Fréttabréf Ættfræðifélagsins - 01.03.1996, Blaðsíða 4

um frágangviðkomandi skjalasafns. Kostnaðaráætlun
tekur m.a. til umbúðakostnaðar og vinnulauna. í
síðara tilvikinu eru skjölin flutt á Þjóðskjalasafn og
skráning og frágangur fer fram á ábyrgð safnsins, en
kostnaður er greiddur af viðkomandi stofnun.
Þótt búið sé að skrá skjölin og ganga frá þeim í
öskjum, er ekki hægt að segja, að þau séu orðin
fyllilega aðgengileg til notkunar. Vita verður, hvert
hlutverk viðkomandi embætti hafði á hverjum tíma,
hvemig það starfaði og hvernig gengið var frá málum
og þá jafnframt hvernig á að leita í skjalasafninu. Til
þess að skjalaskráin og þá um leið skjalasafnið sé
nýtanlegt ókunnugum, verður að semja formála, þar
sem koma fram aðaldrættir í sögu embættisins og
yfirlit yfir helstu skjalaflokka og uppbyggingu þeirra.
Aðstoð við notendur
Vitneskja um gang mála á hverjum tíma, hvernig
stjómvaldsákvarðanir voru teknar, hver samskipti
einstaklinganna voru við hið opinbera, hvemig þau
gengu fyrir sig og hvar heimildir um þau er að finna,
allt þetta er mikill hluti af því, sem starfsmenn
Þjóðskjalasafns eru að fást við.
Fyrst og fremst gerist það með því að aðstoða þá,
sem leita eftir upplýsingum. Það eru einkum gestir á
lestrarsal, en auk þess berst alltaf töluvert af fyrir-
spumum, bæði bréflega og símleiðis. Æskilegast er
að geta vísað spyrjendum á leiðina að settu marki og
látið þá um að rekja slóðina. Leitin að heimildunum
og í þeim er í raun hið eftirsóknarverða í fræðunum,
en ekki það að taka við einhverju fullfrágengnu.
Sama á við um lestur heimildanna. Fljótaskriftin t.d.
er mjög torlæs fyrir óvana, en þegar menn komast
upp á lagið með lesturinn, verður ánægjan því meiri,
að ekki sé talað um það, þegar menn ráða fram úr
orðum eða heilum setningum, sem áður voru óskilj-
anlegar.
Flins vegar verður iðulega að aðstoða gesti mjög
mikið á einn eða annan hátt. í fyrsta lagi liggur oft alls
ekki ljóst fyrir, hvar heimildanna á að leita. Þá er
aftur komió að stjórnunarsögu íslands. Við, sem á
Þjóðskjalasafni vinnum, höfum hana ekkert endilega
á hreinu. E.t.v. höfum við ekki tamið okkur nógu
öguð vinnubrögð, t.d. með því að skrifa minnisatriði,
þegar leyst hafa verið vandasöm verkefni, sem tengj ast
fyrirspurnum. Skilgreintvandamáliðogskráð, hvem-
ig heimildirnar voru fundnar og komist var að hinni
endanlegu nióurstöðu. Við fáum alltaf á nokkurra ára
fresti fyrirspurnir frá gestum eða með öðrum, sem
við gerum okkur grein fyrir, að hafa komið áður með
einum eða öðrum hætti (eru ekki endilega sambæri-
legar að öllu leyti), en við munum með engu móti
nákvæmlega, hvar og hvernig við fundum þessar
upplýsingar.
Það má e.t.v. segja, að hér fari okkur svipað og
þeim, sem hafaveriðað kanna skjöl í Þjóðskjalasafni,
skrifað hjá sér einhver atriði úr þeim eða fengið
ljósrit, en ekki athugað að geta um, hvaðan þetta er
komið, eða hvar það lá. Það kemur nefnilega ósjaldan
fyrir, að fólk kemur með ljósrit, sem það segist hafa
fengið í Þjóðskjalasafni og vill fá að vita, hvar
frumskjölin liggja.
Þá eru margir, sem hafa enga aðstöðu til þess að
kanna skjöl, búa t.d. utanbæjar eða hafa ekki líkam-
lega fæmi til þess að gera athuganir sjálfir. Stundum
er það líka svo, að það er miklu fljótlegra fyrir
starfsmenn að leysa verkefni sjálfir en að leiðbeina
við leit, en það verður að meta hverju sinni.
Þá þarf að sinna alls konar vottorðagjöf. Þannig
var mjög mikil vinna fyrir nokkrum árum við svon-
efnd sjóferðarvottorð, þegar sjómenn þurftu að fá
vottorð um, að þeir hefðu verið 4.200 daga á sjó, til
þess að fá lífeyrisréttindi. Sjóferðabækur vom lagðar
niður fyrir mörgum árum, og því höfðu menn ekkert
við annað að styðjast en brigðult minni, og eftir því
urðu starfsmenn Þjóðskjalasafns að leita. Gat eitt
vottorð krafíst2-3 daga samfelldrar vinnu. Úr þessari
vottorðagjöf hefur þó dregið mikið nú síðustu 2-3
árin. Einnig er mikið spurt um afrit úr afsals- og
veðmálabókum frá embætti sýslumannsins í
Flafnarfirði, þ.e. hinni gömlu Gullbringu- og
Kjósarsýslu, sem og nokkuð úr Reykjavík.
Afhendingar til Þjóðskjalasafns og grisjun skjala
Breytingar á stjómarháttum síðustu ára hafa haft
mikil áhrif á starfsemi Þjóðskjalasafns Islands. Mörg
ríkisfyrirtæki hafa verið einkavædd eða lögð niður,
en um leið og slíkt gerist, verður að skila skjalasöfn-
um þeirra til Þjóðskjalasafns. Má þar nefna Útvegs-
bankann og Ferðaskrifstofu ríkisins. Þá var Skipa-
útgerð ríkisins lögð niður. Skjalasöfn þessara fyrir-
tækja eru mjög mikil að vöxtum. Reynt hefur verið að
búa svo um hnúta, að kostnaður við frágang og
skráningu skjalasafnanna verði greiddur af fyrir-
tækjunum sjálfum, en þó hefur komið fyrir, að fyrir-
tæki hafa verið seld með mikilli skyndingu og ekkert
samband eða samráð haft við Þjóðskjalasafn, svo að
safnið verður að taka skráningu og frágang að öllu
leyti á sig.
Lög um samvinnu- og hlutafélög kveða svo á, að
skjölum slíkra félaga skuli skila til Þjóðskjalasafns
við félagsslit. Ekki hefur enn sem komið er verið
skilað miklu af þess háttar skjölum, en gjaldþrota-
hrina síðustu ára hefur kornið illa við Þjóðskjalasafn.
Aður fyrr gegndu sýslumenn- og bæjarfógetar störf-
um skiptaráðenda. Því hefur komið töluvert til safn-
sins af þrotabússkjölum frá opinberum aðilum. Nú
hefur starf skiptaráðanda verið einkavætt. Flestir
slíkir skiptaráðendur hafa mjög takmarkað húsrými
til geymslu á skiptaskjölum og leita því til Þjóð-
4