Morgunblaðið - 19.08.1984, Side 2

58
MORGUNBLAÐIÐ, SUNNUDAGUR 19. ÁGÚST 1984
Að ná tökum
á TÍMANUM
Hvenær er tími af skornum skammti? Jú,
þegar hann nægir ekki til að hrinda þeim
verkefnum sem á dagskrá eru í framkvæmd. Ef
svo er, verða menn ýmist að taka sér lengri
tíma, minnka við sig verkefni eða auka afköst-
in — til dæmis með því að nýta tímann betur.
Tíminn er nefnilega, hvað sem afstæðiskenn-
ingu Einsteins líður, afstæður til afkasta: Því
hraðar sem menn vinna, þeim mun meiri tíma
hafa þeir.
„Sólarhringurinn er einfaldlega of
stuttur. Maöur kemst ekki yfir
helminginn af öllu því sem þarf aö
gera á þessum skitnu 24 tímum!“
Hver hefur ekki heyrt sjálfan sig
eöa aöra kvarta þannig undan því
aö tíminn sé af skornum skammti.
Og hver þekkir ekki þá tilfinningu
aö finna tímann renna sér úr greip-
um, gufa upp í amstri dagsins án
þess aö högg sjái á vatni á mikil-
vægustu verkefnunum.
Þegar svo er komið fyrir
mönnum er aöeins tvennt til í
daeminu: Annaö hvort hafa þeir of
mikiö aö gera, eöa nýta tímann illa.
Ef of mikiö er aö gera, er lausnin
sú aö minnka viö sig. En sé skýr-
ingin sú aö menn kunni einfaldlega
ekki aö nota tímann nógu vel —
og sú er oftast raunin — þá er
hægt aö vinna sig út úr vandanum
meö því aö læra þá list aö fá sem
mest út úr hverri mínútu.
En hvernig á aö bera sig aö til
aö ná hámarksárangri út úr þeim
tíma sem til ráöstöfunar er?
Bandaríkjamaöur aö nafni Edwin
C. Bliss er höfundur mjög
skemmtilegrar og aðgengilegrar
bókar um þaö efni. Bókin heitir
„How to Get Things Done“ á frum-
málinu og kom fyrst úr áriö 1976.
Hún hefur verið þýdd á íslensku
fyrir tilstilli Hafskips hf og Karna-
bæjar, og heitir í íslensku þýöing-
unni „Stundaglasiö".
Stundaglasiö er dálítiö einkenni-
lega uppsett bók. Hún er í stuttum
köflum, sem hver hefur sína sjálf-
stæöu fyrirsögn og er köflunum
raöaö í stafrófsröö. Þetta er vafa-
gleymum þeim tíma sem var sóaö
eöa variö á óhagkvæman hátt.
Smámunir, minniháttar truflanir
festast okkur ekki í minni, en samt
eru þetta atriöi sem viö veröum aö
gera okkur grein fyrir aö taka sinn
tíma.
Þú veröur undrandi á þeim
möguleikum sem gefast til endur-
bóta. Til dæmis kemst þú senni-
lega aö raun um aö þú eyðir miklu
meiri tíma í aö lesa tímarit, dag-
blöö og skýrslur en þú hélst og
færö löngun til aö minnka slíkan
lestur. Þaö gæti komiö þér á óvart
Til aö koma hlutunum { verk
veröa markmiöin aö vera eins
skýr og áþreifanleg og skotskífal
fundi. Spuröu sjálfan þig: „Er þessi
fundur afsökun til aö fresta ein-
hverri framkvæmd? Get ég tekiö
sjálfur ákvöröunina án þess aö
ráöfæra mig viö aðra?“ Athugaöu
hvort þú getir ekki notaö símann ef
nauösynlegt er aö ráöfæra þig viö
aöra. Reyndu aö koma í veg fyrir
fundinn, því hver mínúta sem fer til
spillis er margfölduö meö fjölda
fundarmanna.
Ef fundurinn er nauðsynlegur,
skaltu boöa hann skriflega og taka
mjög skýrt fram hvaö skuli taka til
ákvöröunar, en ekki bara segja frá
umræöuefninu."
