Skinfaxi - 01.05.2024, Blaðsíða 35

S K I N FA X I 35
„Við bjóðum alltaf upp á góðar
veitingar, gómsætan mat og
óformlegt spjall. Þá koma fleiri,“
segir Guðmunda Ólafsdóttir,
framkvæmdastjóri Íþróttabanda-
lags Akraness (ÍA). Bandalagið
heldur lögum samkvæmt þrjá for-
mannafundi á hverju ári. Í gegn-
um tíðina hafa fulltrúar minna en
helmings af 19 aðildarfélögum ÍA
mætt á formannafundi bandalags-
ins. Á síðasta fundi um miðjan mars
var mætingin svo til 100%. Hún
hefur ekki verið jafn góð um árabil.
Breyttum um taktík fyrir þremur árum
Guðmunda segir góða mætingu skýrast af breyttu fyrirkomulagi funda
ÍA og frábæru veitingafólki á Akranesi sem útbýr mat fyrir fundina.
„Fólk gaf sér orðið ekki tíma til þess að mæta og setti annað í for-
gang. Þess vegna breyttum við um taktík fyrir þremur árum. Fórum að
senda út mjög skýra dagskrá fyrir hvern fund og hættum að vera með
glærur. Lykilatriðið var að bjóða upp á góðar veitingar. Í lok fundar eða
í veitingahléi er oft tekið óformlegt spjall og þar fara samræðurnar
oftar en ekki á flug,“ segir hún.
Gengið er út frá því almennt að formannafundir ÍA hefjast á milli
klukkan 18:00 og 18:30. Boðið er upp á kvöldverð, súpu eða salat en
sjaldan sykur og sætabrauð. Formennirnir hafa meðal annars unnið
með tvær stefnumótunarspurningar á fundum sem farið er yfir og
unnið með niðurstöðurnar og farið yfir á næsta fundi.
„Við pössum okkur á að vera ekki of stíf og stjörf og vinnum frekar
með almennt spjall. Reynum að hafa yfirleitt ekki glærur, en gerðum
það reyndar á síðasta fundi þegar við kynntum laga- og reglugerða-
breytingar í tengslum við lottógreiðslur og lög um hvað það þýðir að
vera aðildarfélag,“ segir Guðmunda, en ÍA er eina íþróttahérað lands-
ins sem ekki er með reglugerð um úthlutun lottófjár. Líklegt er að það
breytist á næsta þingi, þegar reglugerð um úthlutun lottófjár verður
lögð fyrir fundinn.
Mikilvægt að hlusta á fulltrúa félaga
Það var meðvituð ákvörðun að breyta fyrirkomulagi funda í því augna-
miði að virkja formenn aðildarfélaga ÍA betur. Segja má að fundargestir
hafi fengið að finna fyrir breytingunni þegar þau ætluðu að setjast tvö
og tvö saman á fyrsta fundi þar sem unnið var með spurningar. Það
reyndist ekki vera í boði, heldur var mælt með því að fólk dreifði sér á
borð með öðrum til að hvetja til umræðna.
„Við höfum talað fyrir því að íþróttabandalagið er ekkert annað en
félögin sem mynda það. Þess vegna hvöttum við til aukinnar umræðu.
Við röðuðum fundargestum niður á borð með spurningar og sáum
strax að slíkt fyrirkomulag leiddi til markvissari umræðu á fundum en
Skemmtilegri fundir
skila sér í metþátttöku
áður. Bandalagið er í raun að hlusta á það sem formönnum finnst og
hvað þeir hafa að segja. Stjórn ÍA tekur tillit til þess og fer í þau verk-
efni sem niðurstaða er um. Það er mikilvægt að ræða með þessum
hætti við formenn félaganna, hlusta á baklandið,“ segir hún.
Miður sín að forfallast
Guðmunda leggur áherslu á að um leið og fundarforminu var breytt,
fundarefni upplýst vel fyrir fram og tímalengd fundar niðurnjörvuð auk
þess sem umræður urðu óformlegar hafi andinn breyst. „Þá fórum við
úr um 48% mætingu í næstum 100%. Jólafundirnir eru líka orðnir afar
vel sóttir og mikið þarf að ganga á svo að mætingin þar verði ekki góð.
Það var reyndar ekki alveg 100% mæting síðast því þá forfallaðist einn
fulltrúi félags. Hann var líka alveg miður sín!“ bætir Guðmunda við.
Fyrirkomulagið og árangurinn hefur smitað út frá sér í spjalli innan
íþróttahéraða á Vesturlandi en hugmynd er uppi um að þau ræði við
sitt bakland í að fara í svipað form og á Akureyri.
„Það þarf að passa vel að fundir séu fundir en ekki ráðstefnur. Mikill
munur er á þessu tvennu,“ segir Guðmunda að lokum.
Formannafundir hjá Íþróttabandalagi Akraness eru með þeim styttri og passað er
upp á að dagskráin sé ekki of stíf. Breytt fyrirkomulag skilar því að fleiri mæta á fundi
en áður. ÍA er þannig orðið fyrirmynd sambandsaðila innan UMFÍ.