Tölvumál - 01.01.2018, Side 22

22
Það fer ekki fram hjá neinum að tækniþróuninni fleygir hratt fram nú á
dögum og kröfur og væntingar notenda breytast verulega dag frá degi.
Þetta eru síður en svo nýjar fréttir en hefur haft þau áhrif að æ fleiri fyrirtæki
og stofnanir eru farin að íhuga stöðu sína og skoða hvaða skref þarf að
stíga til að bregðast við þeim áskorunum sem stafræn umbreyting mun
hafa. Bæði sprotafyrirtæki og rótgrónari fyrirtæki og stofnanir munu þurfa
að innleiða aðferðir sem stuðla að nýsköpun og framþróun á þeirra sviði
og koma þannig betur til móts við viðskiptavini sína. Á sama tíma getur
verið flókið fyrir gamalgrónari fyrirtæki og stofnanir að brúa bilið á milli
viðhalds á eldri kerfum og þess að taka skref í átt að nýsköpun innviða
eða innleiða ný kerfi, ferla eða þjónustumódel, sem þjóna betur markmiðum
stofnana til lengri tíma.
Þessi krafa um stafræna þróun með áherslu á upplifun notenda er ein
helsta áskorun komandi ára og mun verða algjör grundvöllur fyrir
framþróun á ýmsum vettvangi. Borgarbókasafnið er dæmi um
þjónustustofnun sem hefur staðið frammi fyrir því að móta stafræn
markmið við endurskoðun á þjónustu og stefnu safnsins á heildrænan
máta og mótun nýrrar framtíðarsýnar. Þjónustustefna var unnin út frá
hugmyndafræði notendamiðaðrar hönnunarhugsunar, þar sem bæði
starfsfólk, stjórnendur og notendur komu að vinnunni, og afraksturinn
er ný heildarsýn og markmið – auk aðgerðaráætlunar til þriggja ára.
Stafræn þróun er aðeins hluti af þeirri stefnu en grundvallaratriði er að
skoða ekki tækniþróun í tómarúmi heldur hvernig þróa þurfi innviði, ferla
og vinnulag í takt við þær breytingar sem fylgja nýrri tækni og tryggja að
hún styðji bæði við þarfir notenda og starfsfólks. Þjónustustefnan byggir
á þeirri hugsun að nýsköpun og endurhugsun sé partur af daglegu starfi
bókasafnanna þar sem stöðugt er leitað leiða til að bæta og breyta, nýta
gögn og gagnagrunna á nýja eða betri vegu, og þróa þannig miðlun og
þjónustuframboð á forsendum notenda.
BÓKASÖFN Í BREYTINGARFERLI
Hlutverk bókasafna í samfélaginu hefur tekið töluverðum breytingum
undanfarna áratugi. Segja má að eitt af lykilhlutverkum bókasafna hafi
verið að hvetja til lesturs, miðla upplýsingum og styðja við sjálfsnám og
þekkingaröflun einstaklinga. Aðgengi almennings að upplýsingum hefur
tekið stakkaskiptum og því ljóst að þarfir hafa breyst því samhliða.
Í dag eru söfnin meiri samfélagslegar miðstöðvar en áður var; þar eru
opin rými fyrir gesti þar sem þeir geta sótt sér innblástur, auk þess sem
söfnin bjóða upp á afþreyingu, fræðslu og sjálfstæða þekkingaröflun.
Markmiðin eru enn áþekk, en skoða þarf hvernig nýta má betur starfræna
þróun til að styðja við þau í takt við breyttar þarfir. Ein af mikilvægustu
aðgerðum í þjónustustefnu safnsins var að vinna að nýrri og notendavænni
heimasíðu með rafrænum þjónustuleiðum og auka með því möguleika
á sjálfsafgreiðslu og miðlunar á safnkosti.
Á nýrri síðu má draga fram og tengja safnkost við bókaumfjöllun, viðburði
og starfið á nýjan hátt. Þannig gæti starfsfólk nýtt sérþekkingu sína
markvisst við miðlun. Notendur geta leitað að bókum og safnkosti beint
á síðu safnsins, útbúið og fundið leslista til sér til innblásturs, auk annarrar
almennrar sjálfsafgreiðslu eins og að taka bækur frá, framlengja lánatíma,
BORGARBÓKASAFNIÐ OG
FRAMTÍÐARSÝN
ÞJÓNUSTUÞRÓUNAR
Ásta Þöll Gylfadóttir, verkefnastjóri stafrænnar þróunar, Borgarbókasafn
Reykjavíkur
greiða skuldir. Í næsta áfanga verkefnisins ætti einnig að vera hægt að
skrá sig sem notanda með island.is og kaupa kort, auk þess að notendur
munu þá geta endurnýjað og greitt fyrir kort.
