Fréttabréf Ættfræðifélagsins - 01.03.1996, Blaðsíða 3

Björk Ingimundardóttir
deildarstjóri á Þjóðskjalasafni:
Kynning á starfsemi Þjóðskjalasafns íslands
Erindi flutt á fundi í Ættfræðifélaginu 22. febrúar 1996
Húsnæði og starfsaðstaða
Húsnæðismál Þjóðskjalasafns íslands hafa alltaf
sett rnikið mark á starfsemi safnsins. Þjóðskjalasafn
bjó lengi við húsnæðiskreppu í vesturenda Safna-
hússins. Örlítið rýmkaðist um, þegar Þjóðminjasafnið
flutti úr húsinu um 1950, en síðan gerðist ekki neitt
varðandi húsakost fyrr en á 8. tug aldarinnar, þegar
farið var að leigja geymsluhúsnæði úti í bæ. Þetta setti
starfseminni ýmsar skorður. Ekki var hægt að taka við
skjölum nema fáránlega litlu magni. Megin áhersla
var lögð á frágang skjala, sem fyrir voru í safninu, en
engin ákveðin stefna hafði verið mörkuð varðandi
frágang og skráningu.
A 9. áratugnum varð í raun bylting í málefnum
Þjóðskjalasafns Islands. Arið 1985 voru sett ný lög
um safnið, sem gerðu miklu meiri kröfur til safnsins
en áður hafði verið.
I íyrri lögum voru aðeins ákvæði um innheimtu og
varðveislu opinberra skjalasafna, skráningu þeirra,
söfnun annarra heimilda þjóðarsögunnar og að halda
opnum lestrarsal.
Þessi ákvæði héldust í nýju lögunum, en við bættist
skylda til þess að hafa eftirlit með skjalavörslu opin-
berra embætta og stofnana og annast ráðgjöf og
leiðbeiningar. Samkvæmt þessum lögum má t.d. ekki
taka ný skjalavistunarkerfi í notkun, nema þau hafi
verið samþykkt af Þjóðskj dasafni. Sömuleiðis varð
það skylda Þjóðskjalasafns að setja reglur um grisjun
opinberra skjala og fylgjast með henni, en í lögunum
segir hreinlega, að engum skjölum megi farga án
leyfis Þjóðskjalasafns Islands.
Þetta verkefni hefur gert miklar kröfur til Þjóð-
skjalasafns íslands og starfsfólks þess.
I kjölfar lagasetningar færðust húsnæðismál
safnsins í betra horf að vissu marki. Safnið keypti hús
Mjólkursamsölunnar í Reykjavík að Laugavegi 162
árið 1986, ogþangað fluttust fljótlegaviðgerðarstofan
og skrifstofa safnsins og starfsmenn fengu þar vinnu-
aðstöðu. Hins vegar hefur aldrei verið veitt fé til þess
að standsetja húsakynnin, sérstaklega geymslur, á
fullnægjandi hátt. Hvað þá að útbúa lestrarsal og
aðstöðu til þess að afgreiða gesti.
Bráðabirgðahillum hefur verið komið fyrir í
geymslum, en nýting húsanna verður alltaf takmörkuð,
þegar svona er að verki staðið.
Þá fékk safnið um síðastliðin áramót (1995-1996)
enn aukið húsnæði, þegar keypt var hús ísgerðar
Mjólkursamsölunnar á Laugavegi 164, en húsin eru
samtengd, og skiptir miklu máli fyrir Þjóðskjalasafn
að fá yfirráð yfir því húsi. Öll húsin á Laugavegi
fengust með mjög góðum kjörum, og húsrými á að
vera nægilegt nokkuð fram yfír aldamót, ekki síst ef
fjármagn fæst til þess að ganga frá húsunum og til þess
að kaupa nauðsynlegan búnað, svo sem hillur.
Byggingamar á Laugavegi hafa marga kosti, ekki
síst þá, að burðarþol gólfanna er mjög mikið, þar sem
um verksmiðjubyggingar er að ræða, og gert var ráð
fyrir þungum vélum og enn þyngri vöru. Þá er hægt að
reisa nýbyggingar á svæðinu, bæði ofan á þær, sem
fyrir eru, og í portinu milli húsanna. Einnig liggur
staðurinn nokkuð vel við samgöngum, en skiptistöð
strætisvagna er skammt undan og bílastæði við húsin
og í nágrenninu, enn sem komið er. Einnig á fötluðum
að vera auðvelt að komast á safnið í framtíðinni, sem
nær ógerningur er í Safnahúsinu. En það hús er friðað,
enda mundu umtalsverðar breytingar eyðileggja stíl
hússins.
Eins og flestum mun kunnugt er lestrarsalurinn
enn í Safnahúsinu, en síðastliðið vor var tekinn í
notkun gamli lestrarsalur Landsbókasafnsins. Ger-
breyttist þar með lestraraðstaðan, en þar eru sæti fyrir
36 gesti, en í gamla lestrarsalr.um voru 12 sæti og 7
sæti í filmuherbergi, þannig að sætum fjölgar um 17.
Jafnframt voru settir rafmagnstenglar við öll borð,
þannig að menn eiga að geta komið með ferðatölvur,
sem er að sjálfsögðu til mikils flýtisauka. Hins vegar
er aðstaðan á lestrarsalnum að ýmsu leyti ekki mjög
þægileg. Borð og stólar eru fyrst og fremst fyrir
augað, en ekki til þæginda.
Frágangur og skráning skjalasafna
Með auknum húsakynnum hefur móttaka skjala
og skjalasafna vaxið stórlega. Mörg embætti hafa
ekki skilað skjölum, svo áratugum skiptir, og sum
aldrei fyrr en nú, svo að skjalamagnið, sem berst, er
mjög mikið.
Mikil vinna ervið frágang og skráningu skjalasafna.
I þeim embættum, sem skjöl hafa safnast upp svo
áratugum skiptir, eru skjalageymslumar oft fullar af
algerlega óskipulögðum skjalahrúgum. Þarf þó ekki
alltaf mörg ár til þess, að skjölin lendi í óreiðu.
Þjóðskjalasafn íslands hefur brugðist við þessu á
tvennan hátt: Annars vegar með því að semja leið-
beiningar um frágang skjala og gerð geymsluskrár og
veita ráðgjöf og aðstoð, ef þurfa þykir, í upphafí
verks. Hins vegar með því að gera kostnaðaráætlun
3