SLÆM NÝTING
ÁTÍMA
aAoJl
Gott hjálpartæki til að nýta tímann sem best, er að skrifa hjá sér helstu verkefni dagsins á sérstakan lista
og númera þau eftir mikilvægi. Það tryggir það, segir Bliss, að mikilvægustu verkefnin a.m.k. komist í
framkvæmd.
laust engin tilviljun, því hlutverk
bókarinnar er ekki aö gefa ein-
hverja alisherjar forskrift aö því
hvernig tíminn sé best nýttur, held-
ur aö stinga á kýlum hér og þar
ásamt því aö gefa gagnlegar
ábendingar.
TÍMASKRÁNING
Áöur en hægt er aö taka til viö
aö nýta tímann betur til aö koma
hlutunum í verk, veröa menn aö
gera sér glögga grein fyrir því
hvernig þeir fara meö tíma sinn í
raun. Til þess afla upplýsinga um
þaö mælir Bliss meö því sem hann
kallar timaskráningu, aö skrá niöur
í nokkra daga á hálftíma fresti þaö
sem maöur er aö gera og tilgang-
inn meö því. Hann kallar þetta
sjúkdómsgreiningu, „sem gerir
sama gagn og skvetta af köldu
vatni á morgnana, þaö er óþægi-
legt fyrst, en vekur þig og kemur
þér af staö“. Bliss segir áhrif slíkr-
ar tímaskráningar undraverö:
„Þú munt komast aö því aö þú
hefur ekki hugmynd um hvernig þú
verö tíma þínum. Minniö er skelfi-
lega óáreiöanlegt því viö höfum til-
hneigingu til aö muna aöeins há-
punkta dagsins — þær stundir
sem viö áorkum einhverju — og
hversu mikill tími fer í aö fara til
funda, og sennilega muntu reyna
aö minnka þann tíma meö betri
skipulagningu eöa meö því aö nota
símann meira en þú gerir.
Þaö sem samt sem áöur mun
koma þér mest á óvart er hversu
lítill hluti tímans fer í þau störf sem
þú álitur mikilvægust, og hvaö þú
gerir lítiö af því aö skipuleggja,
huga aö vandamálum, nýta þér
þau tækifæri sem gefast og vinna
aö meginmarkmiðum, miöaö viö
tímann sem fer í björgunaraögerö-
ir og venjuleg lítilsverö verk,“
Ótrúlega miklar truflanir, bruöl
meö tímann og áhersla á ómerki-
leg smámál meöan stóru málin
sitja á hakanum. Þetta er kjafts-
höggið sem menn fá ef þeir fylgjast
meö hvernig þeir verja tíma sínum,
aö mati Bliss. Lítum nánar á þessi
atriöi.
TRUFLANIR —
EINBEITING
„Klukkustund meö einbeittri
vinnu gerir meira gagn en tveir
klukkutímar í tíu eða fimmtán lot-
um. Þaö tekur dálítinn tíma aö
koma sér aftur í viöeigandi stell-
ingar eftir truflun, sérstaklega ef
þú kemur aftur aö verkinu eftir
nokkrar klukkustundir eöa nokkra
daga,“ segir Bliss, og sennilega
geta flestir fallist á þaö. Lærdóm-
urinn sem af þessu má draga er
augljós: aö taka eitt verk fyrir í
senn en reyna ekki aö gera allt
samtímis.
En hvaö er til ráöa til aö draga
úr truflunum? Bliss nefnir nokkur
dæmi um truflanir og ónæöi af
völdum símans, sem hæglega má
draga úr.
Flest skrifstofufólk fær fjölda
símhringinga, sem eiga erindi til
annarra. í stórum fyrirtækjum get-
ur farið drjúgur tími í aö svara slík-
um hringingum og vísa réttu leiö-
ina. Þetta stafar auðvitað af skipu-
lags- eöa sambandsleysi á vinnu-
staönum. Þetta er hægt aö laga ef
menn snúa sér aö því.
Sumir tala lengur í símann en
þeir raunverulega hafa tíma til eöa
kæra sig um. Skýringin á því er
oftar en ekki aö þeir eru of kump-
ánlegir, byrja samtaliö til dæmis
þannig: „Mikiö er gaman aö heyra
í þér, hvernig gengur?” eöa eitt-
hvaö í þeim dúr. M.ö.o. gefa til
kynna aö þeir hafi nægan tíma til
aö spjalla. Bliss er ekki aö mæla
meö dónaskap, en ætli menn virki-
lega aö spara tíma, þá sé vissara
Dæmigerð tímaskráningartafla.
