mun innleiðingin
snú ast um tækni en ekki bætta
ákvarð anatöku.
Forsendur innleiðingar
Það verður að skoða forsendur
innleiðingar niður í kjölinn og
leita svara við spurningunni: „Af
hverju erum við að þessu?“ Það
verður að tengja innleiðingu
og þróun viðskiptagreindar við
stefnu fyrirtækisins, markmið
og viðskiptaferla ef hún á að
heppnast. Ef stefna fyrirtækis-
ins er að auka markaðshlutdeild
verður að meta það hvernig
viðskiptagreind getur stutt við
sölustarf, þarfagreiningar, finna
nýja viðskiptavini og halda
þeim sem fyrir eru. Ef stefna
fyrirtækisins er að skapa sér
sérstöðu með þjónustu verður
við skiptagreindarkerfið að
styðja við t.d. þjónustugrein-
ingar, mat á þjónustukostnaði,
þjónustuþörfum og greiningar
á þjónustumati viðskiptavina.
Tenging við stefnu og markmið
skýrir fyrir stjórnendum og
starfs mönnum grunnforsendur
fyrir innleiðingu kerfisins og
hvernig það á að notast.
Hlutverk viðskiptagreindar
Það verður að kanna hvaða
hlutverki viðskiptagreind á að
gegna í fyrirtækinu.
Viðskiptargreind hefur þrjú
meginhlutverk:
3. Stjórnun og eftirlit:
Upplýsingum frá grunnkerfum
er safnað saman og komið
til stjórnenda svo þeir geti
haft eftirlit með t.d. kostnaði,
tilkomu viðskiptavina, gæðum
vara, sölutíðni o.þ.h. Þessar
upplýsingar geta verið sett ar
fram í t.d. skýrslum, mæla ­
borð um og skorkortum með
mögu leikum á því að kafa í
gögn in (drill down) og gera
samanburð.
2. Hámörkun og skipu­
lagn ing: Stjórnend ur nota
upplýsingar til að velja á milli
mismunandi kosta og hámarka
nýtni og skilvirkni í t.d. fram­
leiðslu eða vaktaskipulagi.
Viðskiptagreindarkerfin gefa
kost á að bera saman kosti,
svara „hvað ef“-spurningum,
gera at burðarásargreiningar
og búa til hámörkunarlíkön.
1. Greiningar og innsæi:
Stjórnendur nota upplý singar
til að sanna eða afsanna
kenningar um rekstur, greina
þróun yfir tíma, reyna að sjá
fyrir þróun og atburði sem og
auka innsýn í t.d. orsakavalda
og rekstrarskorður. Viðskipta­
greindarkerfi gefa hér kost
á að beita tölfræðilegum
að ferðum á gögn til að finna
t.d. tegundir viðskiptavina út
frá kauphegðun, framreikna
kostnaðarhegðun sem byggist
á innsæi frá starfsmönnum
eða finna samhengi milli
ólíkra tegunda kostnaðar og
að gerða.
Þessi þrjú meginhlutverk
krefjast mismunandi tækni,
kunnáttu og innleiðingarferla.
Stjórnendur verða að gera sér
ljóst hverju þeir sækjast eftir
áður en innleiðing er hafin. Á
viðskiptagreind að gegna öllum
þremur hlutverkum eða á að
einblína á eitt af þeim? Svarið
er m.a. háð flækjustigi rekstrar,
samkeppnisbreytum, rekstrar-
skorðum og markaðssveiflum.
Ábyrgð á innleiðingu og
þróun
Það er mikilvægt að festa not kun
viðskiptagreindar í sessi í
deildum fyrirtækisins almennt
og ekki bara í tölvudeildinni.
