Dagblaðið Vísir - DV - 03.03.2010, Blaðsíða 22

22 MIÐVIKUDAGUR 3. mars 2010 FRÉTTIR
SVONA SPARAR ÞÚ TÍMA
Farðu vel með tímann
Oft er sagt að tíminn sé peningar. Þetta er rangt.
Tíminn er miklu mikilvægari en peningar, ef
hann er nýttur illa er það ekki sóun á pening-
um heldur sóun á lífi. Það er oft hollt að setja
orðið „líf“ í staðinn fyrir „tíma“ þegar talað er
um að eyða tíma/lífi til einskis.
Að skipuleggja tímann sinn og hafa stjórn
á tímanum snýst í raun um að hafa stjórn á
atburðarás og áherslum lífs síns, að sóa ekki
tíma/lífi í lítilsverða hluti heldur velja og nota
tímann/lífið í þau verkefni sem þér finnast
mikilvægust.
Stöðvaðu tímaþjófana
Ef þér finnst síðasti vinnudagur hafa farið fyrir
lítið skaltu rifja upp í huga þér hvernig þú varð-
ir honum. Hvað varstu lengi að koma þér að
verki? Hvert var fyrsta verkefnið sem þú tókst
þér fyrir hendur? Hvað fór mikill tími í mat-
arhlé, kaffipásur, einkasímtöl og óþörf samtöl
við vinnufélaga? Hvað eyddirðu miklum tíma í
forgangsverkefni? Hverju komst þú til leiðar og
hvaða verkefni kláraðir þú? Eitt mikilvægasta
viðfangsefnið í tímastjórnun er að vera með-
vitaður um hvernig maður ver tíma sínum, rétt
eins og mikilvægast er að fylgjast með útgjöld-
unum þegar þú þarft að spara.
Skráðu tímanotkunina
Fæstir gera sér grein fyrir því í hvað tímanum er
varið. Að vita það er lykillinn að því að breyta
núverandi vinnuaðferðum. Skrifaðu niður á
korters fresti, einn vinnudag, hvernig þú varðir
tímanum. Settu skjalið upp í Excel og merktu
hverja athöfn eða hvert verk þitt (og lengd)
með A, B eða C, þar sem A stendur fyrir for-
gangsverkefni, B fyrir minna mikilvæg verkefni
og C fyrir óþarfa tímaeyðslu. Ekki fresta því að
skrá, minnið getur brugðist. Að loknum degin-
um skaltu skoða hverjir eru helstu tímaþjófarn-
ir. Ef til dæmis 30 prósent tímans fara í A-verk-
efni, þá er eitthvað mikið að í tímastjórnuninni
þinni.
Taktu stjórn tímans í þínar hendur
Grundvallaratriði góðrar tímastjórnunar er að
þú stjórnir sem mestu af tíma þínum og ráð-
stafir honum og stýrir í átt að eigin markmiðum
og þeim verkefnum og samskiptum sem þú tel-
ur mikilvægust. Við erum sjálf ábyrg fyrir tíma
okkar og erum þau einu sem getum stjórnað
honum. Mundu að þegar þú bendir með vísi-
fingri á aðra og ásakar þá um að taka frá þér
tíma eru þrír fingur sem benda til baka á þig!
Settu þér markmið
Sagt hefur verið að það skipti ekki máli hve hratt
þú hlaupir ef þú veist ekki í hvaða átt þú átt að
hlaupa. Flest lifum við fyrir einn dag í einu og
fljótum með straumnum eða látum stjórnast af
þrýstingi frá öðrum. En velferð og árangur nást
eingöngu með því að setja sér markmið - nema
um heppni eða tilviljun sé að ræða. Skrifaðu
niður markmið þín og hafðu þau fyrir augn-
um alla daga. Annars eru markmiðin aðeins
draumar og óskir sem sjaldan verða að veru-
leika. Settu á blað hvar þú vilt standa eftir fimm
og tíu ár. Hafðu markmiðin Skýr, Mælanleg, Al-
vöru, Raunhæf og Tímasett = SMART.