Bliss mælir með því að menn
skrái athæfi sitt fyrir daginn á
hálftíma fresti inn á slíka töflu.
Auövitaö ekki um aldur og ævi,
aöeins í nokkra daga til að gera
sér grein fyrir því hvernig tíman-
um er í raun variö.
aö hafa stjórn á samtalinu, byrja
þaö til dæmis þannig: „Sæll og
blessaöur, hvaö get ég gert fyrir
þig.“ Snúa sér beint aö efninu,
meö öörum oröum.
Oft er hægt aö draga úr truflun-
um af völdum símans meö því aö
gefa sér sérstaka símatíma, og
láta taka skilaboö hringi menn á
öörum tímum.
BRUÐL Á TÍMA
Sá tími sem fer í feröalög til og
frá vinnu, á fundi, í mat og kaffi,
eða biöi á stofnunum, læknastof-
um og bönkum er meiri en fólk
almennt gerir sér grein fyrir. löu-
lega er þessi tími illa nýttur. Þetta
eru „dauðar stundir" og oft leiöin-
legar fyrir bragöiö. Bliss segir á
einum staö: „Sölumenn komast oft
aö raun um aö sá tími sem fer í aö
bíöa eftir viötölum á biöstofum, er
nægur til aö Ijúka allri pappírs-
vinnu þeirra. Allir geta nýtt sér
þessar stuttu stundir til aö vinna
einhver minni háttar störf. Þaö er
bara spurning um aö hafa viöeig-
andi gögn viö höndina." Þar hafa
menn þaö, dauöar stundir eru
dauöar af því viö blásum ekki lífi í
þær.
Bliss nefnir mörg önnur dæmi
um hreina tímasóun aö hans mati,
en hér skulum viö láta nægja aö
skoöa hvaö hann hefur um fundi
aö segja:
„llla skipulagöir fundir eru ein-
hver mesta tímaeyðsla sem hugs-
ast getur. Haföu þaö í huga ef þaö
er innan þíns verkahrings aö halda
Oft förum viö illa meö tíma
okkar — þótt þaö geti varla talist
hreint bruöl — vegna þess viö
kunnum ekki aö vinna verkin í
réttri röö, veljum ekki bestu stund-
ir dagsins í erfiöustu verkefnin.
Bliss segir: „Ef þú vinnuur á
skrifstofu er afkastageta þín mun
óreglulegri en þeirra sem stunda
líkamiega vinnu. Sennilega afkast-
ar þú mestu á aöeins broti úr
vinnudeginum, þeim tíma sem viö
gætum nefnt bestu stundirnar. Al-
gengast er aö bestu stundirnar hjá
fólki séu fyrstu tvær klukkustundir
dagsins. En mörg okkar hafa aö
engu þessa staðreynd og verja
þeim tíma dagsins í einföld störf
eins og aö fara í gegnum póstinn
lesa tímarit eöa dagblöö, nota sím-
ann o.s.frv. Það krefst ekki mikillar
skarpskyggni aö sjá hversu mikil
sóun þetta er. Besta tíma dagsins
ætti aö verja í mikilvægustu störf-
in, í hluti sem krefjast mestrar orku
og athygli. Ljúktu viö ómerkilegri
verk þegar tækifæri gefst."
FRESTUN
Flestir kannast viö þá tilhneig-
ingu aö slá erfiöum og/eöa ieiöin-
legum verkefnum á frest. Ef menn
eru ekki þeim mun kærulausari
leggst þaö á sálina aö hafa ókláruö
verkefni á bakinu, sem lengi hefur
veriö frestaö. Bliss gefur aö sjálf-
sögöu ráö til aö vinna gegn þessari
tilhneigingu. Þaö besta er vafa-
laust þaö sem Bliss nefnir „Spægi-
pylsuaöferöina".
„Spægipylsa í sínu ósnortna
formi er klunnaleg og frekar ólyst-
ug, en um leiö og búið er aö skera
hana í þunnar sneiðar verður hún
skyndilega allt annars eölis. Þá er
hún oröin viöráðanleg, eitthvaö
sem þig langara aö bíta í.
Þegar þú uppgötvar aö þú ert
aö slá meiri háttar verkefni á frest,
skaltu búta það niöur í eins mörg
viöráöanleg verk og þú mögulega
getur. Lofaöu sjálfum þér aö þú
skulir ekki pína þig til aö fást viö