SAMTAL VIÐ NOTENDUR
Borgarbókasafnið hefur unnið markvisst að því að eiga í auknum mæli
samtal við notendur – meðal annars á samfélagsmiðlum – og er meðvitað
um mikilvægi þess að vera sýnilegt á vef og auðvelda aðgengi að
upplýsingum, svo fjölbreyttur notendahópur geti nálgast stofnunina á
þann veg sem þeim hentar: í eigin persónu, með tölvupósti, í gegnum
síma, netspjalli eða á samfélagsmiðlum. Til að skoða betur hvernig
ákveðnir hópar nota söfnin og líta á þjónustuna fékk Borgarbókasafnið
Maskínu með sér í lið og gerði notendakannanir og gáfu þær kannanir
mikilvæga innsýn í viðhorf notenda. Aldurshópurinn 18-25 ára var sá
hópur sem var langlíklegastur til að leita fyrst á vef eða í sjálfsafgreiðslu
en meirihluti þeirra tók einnig sérstaklega fram að þau vildu geta leitað
til starfsfólks þegar þau vildu fá ráðleggingar eða þyrftu annarskonar
aðstoð. Þessi niðurstaða nær einmitt ákveðnu inntaki í markmiðum
stafrænnar þróunar hjá Borgarbókasafninu: að leitast sé við að bæta við
nýjungum í þjónustu, sjálfvirknivæða bakvinnslu en bæta þjónustu-
upplifunina og auðvelda sjálfsafgreiðslu fyrir notendur. Þannig mun
starfsfólk öðlast meiri tíma fyrir persónulega þjónustu og ráðleggingar,
auk þess að sinna öðrum þáttum starfseminnar, svo sem miðlun,
verkefnum og viðburðum.
Hægt er að segja að verið sé að færa stafræna þjónustu og aðgengi nær
því sem notendur í dag taka nánast sem sjálfsögðum hlut. Það er
hinsvegar fjarri því að slík nýsköpun sé auðveld, þegar endurhugsa þarf
rótgróna ferla, kerfi og aðferðir og byggja ofan á þau kerfi sem þegar eru
til staðar. Ef vel tekst til er ávinningurinn hinsvegar mikill. Markmiðið er
því ekki síður að endurnýja ímynd bókasafnsins og auðvelda notendum
að nýta sér þjónustuna á eigin forsendum.
STAFRÆNAR LAUSNIR TIL LENGRI TÍMA
Eftir mikla greiningarvinnu sóttist Borgarbókasafnið eftir samstarfi við
stofnunina Danskernes Digitale Bibliotek um að Ísland yrði hluti af
samstarfshópi um að nýta opinn hugbúnað (open source) sem byggir á
Drupal og er notaður sem grunnur á öllum almenningsbókasöfnum í
Danmörku. Kerfið er í stöðugri þróun hjá stofnuninni sjálfri en einnig veitir
hún árlega háa styrki til bókasafna, sem geta sjálf þróað nýjar lausnir –
sem geta aftur nýst öllum söfnum landsins. Vefumsjónarkerfið og
hugbúnaðurinn eru hönnuð og endurbætt með þarfir bæði lánþega og
starfsfólks bókasafna í huga og styður bæði sjálfsafgreiðslu og fjölbreytta
miðlun. Með samstarfinu við DDB gefst okkur kostur að nýta mikið af
þróun og nýsköpun með mun minni kostnaði en annars. Allar viðbætur
sem gerðar eru fyrir kjarnakerfið koma sjálfkrafa inn í okkar kerfi með
uppfærslum, og aðrar lausnir getum við valið að nýta og aðlaga að okkar
kerfi og útliti.
Til að lausnin nýtist okkur á Íslandi að fullu varð að finna leiðir til að tengja
Drupal-kerfið við bókasafnskerfi og gáttina leitir.is, en bæði kerfin eru