Skipuleggðu tíma þinn
Öll fyrirtæki og stofnanir vinna samkvæmt
fyrir fram gerðum áætlunum um framleiðslu,
fjárstreymi, framkvæmdir, starfsmannaþörf
og sölu. Einmitt þannig ætti hver einstakling-
ur að vinna. Hann þarf að taka mið af nánustu
framtíð og hafa helstu forgangsverkefni fyr-
ir augum. Haltu dagbók þar sem þú skráir öll
verkefni næstu daga, þar með talda fundi og
einkaerindi. Fimm til tíu mínútur í skipulagn-
ingu við upphaf hvers dags er talið geta sparað
allt að tvær klukkustundir á dag.
Notaðu dagbók með verkefnalista
Góð dagbók (rafræn eða pappírs) hefur að
geyma yfirlit hvers dags, vikuyfirlit, mánaðar-
og ársyfirlit. Hún inniheldur verkefnalista sem
sýnir hvaða verkefnum er ólokið og geymir
persónulegar upplýsingar eða aðgangsorð sem
gott er að hafa við höndina. Dagbók er ómet-
anlegt tímastjórnunartæki sem getur sparað
þér ómældan tíma, aukið gæði vinnu þinnar og
bætt afköstin.
Raðaðu verkefnum í forgangsröð
Sagt er að forystumaður geri „réttu hlutina“ en
stjórnendur geri „hlutina rétt“. Þannig vinna
forystumenn með markmið og árangur í huga
en stjórnendur hafa einungis verkefni og afköst
í huga. Ráðlagt er að byrja alltaf á mikilvægustu
verkefnunum og láta hin frekar sitja á hakan-
um. Gott er að merkja öll skjöl og verkefni með
A, B eða C þar sem A eru mikilvægustu verk-
efnin. Setjið í möppur og flokkið upp á nýtt
annan hvern dag og við lok hverrar vinnuviku.
Byrjaðu svo alltaf á A-verkefni.
Gerðu stór verkefni að litlum
Nánast allir kannast við frestunaráráttu. Þú
lætur stóra verkefnið, til dæmis ritgerð, líkams-
ræktarátak, eða rekstraráætlun, sitja á hakan-
um en leysir frekar fleiri lítil verkefni sem þú
færð strax umbun fyrir. Lausnin á frestunartil-
hneigingu felst í því að búta verkefnið niður í
litlar og þægilegar einingar. Settu þér markmið
að klára eitt raunhæft verkefni innan þess stóra
á hverjum degi. Þá klárast stóra verkefnið fljótt.
Einnig er hollt að spyrja sjálfan sig þegar verk-
efninu er frestað lengur hvaða afleiðingar það
getur haft.
Gerðu áætlanir og fylgdu þeim eftir
Gamall íslenskur málsháttur segir að í upp-
hafi skuli endinn skoða. Góður undirbúning-
ur getur sparað mikinn tíma. Flestir kannast
við að leggja upp í ferðalag en þurfa að taka á
sig stóran krók eða eyða miklum tíma í redd-
ingar vegna þess að þeir gleymdu einhverju
mikilvægu. Hús, sem er byggt, verður fyrst til
á teikniborðinu enda miklu ódýrara að nota
strokleður en loftpressu til að færa veggi.
Minnkaðu pappírsflóðið
Pappírsflóð er oft gríðarlega mikið í fyrirtækj-
um. Pappírinn flæðir inn í fyrirtækin, fyllir alla
bakka, hirslur, hillur og skúffur. Skoðaðu flæði
upplýsinga sem fer um fyrirtækið með reglu-
bundnum hætti, svo sem vikuyfirlit, söluyfir-
lit og þess háttar. Fækkaðu blaðsíðum og láttu
draga aðalatriði saman á eitt blað. Taktu nafn
þitt af óþörfum dreifilistum og styttu mál þitt.
