Fréttabréf Ættfræðifélagsins - 01.03.1996, Blaðsíða 5

skjalasafns. Skiptamál geta verið mjög lengi í gangi.
Með því að endurlýsa kröfum mun vera hægt að
halda þeim vakandi nær óendanlega, og því verður að
geyma skjölin, meðan einhverjar líkur eru á að málið
verði tekið upp. Þessi skjöl voru oft í einni bendu við
afhendingu, og þá kostar það óhemju tímafreka vinnu
að leita í þeim að tilteknum upplýsingum. Hins vegar
gilda nú sömu reglur um afhendingar á
þrotabússkjölum og um aðrar afhendingar, svo að
þau eru miklu aðgengilegri en áður.
Því er það brýnt fyrir Þjóðskjalasafn, að stjórnvöld
taki á ýmsum málum varðandi varðveislu skjala og
setji skýrar reglur um, hversu lengi skuli geyma
skjöl, sem varða ákveðna réttarfarsþætti.
Það er eitt af verkefnum Þjóðskjalasafns að setja
reglur um grisjun skjala. í raun vildum við varðveita
sem allra allra mest, og erlendir
samstarfsmenn hafa haft á orði, að
Islendingar ættu að geyma allt það
skjalamagn, sem hérverðurtil, því að
samfélagið er svo afmarkað, og hér
koma fram afar margir þættir
mannlegs lífs. Þannig að þetta litla
samfélag er svo lýsandi og dæmigert.
Að sjálfsögðu getum við þetta ekki,
endaverðurtil svo mikið skjalamagn,
sem aldrei er farið í nema einu sinni.
H ins vegar kappkostar Þj óðskjalasafn
Islands að setja grisjunarreglur
þannig, að allt, sem meginmáli skiptir,
sé varðveitt. Þetta byggist m.a. á því,
að í öllum embættum séu notuð
ákveðin skráningar- og flokkunarkerfi
varðandi skjöl, sem þangað berast og
þar verða til.
Nútímatækni hefur margfaldað
skjalaflóðið, því að það er svo auðvelt að framleiða
skjöl, og tölvurnar, sem áttu að draga úr
pappírsmagninu, hafa stóraukið það.
Tölvugögn og heimildarútgáfur
Að því hefur áður verið vikið, að aðstoð við gerð
flokkunarkerfa og skjalavistunaráætlana er mikill
hluti af starfi skjalavarða í Þjóðskjalasafni.
Nú hefur bæst við annað verkefni, en það er,
hvemig taka eigi á varðveislu og frágangi tölvugagna.
Pappírslaus viðskipti eru nú sem stendur nokkurs
konar lausnarorð, en spumingin er, hvemig á að
varðveita gögnin, og enn frekar, hvemig á að vera
hægt að nýta þau í framtíðinni. Gömlu segulböndin
varðveitast ekki nema stuttan tíma og þurfa sérstakan
umbúnað og mikla aðgæslu. Auk þess er alltaf verið
að breyta búnaðinum. I því sambandi má nefna, að
Svíar uppgötvuðu fyrir allnokkrum árum, að þeir
voru með afarmikið magn upplýsinga á
tölvuspjöldum,envorubúniraðfleygjaöllumtækjum
til þess að lesa þau og urðu því að senda gögnin til
Ameríku til lestrar og yfirfærslu á nýtískulegra form.
Að vísu sjá menn mikla lausn í svonefndum
leysidiskum, sem sölumenn segja, að eigi að
varðveitast að eilífu, en um það vita menn í raun
ekkert, og sömuleiðis verður að gæta þess að eiga
alltaf viðeigandi búnað til lestrar og/eða yfirfærslu á
nýja miðla. Við þessi varðveisluvandamál verður
Þjóðskjalasafn að takast og fylgjast með, því sem er
að gerast í kringum okkur. Ekki getum við verið
frumkvöðlar, en við höfum verið þátttakendur í
samstarfi Norðurlanda á þessu sviði og fylgst með
þróuninni í Bandaríkjunum.
Þá hefur dálítið verið unnið að undirbúningi á
útgáfu á skjölum, sem varðveitt eru í safninu, en það
er eitt af mörgum hlutverkum safnsins. Fyrir
allnokkrum árum komu út bréfabækur tveggja
Hólabiskupa, en vegna Qárskorts hefur ekki orðið
framhald á þeirri útgáfu eða annarri sambærilegri,
þótt undirbúningur hafi staðið yfir. Minna má á, að
Þjóðskjalasafn hefur stutt Ættfræðifélagið við útgáfu
á manntali 1910 og lagt til starfsaðstöðu.
Aðgangsmál og varðveisla
Varðveisla skjala og það að gera þau aðgengileg
ereittafmeginhlutverkumÞjóðskjalasafns. Almenna
reglan er sú, að skjöl séu opin til afnota, þegar þau eru
orðin 30 ára eða skilaskyld eins og tekið er fram í
lögum um Þjóðskjalasafn Islands. Þó hafa verið á því
nokkrar takmarkanir. Skjöl varðandi einkahagi fólks
eru lokuð í 90 ár og sumt lengur, t.d. sjúkraskýrslur.
Hins vegar hafa þeir, sem eru að vinna að fræðilegum
niðurlag á nœstu síóu
Safnahúsið við Hverfisgötu
5