Ábyrgðin fyrir beitingu og
þróun verður að hvíla hjá þeim
stjórnendum sem eiga eftir að
notfæra sér viðskiptagreindar­
kerfin. Þau fyrirtæki sem hafa
náð góðum árangri hafa oft
sett upp þverfagleg teymi sem
bera stjórnunarlega ábyrgð
á að nota og þróa viðskipta­
greind í fyrirtækinu. Þessi teymi
bera ábyrgð á því að fylgjast
með hvernig þarfir fyrirtækisins
þróast og breytast, koma með
nýjar hugmyndir og tillögur
um hvernig þessi kerfi eigi að
þróast innan fyrirtækisins sem
og að stjórna breytingum. Hér
er ekki eingöngu um að ræða
breytingar í upplýsingatækni
heldur einnig t.d. breytingar á
viðskiptaferlum, þekkingu og
samkeppnisaðstæðum.
Árangursmælikvarðar
Að lokum verður að huga að
því hvernig mæla á árangur í
inn leiðingu og notkun viðskipta­
greindar. Oft nota fyrirtæki
fjár hagslega mælikvarða eins
og t.d. arðsemi fjárfestingar
(e. Return on Investment). Að
okkar mati getur verið erfitt að
mæla nákvæmlega fjárhags­
legan ávinning viðskipta­
greindar. Það er oft auðvelt að
mæla kostnað en það er erfitt
að einangra áhrif beitingar
við skiptagreindarkerrfis á t.d.
sölutekjur. Það þarf því að setja
upp fleiri mælikvarða sem mæla
áhrif notkunar viðskiptagreind­
ar í fyrirtækinu og skilgreina
betur hvenær þessi notkun ber
árangur. Hér er um að ræða
mælikvarða sem tengjast t.d.
viðskiptavinum, birgjum, not­
endum, notkun, tímasparnaði
og kunnáttu. Þessa mælikvarða
þarf að skilgreina í upphafi inn-
leiðingarferlis sem og skilgreina
hvenær eigi að mæla.
Lokaorð
Eins og í svo mörgu öðru er
undir búningsvinna og skilningur
á viðfangsefninu undirstaða
árangurs við innleiðingu við ­
skiptagreindar. Það sem gerir
viðskiptagreindarkerfi svo sér ­
stök er að við innleiðingu þeirra
má móta þau á marga vegu
eftir þörfum fyrirtækisins við
innleiðingu. Ennfremur að það
verður að þróa þessi kerfi eftir
innleiðingu til að laga notkun
þeirra að breyttum viðskipta­
legum forsendum. Á þessu
verður einhver að bera ábyrgð
– bæði á tæknilegu hliðinni og
þeirri sem snýr að rekstrinum.
TexTi: dr. Páll ríKHarðsson oG siGríður ÞÓrðardÓTTir / Myndir: Geir Ólafsson
„Viðskiptagreind
(Business Intellig­
ence) og viðskipta­
greindarkerfi hafa
verið að ryðja sér til
rúms síðustu árin.“
Nokkur heilræði áður en ýtt er úr vör með
innleiðingu viðskiptagreindarkerfa
1. Tengdu notkun viðskiptagreindar við stefnu og markmið fyrirtækisins.
2. Tryggðu að æðstu stjórnendur fyrirtækisins standi á bak við
innleiðinguna.
3. Gerðu upp við þig hvaða tegundir viðskiptagreindar þú hefur þörf fyrir.
4. Settu upp fleiri en einn mælikvarða til að mæla árangur innleiðingar og
notkun viðskiptagreindar.
5. Ekki láta tölvudeildina eina bera ábyrgð á árangri.
6. Taktu á verkefninu sem blöndu af tækniverkefni og breytingaferli og
virkjaðu væntanlega notendur.
7. Gerðu samanburð á viðskiptagreindarkerfum og birgjum þeirra.
8. Finndu reyndan verkefnastjóra sem getur unnið með tölvudeildinni og
skilur eðli rekstrarins.
9. Byrjaðu smátt og auktu svo notkun viðskiptagreindar.
10. Láttu rekstrarþáttinn stýra þörfinni fyrir innleiðingu en ekki tæknina.