Hvettu aðra til að gera slíkt hið sama. Gerðu
ruslafötuna að besta vini þínum og láttu nægja
að senda gögnin rafrænt. Ef þú hefur ekki skoð-
að einhverja pappíra í hálft ár er eflaust kom-
inn tími á að fleygja þeim.
Láttu ekki trufla þig að óþörfu
Það er þekkt við úrvinnslu upplýsinga að til
þess að ná árangri þarf sá sem byggir starf
sitt á þekkingu (t.d. stjórnandi, hönnuður eða
sölumaður) ákveðinn tíma til að koma sér
inn í málið. Það tekur alla jafna 5 til 10 mín-
útur. Ef truflun verður tekur oft um 10 mínút-
ur að koma sér aftur að efninu. Því er ljóst að
60 mínútna ótruflaður vinnutími nýtist betur
en tíu sex mínútna vinnulotur. Lokið fyrir sím-
ann ákveðinn hluta dagsins og skoðaðu tölvu-
póstinn reglulega en ekki stöðugt, nema starfið
krefjist þess sérstaklega. Láttu taka skilaboð til
þín og finndu jafnvægið milli þess að fá frið og
einangra þig frá öðrum starfsmönnum.
Skipuleggðu vinnustaðinn
Kannast ekki allir við vinnustaði þar sem allt
er í óreiðu? Pappírsstaflar eru á borðunum og
skipulagið er ekkert. Skjöl finnast ekki þegar
40 algengir
tímaþjófar
ÓLJÓS MARKMIÐ
n Engin forgangsröðun
á verkefnum.
n Að taka sér of mikið
fyrir hendur í einu.
n Slæm yfirsýn yfir
fyrirliggjandi verkefni.
n Lélegt skjalaskipulag,
löng leit að skjölum.
n Símatruflanir og of löng símtöl.
n Löng leit að símanúmerum,
nöfnum og minnisblöðum.
n Vanþekking á því hvernig
á að nota símann.
n Hávaði og hljóðtruflanir.
n Of mikið skrifað niður
og sett á blað.
n Of mikið tal og samskipti almennt.
n Óljós tjáskipti og skilaboð.
n Ónógur undirbúningur
funda og samtala.
n Verkefnum ekki lokið
á réttum tíma.
n Bið eftir upplýsingum
sem beðið hefur verið um.
n Samstarf og samræming verkefna
innan fyrirtækisins ekki nógu góð.
n Biðtímar, t.d. eftir fólki sem kemur
í heimsókn eða á fund.
KRÍSUR OG ÓVÆNT ATVIK
n Skyndileg breyting
á forgangsröðun verkefna.
n Ómarkviss vinnubrögð.
n Engin forgangsröðun verkefna
í fyrirtækinu eða hjá samstarfs-
mönnum.
n Engin eða illa unnin áætlanagerð.
n Of lítið um verkefnaframsal.
n Illa skipulagðir og
of fjölmennir fundir.
n Óskipulag á skrifstofunni
og á skrifborðinu.
n Að geta ekki sagt nei
við nýjum verkefnum.
SKORTUR Á SJÁLFSAGA
n Samstarfsfólk sem kemur óvænt til
að ræða vandamál og verkefni.
n Vinnufélagar sem koma aftur og
aftur til að spjalla um daginn og
veginn.
n Opnar dyr sem hleypa fólki
inn án erindis.
n Óvæntar heimsóknir gesta og
annarra sem koma beint af götunni í
heimsókn.
n Bilanir, viðgerðir á skrifstofu,
símum, vélum og tækjum.
n Engin vinnuáætlun dagsins
liggur fyrir.
n Enginn lokatími á verkefnum.
n Of mikil nákvæmni og þörf á
fullkomnun í starfi.
n Deilur innan frirtækisins.
n Of mörg áhugamál.
n Óskýr boðskipti.
n Fljótfærni í ákvarðanatöku.