Hlynur - 15.09.1972, Síða 5

haldið, að minnast lítillega á
kerfisbundnar vinnurannsóknir.
II.
VINNURANNSÓKNIR
Við kerfisbundna athugun á
vinnuaðferðum er nauðsynlegt
að skipta rannsókninni í þrjú
stig.
Fyrsta stig: Rannsókn á starf-
semi viðkomandi deildar.
Annað stig: Rannsókn á
hverju einstöku starfi innan
deildarinnar.
Þriðja stig : Rannsókn á vinnu
hvers starfsmanns.
Fyrsta stig: Rannsókn á starf-
semi viðkomandi deildar.
í fyrsta lagi verðum við að
gera okkur ijóst, hvort öll störf
deildarinnar séu nauðsynleg, til
þess að hún geti sinnt aðalmark-
miði sinu. E. t. v. er einhver
starfsemi ónauðsynleg og má
vera að hægt sé að vinna önnur
þýðingarmeiri verk í staðinn. í
öðru lagi getum við komizt að
raun um, að eitthvert verk eigi
alls ekki að vinna í viðkomandi
deild, heldur eigi önnur deild að
annast verkið. E. t. v. hefur
verkefni deildarinnar breytzt og
henni verið ætlað annað verk-
svið, þó að enn sé fjallað um
einhver gömlu verkefnanna.
Okkur er því nauðsynlegt að
rannsaka, hvort ekki sé hægt
að vinna einhver störf í öðrum
deildum, sem glima við sömu
eða svipuð vandamál. Ef svo er,
getum við komizt hjá tvíverkn-
aði.
Stundum er jafnvel nauðsyn-
legt að koma verkefnum yfir á
aðrar deildir, þegar álagið er
mikið. Slík vinnutilhögun er
sjálfsögð, ef hægt er að koma
henni við.
Annað stig: Rannsókn á hverju
einstöku starfi innan deildar-
innar.
Er við höfum lokið við að
rannsaka starfsemi deildarinn-
ar, hefjum við rannsókn á sér-
hverju starfi, sem þar er unn-
ið. Við rannsökum, hvernig verk-
hlutunum er skipt og gerum
okkur grein fyrir því, hvort slík
skipting er rétt. Eftirfarandi
spurningar kunna að vakna:
1. Hafa starfsmenn fengið
öll þau verkefni, sem nauð-
synleg eru til þess að leysa
verkið?
2. Er eitthvert verk (aðgerð)
ónauðsynlegt?
3. Er árangursrikara að dreifa
verkefnunum eða er betra
að láta færri starfsmenn
vinna að þeim?
4. Tekur of langan tíma að
fjalla um lítilsverð verk-
efni?
5. Eru njörk ábyrgðar og á-
kvörðunar nógu vel greind?
6. Á hvern hátt er bezt hægt
að vinna verkefnið?
7. Er eftirlit of lítið eða of
mikið?
Við verðum líka að rannsaka,
hvort hæfileikar og dugnaður
sérhvers starfsmanns séu nýttir
á réttan hátt. Þess finnast mörg
dæmi, að forstjórar og aðrir yf-
irmenn fyrirtækja vinna að
mjög einföldum verkefnum, sem
almennt skrifstofufólk getur
auðveldlega innt af hendi.
Þriðja stigið: Rannsókn á vinnu
hvers starfsmanns.
Við athugum nú lið fyrir lið
verkefni starfsmannsins. Okkur
er mikið í mun að vita i hvaða
hluta vinnan skiptist — hvað
hver hluti tekur langan tíma og
hvort starfsgeta starfsmannsins
er nýtt til hins ýtrasta.
Við verðum að geta svarað
neðangreindum spurningum:
1. Er réttur maður á réttum
stað?
2. Notar starfsmaðurinn
stærstan hluta vinnutím-
ans í mikilverðustu verk-
efnin?
3. Þarf starfsmaðurinn að
fjalla um mörg ólík verk-
efni. Slíkt getur verið
nauðsynleg hvíld frá hvers-
dagslegri vanavinnu, en of
mörg slík verkefni geta
gjarnan haft þveröfug á-
hrif.
4. Þarf starfsmaðurinn að
leysa of mörg aðkallandi
verkefni.
5. Fær starfsmaðurinn þær
leiðbeiningar, sem hann
þarfnast?
6. Gefur starfsmaðurinn í
starfi sínu undirmönnum
sínum og öðru starfsfólki
fyrirskipanir, og á hvern
hátt fer hann að slíku?
Við slíkar kerfisbundnar
vinnurannsóknir er nauðsynlegt
að semja verklýsingar, þar sem
fram koma verkefni og vinnu-
hlutar sérhvers starfsmanns, á-
samt vinnutímaskiptingu. Slíkt
er nánast nauðsynlegt, ef bæta
þarf vinnuaðferðirnar.
III.
BETRI VINNUAÐFERÐIR
Ekki er ávallt auðvelt að bæta
vinnuaðferðir. Aðstæður á
vinnustað geta verið margvis-
legar og oft margbrotnar. í sama
— Þetta gæti verið kœrastinn minn,
og ég tala ekki við hann núna.
HLYNUR 5